Mitarbeiterverwaltung

Die Mitarbeiterverwaltung ist das Fundament des HRM-Moduls. Sie bietet ein zentrales System zum Erstellen und Pflegen von Mitarbeiterdaten, zur Organisation des Personals in Abteilungen und zur Verknüpfung von Mitarbeitern mit CRM-Benutzerkonten für den Portal-Zugang.

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Schlüsselkonzepte

• Mitarbeiterdatensatz: Ein Profil mit persönlichen Daten, Abteilung, Position, Eintrittsdatum, Arbeitsstatus und Gehaltsinformationen.
• Mitarbeiternummer: Eine eindeutige, automatisch generierte Kennung für jeden Mitarbeiter (z.B. 2026-001).
• Abteilung: Eine Organisationseinheit, der Mitarbeiter angehören (z.B. Technik, Vertrieb).
• Benutzerverknüpfung: Jeder Mitarbeiter kann mit einem Concord CRM-Benutzerkonto verknüpft werden, was Zugang zum Mitarbeiterportal gewährt.
• Arbeitsstatus: Verfolgt, ob ein Mitarbeiter Aktiv, Im Urlaub, Gekündigt oder Entlassen ist.

Navigation

• Seitenleiste: Klicken Sie auf Mitarbeiter (Tastaturkürzel: E), um die Mitarbeiterliste aufzurufen.
• Schnellerstellung: Mitarbeiter können auch über das Schnellerstellungsmenü in der oberen Navigationsleiste erstellt werden.

Tabellenansichten

Die Mitarbeiterliste verfügt über drei vorkonfigurierte Ansichten:

Ansicht	Beschreibung
Alle Mitarbeiter	Zeigt jeden Mitarbeiterdatensatz
Aktive Mitarbeiter	Gefiltert auf Mitarbeiter mit aktivem Arbeitsstatus
Mitarbeiter im Urlaub	Gefiltert auf Mitarbeiter, die sich aktuell im Urlaub befinden

Verfügbare Filter

Sie können die Mitarbeiterliste mit diesen Filtern einschränken:

• Vorname, Nachname, E-Mail, Position (Textsuche)
• Arbeitsstatus (Aktiv, Im Urlaub, Gekündigt, Entlassen)
• Eintrittsdatum (Datumsbereich)
• Gehalt (Zahlenbereich)

Mitarbeiter-Detailansicht

Klicken auf einen Mitarbeiter öffnet eine Detailansicht mit Registerkarten für alle zugehörigen HR-Daten:

1. Urlaubsanträge — Aktuelle Urlaubsanträge des Mitarbeiters
2. Stundenzettel — Wöchentliche Stundenzettel und Zeiteinträge
3. Urlaubsguthaben — Urlaubsansprüche und Nutzung pro Urlaubsart
4. Anwesenheit — Tägliche Anwesenheitsaufzeichnungen
5. Gehaltsstrukturen — Gehaltsaufschlüsselung und Gehaltskomponenten
6. Abrechnungseinträge — Ergebnisse der Gehaltsabrechnungsläufe für den Mitarbeiter
7. Gehaltsabrechnungen — Erstellte Gehaltsabrechnungsdokumente

Aus der Detailansicht können Sie auch direkt Urlaubsanträge, Stundenzettel, Urlaubsguthaben und Anwesenheitseinträge für den Mitarbeiter erstellen.

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Mitarbeiter erstellen

So erstellen Sie einen Mitarbeiter

1. Navigieren Sie zu Mitarbeiter in der Seitenleiste (oder drücken Sie E).
2. Klicken Sie auf Erstellen in der oberen rechten Ecke.
3. Füllen Sie die Pflichtfelder aus (siehe unten).
4. Klicken Sie auf Speichern.

Alternativ verwenden Sie die Schnellerstellung in der oberen Navigationsleiste, um einen Mitarbeiter von überall im CRM zu erstellen.

