Gestión de Empleados

La sección de Gestión de Empleados es la base del módulo HRM. Proporciona un sistema centralizado para crear y mantener registros de empleados, organizar el personal en departamentos y vincular empleados a cuentas de usuario CRM para acceso al portal.

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Conceptos Clave

• Registro de Empleado: Un perfil que contiene datos personales, departamento, cargo, fecha de ingreso, estado laboral e información salarial.
• Código de Empleado: Un identificador único generado automáticamente para cada empleado (ej., 2026-001).
• Departamento: Una unidad organizacional a la que pertenecen los empleados (ej., Ingeniería, Ventas).
• Vinculación de Usuario: Cada empleado puede vincularse a una cuenta de usuario de Concord CRM, otorgándole acceso al Portal del Empleado.
• Estado Laboral: Registra si un empleado está Activo, En Permiso, Renunciado o Despedido.

Navegación

• Barra lateral: Haga clic en Employees (atajo de teclado: E) para acceder a la lista de empleados.
• Creación Rápida: Los empleados también se pueden crear desde el menú de creación rápida en la barra de navegación superior.

Vistas de Tabla

La lista de empleados viene con tres vistas preconfiguradas:

Vista	Descripción
Todos los Empleados	Muestra todos los registros de empleados
Empleados Activos	Filtrado para mostrar solo empleados con estado laboral Activo
Empleados en Permiso	Filtrado para mostrar solo empleados actualmente en permiso

Filtros Disponibles

Puede filtrar aún más la lista de empleados usando estos filtros:

• Nombre, Apellido, Email, Cargo (búsqueda de texto)
• Estado Laboral (Activo, En Permiso, Renunciado, Despedido)
• Fecha de Ingreso (rango de fechas)
• Salario (rango numérico)

Vista Detallada del Empleado

Al hacer clic en un empleado se abre una vista detallada con pestañas para todos los datos de RRHH relacionados:

1. Solicitudes de Permiso — Solicitudes de permiso recientes enviadas por el empleado
2. Hojas de Tiempo — Hojas de tiempo semanales y entradas de tiempo
3. Saldos de Permisos — Asignaciones y uso de permisos por tipo
4. Asistencia — Registros diarios de asistencia
5. Estructuras Salariales — Desglose salarial y componentes de nómina
6. Entradas de Nómina — Resultados de ejecución de nómina del empleado
7. Recibos de Nómina — Documentos de recibos de nómina generados

Desde la vista detallada, también puede crear directamente solicitudes de permiso, hojas de tiempo, saldos de permisos y registros de asistencia para el empleado usando las acciones disponibles.

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Creación de Empleados

Cómo Crear un Empleado

1. Navegue a Employees desde la barra lateral (o presione E).
2. Haga clic en el botón Create en la esquina superior derecha.
3. Complete los campos requeridos (ver abajo).
4. Haga clic en Save.

Alternativamente, use la opción Quick Create desde la barra de navegación superior para crear un empleado desde cualquier lugar del CRM.

Campos Requeridos

Campo	Descripción
Nombre	Nombre del empleado
Apellido	Apellido del empleado
Email	Debe ser único entre todos los empleados. También se usa como email de inicio de sesión si se crea una cuenta de usuario.
Departamento	Seleccione de sus departamentos configurados. Los departamentos se gestionan en Settings > HRM Configuration > Departments.
Cargo	El título del puesto del empleado (ej., Ingeniero de Software, Gerente de RRHH)
Fecha de Ingreso	La fecha en que el empleado se unió a la organización

Campos Opcionales

Campo	Descripción
Teléfono	Número de teléfono de contacto
Dirección	Dirección residencial o postal
Estado Laboral	Predeterminado a Activo. Otras opciones: En Permiso, Renunciado, Despedido. Solo visible para administradores.
Salario	Monto del salario base. Solo visible para administradores, oculto para usuarios del portal del empleado.

