Recibos de Nómina
Un recibo de nómina es un documento que muestra al empleado el desglose de su pago para un período específico. Los recibos se generan a partir de entradas de nómina después de que una Ejecución de Nómina ha sido completada o aprobada. Cada recibo incluye un documento PDF con el desglose salarial completo.
Flujo de Trabajo del Recibo
Cada recibo pasa por un conjunto definido de estados:
Borrador -> Finalizado -> Enviado -> Visto
| Estado | Insignia | Descripción |
|---|---|---|
| Borrador | Gris | El recibo ha sido generado pero aún no finalizado. Puede regenerarse si se necesitan correcciones. |
| Finalizado | Azul | El recibo está confirmado y bloqueado. Está listo para enviarse al empleado. |
| Enviado | Verde | La notificación del recibo ha sido enviada por email al empleado. |
| Visto | Púrpura | El empleado ha visto o descargado el recibo. |
Generar Recibos
Los recibos se generan masivamente desde una ejecución de nómina, o individualmente desde una entrada de nómina.
Desde una Ejecución de Nómina
- Abra la ejecución de nómina (debe estar en estado Completada o Aprobada).
- Haga clic en la acción Generate Payslips.
- Configure las opciones:
- Regenerar existentes — Recrear recibos que ya han sido generados. Los PDFs existentes se reemplazan.
- Enviar notificaciones — Enviar por email a los empleados que su recibo está disponible.
- Confirme.
El sistema genera un recibo y PDF para cada entrada de nómina en la ejecución.
Si ya se generaron recibos para algunas entradas y no marca Regenerar existentes, esas entradas se omiten. Solo las entradas sin recibos reciben nuevos.
Número de Recibo
Cada recibo recibe un número único en el formato PS-YYYY-MM-NNNN (ej., PS-2026-02-0001). El año y mes provienen del período de la ejecución de nómina, y el número de secuencia se auto-incrementa.
Finalizar Recibos
Finalizar un recibo confirma que las cifras son correctas y bloquea el recibo para distribución.
- Desde la lista de Recibos, encuentre el recibo en estado Borrador.
- Haga clic en la acción Finalize.
- El estado cambia a Finalizado.
Una vez finalizado, un recibo no puede editarse. Si necesita hacer correcciones, debe regenerar el recibo desde la ejecución de nómina (usando la opción Regenerar existentes).
Quién Puede Finalizar
Usuarios con el permiso Finalize Payslips.
Enviar Recibos
Enviar un recibo envía por email al empleado una notificación de que su recibo está listo para ver. El empleado puede luego ver y descargar el PDF del recibo a través del Portal del Empleado.
Enviar Recibos Individuales
- Encuentre el recibo finalizado en la lista de Recibos.
- Haga clic en la acción Send Payslip.
- El empleado recibe una notificación por email.
- El estado del recibo cambia a Enviado, y la marca de tiempo de envío se registra.
Enviar desde una Ejecución de Nómina
Al generar recibos con la opción Enviar notificaciones habilitada, cada recibo se envía automáticamente después de generarse. No necesita enviarlos individualmente.
Quién Puede Enviar
Usuarios con el permiso Send Payslips.
El empleado debe tener una cuenta de usuario asociada para recibir el email de notificación. Los empleados sin cuentas de usuario aún pueden tener recibos generados, pero las notificaciones no pueden enviarse.
Vista y Descarga de Recibos del Empleado
Ver Recibos como Empleado
Los empleados que inician sesión en el Portal del Empleado pueden acceder a sus recibos desde:
- La pestaña Payslips en su página de perfil
- La sección Payslips en la barra lateral (si está disponible)
Cada tarjeta de recibo muestra:
- Número de recibo
- Mes y año
- Insignia de estado
- Monto del salario neto
Los empleados pueden ver los detalles completos del recibo y descargar el PDF.
Ver un Recibo
Haga clic en la acción View en un recibo para abrir el PDF en una nueva pestaña del navegador. La primera vez que un empleado ve su recibo, el estado cambia automáticamente de Enviado a Visto, y la marca de tiempo de visualización se registra.
Descargar un Recibo
Haga clic en la acción Download en un recibo para descargar el archivo PDF directamente. El archivo descargado se nombra usando el número de recibo (ej., PS-2026-02-0001.pdf).
Los empleados solo pueden ver sus propios recibos. Los administradores y gerentes de RRHH pueden ver todos los recibos.
Plantilla PDF del Recibo
El PDF del recibo es un documento profesional e imprimible generado automáticamente a partir de los datos de nómina. Incluye las siguientes secciones:
Información de la Empresa
- Nombre y logo de la empresa
- Dirección y datos de contacto de la empresa
Información del Empleado
- Nombre e ID del empleado
- Departamento y cargo
- Fecha de ingreso
Período de Pago
- Mes y año
- Fechas del período (de la ejecución de nómina)
Resumen de Asistencia
| Elemento | Descripción |
|---|---|
| Días Laborables | Total de días laborables en el período |
| Días Presentes | Días que el empleado estuvo presente |
| Días Ausentes | Días ausente |
| Días de Permiso | Días de permiso pagado aprobados |
| Horas Extra | Total de horas extra trabajadas |
Desglose de Ingresos
| Elemento | Monto |
|---|---|
| Salario Base | Salario base prorrateado |
| Cada componente de asignación | Montos individuales de asignaciones |
| Pago de Horas Extra | Compensación por horas extra (si aplica) |
| Total Ingresos (Bruto) | Suma de todos los ingresos |
Desglose de Deducciones e Impuestos
| Elemento | Monto |
|---|---|
| Cada componente de deducción | Montos individuales de deducciones |
| Cada componente de impuesto | Montos individuales de impuestos |
| Total Deducciones | Suma de todas las deducciones e impuestos |
Salario Neto
El pago neto final, mostrado de forma prominente:
Salario Neto = Salario Bruto - Total Deducciones - Total Impuestos
Pie de Página
- Número de recibo
- Fecha de generación
- Una nota indicando que el recibo es generado por el sistema
Filtrado y Vistas
La lista de Recibos incluye estas vistas pre-construidas:
| Vista | Descripción |
|---|---|
| Todos los Recibos | Muestra todos los recibos |
| Borrador | Muestra recibos que no han sido finalizados |
| Finalizados | Muestra recibos finalizados listos para enviar |
| Enviados | Muestra recibos que han sido enviados a los empleados |
Filtros adicionales están disponibles para número de recibo, mes, año, estado y empleado.