Pflichtfelder

Feld	Beschreibung
Vorname	Vorname des Mitarbeiters
Nachname	Nachname des Mitarbeiters
E-Mail	Muss eindeutig sein. Wird auch als Login-E-Mail verwendet, wenn ein Benutzerkonto erstellt wird.
Abteilung	Wählen Sie aus Ihren konfigurierten Abteilungen. Abteilungen können unter Einstellungen > HRM-Konfiguration > Abteilungen verwaltet werden.
Position	Die Stellenbezeichnung des Mitarbeiters (z.B. Software-Ingenieur, HR-Manager)
Eintrittsdatum	Das Datum, an dem der Mitarbeiter der Organisation beigetreten ist

Optionale Felder

Feld	Beschreibung
Telefon	Kontakttelefonnummer
Adresse	Wohn- oder Postadresse
Arbeitsstatus	Standard ist Aktiv. Andere Optionen: Im Urlaub, Gekündigt, Entlassen. Nur für Administratoren sichtbar.
Gehalt	Grundgehaltsbetrag. Nur für Administratoren sichtbar, im Mitarbeiterportal ausgeblendet.

Was nach der Erstellung passiert

Beim Speichern eines neuen Mitarbeiters geschieht automatisch Folgendes:

1. Die Mitarbeiternummer wird generiert — Ein eindeutiger Code wird basierend auf Ihrem konfigurierten Format zugewiesen (z.B. 2026-001 für das Jahr-Inkrement-Format oder 001 für einfaches Inkrement). Sie müssen dies nicht manuell eingeben.
2. Ein Benutzerkonto wird erstellt (wenn die automatische Erstellung aktiviert ist) — Ein CRM-Benutzerkonto wird automatisch mit dem Namen und der E-Mail des Mitarbeiters erstellt. Ein starkes Passwort wird generiert und der Mitarbeiter erhält seine Anmeldedaten per E-Mail. Siehe Automatische Benutzerkontoerstellung für Details.
3. Die Mitarbeiterrolle wird zugewiesen — Das neu erstellte Benutzerkonto erhält die Rolle "Employee", die Zugang zum Mitarbeiterportal mit den entsprechenden Berechtigungen gewährt.

Hinweis: Das Feld Mitarbeiternummer ist schreibgeschützt und erscheint nicht in den Erstellungs- oder Bearbeitungsformularen. Es wird automatisch generiert und ist in der Mitarbeiterliste und Detailansicht sichtbar.

Mitarbeiter importieren

Sie können Mitarbeiter per CSV-Datei massenimportieren:

1. Navigieren Sie zu Mitarbeiter.
2. Klicken Sie auf Importieren.
3. Laden Sie Ihre CSV-Datei mit den Spalten hoch: first_name, last_name, email, designation, joining_date, und optional employee_code, phone, address, salary.
4. Ordnen Sie die CSV-Spalten den entsprechenden Mitarbeiterfeldern zu.
5. Klicken Sie auf Importieren.

tipp

Wenn employee_code nicht in der CSV enthalten ist, wird er für jeden importierten Mitarbeiter automatisch generiert.

Erstellung aus der Mitarbeiter-Detailansicht

Aus der Detailansicht eines bestehenden Mitarbeiters können Sie verknüpfte Datensätze direkt über Aktionen erstellen:

• Urlaubsantrag erstellen — Öffnet ein mit dem Mitarbeiter vorausgefülltes Formular
• Stundenzettel erstellen — Öffnet ein Stundenzettellformular für den Mitarbeiter
• Urlaubsguthaben erstellen — Weist dem Mitarbeiter Urlaubsansprüche zu
• Anwesenheit erstellen — Erfasst einen Anwesenheitseintrag für den Mitarbeiter

Diese Aktionen sind berechtigungsgesteuert und nur sichtbar, wenn Sie die entsprechende create-Berechtigung haben.

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Mitarbeiterprofile & Felder

Jeder Mitarbeiterdatensatz enthält Profilfelder, die persönliche, organisatorische und berufliche Informationen erfassen. Einige Felder sind je nach Benutzerrolle eingeschränkt — Mitarbeiter, die über das Portal auf ihr eigenes Profil zugreifen, sehen eine vereinfachte Ansicht.