Qué Sucede Después de la Creación

Cuando guarda un nuevo empleado, lo siguiente sucede automáticamente:

1. Se genera el Código de Empleado — Se asigna un código único basado en su formato configurado (ej., 2026-001 para formato año-incremento, o 001 para incremento simple). No necesita ingresarlo manualmente.
2. Se crea la cuenta de usuario (si la creación automática está habilitada) — Se crea automáticamente una cuenta de usuario CRM usando el nombre y email del empleado. Se genera una contraseña segura y el empleado recibe sus credenciales de inicio de sesión por email. Ver Creación Automática de Cuenta de Usuario para más detalles.
3. Se asigna el rol de empleado — A la cuenta de usuario recién creada se le asigna el rol "Employee", que otorga acceso al Portal del Empleado con los permisos apropiados.

Nota: El campo Código de Empleado es de solo lectura y no aparece en los formularios de creación o edición. Se genera automáticamente y es visible en la lista y vista detallada del empleado.

Importación de Empleados

Puede importar empleados masivamente desde un archivo CSV usando la función de importación:

1. Navegue a Employees.
2. Haga clic en el botón Import.
3. Suba su archivo CSV con las siguientes columnas: first_name, last_name, email, designation, joining_date, y opcionalmente employee_code, phone, address, salary.
4. Mapee las columnas del CSV a los campos correspondientes del empleado.
5. Haga clic en Import.

tip

Si employee_code no se proporciona en el CSV, se generará automáticamente para cada empleado importado.

Creación desde la Vista Detallada del Empleado

Desde la vista detallada de un empleado existente, puede crear registros relacionados directamente usando acciones:

• Crear Solicitud de Permiso — Abre un formulario pre-llenado con el empleado
• Crear Hoja de Tiempo — Abre un formulario de hoja de tiempo para el empleado
• Crear Saldo de Permiso — Asignar asignación de permiso para el empleado
• Crear Asistencia — Registrar una entrada de asistencia para el empleado

Estas acciones están controladas por permisos y solo son visibles si tiene el permiso create correspondiente.

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Perfiles y Campos del Empleado

Cada registro de empleado contiene un conjunto de campos de perfil que capturan información personal, organizacional y de empleo. Algunos campos están restringidos según el rol del usuario — los empleados que acceden a su propio perfil a través del portal ven una vista simplificada.

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Insignias de Estado Laboral

El campo de estado laboral se muestra como una insignia codificada por colores en la tabla de empleados:

Estado	Color de Insignia	Descripción
Activo	Verde	Actualmente empleado y trabajando
En Permiso	Amarillo	Temporalmente ausente (permiso largo)
Renunciado	Gris	Ha presentado renuncia
Despedido	Rojo	El empleo ha sido terminado

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Vista Detallada del Empleado

La página de detalle del empleado proporciona una vista completa del perfil del empleado junto con secciones con pestañas para todos los datos de RRHH relacionados:

Panel de Perfil

Muestra todos los campos del perfil en un panel redimensionable. Incluye una sección de archivos adjuntos para subir documentos (contratos, copias de identificación, certificados, etc.) a través del panel de medios.

Pestañas de Datos Relacionados

Pestaña	Contenido	Límite
Solicitudes de Permiso	Solicitudes con tipo, fechas, estado	Últimas 15
Hojas de Tiempo	Hojas de tiempo semanales con horas y estado	Últimas 15
Saldos de Permisos	Asignaciones por tipo y año	Últimos 15
Asistencia	Registros diarios de entrada/salida	Últimos 15
Estructuras Salariales	Desgloses salariales con componentes	Últimas 15
Entradas de Nómina	Resultados de nómina (bruto, neto, deducciones)	Últimas 15
Recibos de Nómina	Documentos de recibos de nómina generados	Últimos 15

Conteos Resumidos

La vista detallada también muestra conteos de registros para referencia rápida:

• Total de solicitudes de permiso y solicitudes pendientes
• Total de hojas de tiempo, saldos de permisos, registros de asistencia
• Total de estructuras salariales, entradas de nómina, recibos de nómina

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Edición de un Empleado

1. Haga clic en un empleado en la tabla para abrir la vista detallada.
2. Haga clic en la acción Edit (icono de lápiz) o use el modal de edición flotante.
3. Modifique los campos deseados.
4. Haga clic en Save.