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Arbeitsstatus-Badges

Das Arbeitsstatus-Feld wird als farbcodiertes Badge in der Mitarbeitertabelle angezeigt:

Status	Badge-Farbe	Beschreibung
Aktiv	Grün	Aktuell angestellt und arbeitend
Im Urlaub	Gelb	Vorübergehend abwesend (Langzeiturlaub)
Gekündigt	Grau	Hat die Kündigung eingereicht
Entlassen	Rot	Das Arbeitsverhältnis wurde beendet

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Mitarbeiter-Detailansicht

Die Mitarbeiter-Detailseite bietet eine umfassende Ansicht des Mitarbeiterprofils mit Registerkarten für alle zugehörigen HR-Daten:

Profilpanel

Zeigt alle Profilfelder in einem skalierbaren Panel an. Enthält einen Anhang-Bereich zum Hochladen von Dokumenten (Verträge, Ausweiskopien, Zertifikate etc.) über das Medienpanel.

Registerkarten für verknüpfte Daten

Registerkarte	Inhalt	Limit
Urlaubsanträge	Urlaubsanträge mit Art, Daten, Status	Letzte 15
Stundenzettel	Wöchentliche Stundenzettel mit Stunden und Status	Letzte 15
Urlaubsguthaben	Urlaubsansprüche nach Art und Jahr	Letzte 15
Anwesenheit	Tägliche An-/Abmeldeaufzeichnungen	Letzte 15
Gehaltsstrukturen	Gehaltsaufschlüsselungen mit Komponenten	Letzte 15
Abrechnungseinträge	Ergebnisse (brutto, netto, Abzüge)	Letzte 15
Gehaltsabrechnungen	Erstellte Abrechnungsdokumente	Letzte 15

Zusammenfassende Zähler

Die Detailansicht zeigt auch Datensatzzähler für schnelle Referenz:

• Gesamte Urlaubsanträge und offene Urlaubsanträge
• Gesamte Stundenzettel, Urlaubsguthaben, Anwesenheitseinträge
• Gesamte Gehaltsstrukturen, Abrechnungseinträge, Gehaltsabrechnungen

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Mitarbeiter bearbeiten

1. Klicken Sie auf einen Mitarbeiter in der Tabelle, um die Detailansicht zu öffnen.
2. Klicken Sie auf die Bearbeiten-Aktion (Stiftsymbol) oder verwenden Sie das schwebende Bearbeitungsmodal.
3. Ändern Sie die gewünschten Felder.
4. Klicken Sie auf Speichern.

Hinweis: Die Mitarbeiternummer und die bei der Erstellung als Pflichtfelder markierten Felder (die E-Mail-Eindeutigkeit wird bei der Aktualisierung unter Ausschluss des aktuellen Datensatzes erneut validiert).

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Mitarbeiter löschen

Mitarbeiter unterstützen weiches Löschen — gelöschte Datensätze werden in den Papierkorb verschoben und können wiederhergestellt werden.

1. Wählen Sie einen oder mehrere Mitarbeiter in der Tabelle aus.
2. Klicken Sie auf die Löschen-Aktion.
3. Bestätigen Sie die Löschung.

gefahr

Wenn ein Mitarbeiter dauerhaft gelöscht wird (erzwungenes Löschen), wird das verknüpfte CRM-Benutzerkonto ebenfalls automatisch gelöscht. Weich gelöschte Mitarbeiter behalten ihr Benutzerkonto.

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Rollenzuweisung für Mitarbeiter

Damit das Portal korrekt funktioniert, muss der verknüpfte Benutzer die Rolle Employee zugewiesen haben. Diese Rolle:

• Beschränkt die Seitenleisten-Navigation auf die erlaubten Menüpunkte (Stundenzettel, Urlaubsanträge, Anwesenheit, Urlaubsguthaben, Gehaltsabrechnungen).
• Blendet sensible Felder wie Gehalt, Arbeitsstatus und Mitarbeiternummer aus.
• Beschränkt CRUD-Berechtigungen auf die eigenen Datensätze des Mitarbeiters.
• Legt die Standard-Startseite fest (konfigurierbar, Standard /timesheets).

Der Rollenname ist über config('hrm.employee-portal.employee_role_name') konfigurierbar und standardmäßig "Employee".

warnung

Benutzer ohne die Rolle Employee, die Zugriff auf HRM-Ressourcen haben, sehen die vollständige administrative Ansicht — alle Mitarbeiter, alle Datensätze, alle Felder. Die Rolle Employee löst das Portal-Erlebnis aus.

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Automatische Benutzerkontoerstellung

Wenn ein neuer Mitarbeiter erstellt wird, kann das HRM-Modul automatisch ein entsprechendes CRM-Benutzerkonto erstellen und Anmeldedaten per E-Mail senden. Dies ist standardmäßig aktiviert und die empfohlene Methode zur Einarbeitung von Mitarbeitern im Portal.

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So funktioniert es

Der automatische Erstellungsprozess wird sofort nach dem Speichern eines Mitarbeiterdatensatzes ausgelöst. Hier ist der schrittweise Ablauf:

1. Prüfung, ob die automatische Erstellung aktiviert ist Das System liest den Konfigurationswert auto_create_user. Wenn auf false gesetzt, stoppt der Prozess hier.

2. Prüfung, ob bereits ein Benutzer verknüpft ist Wenn der Mitarbeiterdatensatz bereits eine user_id hat (manuelle Verknüpfung), wird der Prozess übersprungen.

3. Starkes Passwort generieren Ein 16-Zeichen-Passwort wird generiert, das mindestens einen Großbuchstaben, einen Kleinbuchstaben, eine Zahl und ein Sonderzeichen enthält.

4. CRM-Benutzerkonto erstellen Ein neuer Benutzer wird mit folgenden Daten erstellt:

   Benutzerfeld	Wert
   Name	Vollständiger Name des Mitarbeiters
   E-Mail	E-Mail-Adresse des Mitarbeiters
   Passwort	Generiertes starkes Passwort (gehasht)
   Zeitzone	Vom erstellenden Admin geerbt oder Systemstandard
   Datumsformat	Vom Admin geerbt oder F j, Y
   Zeitformat	Vom Admin geerbt oder H:i
   Standard-Startseite	Aus der Konfiguration (Standard: /timesheets)

5. Benutzer mit dem Mitarbeiter verknüpfen Die ID des neuen Benutzers wird im Feld user_id des Mitarbeiters gespeichert.

6. Mitarbeiterrolle zuweisen Dem Benutzer wird die konfigurierte Employee-Rolle (Standard: "Employee") zugewiesen, die Portal-Berechtigungen gewährt.

7. Anmeldedaten per E-Mail senden Eine EmployeeCredentialsNotification wird in die Warteschlange gestellt und an die E-Mail-Adresse des neuen Benutzers gesendet.

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Anmeldedaten-E-Mail

Der Mitarbeiter erhält eine E-Mail mit folgenden Informationen:

• Eine Willkommensnachricht
• Seine Login-E-Mail
• Sein generiertes Passwort
• Einen Link zur Anmeldeseite
• Eine Erinnerung, das Passwort beim ersten Login zu ändern

Diese E-Mail verwendet eine anpassbare E-Mail-Vorlage. Sie können den Inhalt unter Einstellungen > E-Mail-Konten > Vorlagen bearbeiten, indem Sie die Vorlage Employee Credentials ändern.

Verfügbare Vorlagen-Platzhalter

Platzhalter	Beschreibung
{{ full_name }}	Vollständiger Name des Mitarbeiters
{{ email }}	E-Mail-Adresse des Mitarbeiters
{{ password }}	Das generierte Passwort
{{ login_url }}	URL der Anmeldeseite

Alle Standard-Mitarbeiterfeld-Platzhalter sind ebenfalls in der Vorlage verfügbar.

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