Nota: El Código de Empleado, y los campos que fueron marcados como obligatorios en la creación (la unicidad del email se revalida en la actualización excluyendo el registro actual).

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Eliminación de un Empleado

Los empleados soportan eliminación suave — los registros eliminados se mueven a la papelera y pueden ser restaurados.

1. Seleccione uno o más empleados en la tabla.
2. Haga clic en la acción Delete.
3. Confirme la eliminación.

peligro

Cuando un empleado se elimina permanentemente (eliminación forzada), la cuenta de usuario CRM vinculada también se elimina automáticamente. Los empleados eliminados suavemente retienen su cuenta de usuario.

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Asignación del Rol de Empleado

Para que el portal funcione correctamente, el usuario vinculado debe tener asignado el rol Employee. Este rol:

• Restringe la navegación de la barra lateral solo a los elementos de menú permitidos (Hojas de Tiempo, Solicitudes de Permiso, Asistencia, Saldos de Permisos, Recibos de Nómina).
• Oculta campos sensibles como salario, estado laboral y código de empleado.
• Limita los permisos CRUD a los propios registros del empleado.
• Establece la página de inicio predeterminada (configurable, por defecto /timesheets).

El nombre del rol es configurable mediante config('hrm.employee-portal.employee_role_name') y por defecto es "Employee".

aviso

Los usuarios sin el rol Employee que tengan acceso a recursos HRM verán la vista administrativa completa — todos los empleados, todos los registros, todos los campos. El rol Employee es lo que activa la experiencia del portal.

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Creación Automática de Cuenta de Usuario

Cuando se crea un nuevo empleado, el módulo HRM puede crear automáticamente una cuenta de usuario CRM correspondiente y enviar credenciales de inicio de sesión por email. Esto está habilitado por defecto y es la forma recomendada de incorporar empleados al portal.

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Cómo Funciona

El proceso de creación automática se activa inmediatamente después de guardar un registro de empleado. Aquí está el flujo paso a paso:

1. Verificar si la creación automática está habilitada El sistema lee el valor de configuración auto_create_user. Si está establecido en false, el proceso se detiene aquí.

2. Verificar si ya hay un usuario vinculado Si el registro del empleado ya tiene un user_id establecido (vinculación manual), el proceso se omite.

3. Generar una contraseña segura Se genera una contraseña de 16 caracteres que contiene al menos una letra mayúscula, una minúscula, un número y un carácter especial.

4. Crear la cuenta de usuario CRM Se crea un nuevo usuario con los siguientes datos:

   Campo del Usuario	Valor
   Nombre	Nombre completo del empleado
   Email	Dirección de email del empleado
   Contraseña	Contraseña segura generada (hasheada)
   Zona Horaria	Heredada del administrador que crea el empleado, o valor predeterminado
   Formato de Fecha	Heredado del administrador, o F j, Y
   Formato de Hora	Heredado del administrador, o H:i
   Página de Inicio	Desde la configuración (predeterminado: /timesheets)

5. Vincular el usuario al empleado El ID del usuario recién creado se guarda en el campo user_id del empleado.

6. Asignar el rol de Empleado Al usuario se le asigna el rol Employee configurado (predeterminado: "Employee"), que otorga permisos del portal.

7. Enviar credenciales por email Se encola y envía una EmployeeCredentialsNotification a la dirección de email del nuevo usuario.

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Email de Credenciales

El empleado recibe un email con la siguiente información:

• Un mensaje de bienvenida
• Su email de inicio de sesión
• Su contraseña generada
• Un enlace a la página de inicio de sesión
• Un recordatorio para cambiar su contraseña en el primer inicio de sesión

Este email utiliza una plantilla de correo personalizable. Puede modificar el contenido del email desde Settings > Email Accounts > Templates editando la plantilla Employee Credentials.

Marcadores de Posición Disponibles en la Plantilla

Marcador	Descripción
{{ full_name }}	Nombre completo del empleado
{{ email }}	Dirección de email del empleado
{{ password }}	La contraseña generada
{{ login_url }}	URL de la página de inicio de sesión

Todos los marcadores de posición estándar de campos de empleado también están disponibles en la plantilla.

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