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Pipelines und Stufen

Was Ist eine Pipeline?​

Eine Pipeline ist eine visuelle Darstellung Ihres Verkaufsprozesses. Sie besteht aus Stufen — den Schritten, die ein Lead vom Erstkontakt bis zum Abschluss (oder Verlust) durchläuft.

Stellen Sie es sich wie ein Brettspiel vor. Jedes Feld auf dem Brett ist eine Stufe. Ihre Leads sind die Spielfiguren. Sie bewegen sie von Feld zu Feld, während Sie bei jeder Person Fortschritte machen.

Warum brauchen Sie eine?

Ohne eine Pipeline liegen alle Ihre Leads auf einem großen Haufen und es ist unmöglich, auf einen Blick zu sehen, welche Aufmerksamkeit brauchen, welche fast abgeschlossen sind und welche feststecken. Eine Pipeline löst das. In fünf Sekunden können Sie genau sehen, wie viele Leads sich in jeder Stufe Ihres Prozesses befinden.

Eine Pipeline Erstellen​

  1. Gehen Sie zu Leads > Pipelines in der linken Seitenleiste.
  2. Klicken Sie auf Neue Pipeline.
  3. Füllen Sie aus:
    • Name — wie diese Pipeline heißt, z.B. "Vertrieb", "Neukunden-Onboarding", "Partnerschaften".
    • Beschreibung — optional. Eine kurze Notiz, wofür diese Pipeline ist.
    • Standard-Pipeline — aktivieren Sie dies, wenn neue Leads automatisch in dieser Pipeline landen sollen. Nur eine Pipeline kann gleichzeitig die Standard-Pipeline sein.
  4. Fügen Sie Ihre Stufen mit dem Stufen-Repeater hinzu:
    • Klicken Sie auf Stufe Hinzufügen, um eine neue Stufe hinzuzufügen.
    • Geben Sie jeder Stufe einen Namen (z.B. "Neue Anfrage", "Angebot Gesendet", "Verhandlung", "Gewonnen").
    • Wählen Sie eine Farbe für die Stufe. Diese Farbe erscheint auf dem Kanban-Board, damit Sie Stufen auf einen Blick unterscheiden können.
    • Aktivieren Sie Gewinn-Stufe für Ihre letzte positive Stufe (z.B. "Gewonnen"). Dies markiert Leads in dieser Stufe als gewonnen.
    • Aktivieren Sie Verlust-Stufe für Ihre letzte negative Stufe (z.B. "Verloren"). Dies markiert Leads in dieser Stufe als verloren.
    • Ziehen Sie die Stufen nach oben und unten, um sie neu zu ordnen.
  5. Klicken Sie auf Erstellen.

Ihre Pipeline ist bereit. Leads können ihr nun zugewiesen werden.

Die Standard-Pipeline​

Eine Pipeline kann als Standard-Pipeline markiert werden. Wenn ein neuer Lead ankommt (von einer Quellenverbindung, einem Formular oder einem Import) und keine spezifische Pipeline für diese Quelle konfiguriert ist, wird der Lead automatisch in die Standard-Pipeline eingeordnet.

Um zu ändern, welche Pipeline die Standard-Pipeline ist:

  1. Gehen Sie zu Leads > Pipelines.
  2. Klicken Sie auf das Bearbeiten-Symbol (Stift) bei der Pipeline, die Sie als Standard festlegen möchten.
  3. Aktivieren Sie Standard-Pipeline.
  4. Klicken Sie auf Speichern.

Die alte Standard-Pipeline verliert ihren Standard-Status automatisch — nur eine Pipeline kann die Standard-Pipeline sein.

Leads Zwischen Stufen Verschieben​

Es gibt zwei Möglichkeiten, einen Lead in eine andere Stufe zu verschieben.

Option 1 — Kanban-Board (Drag-and-Drop): Gehen Sie zu Pipeline > Kanban-Board in der Seitenleiste. Sie sehen alle Ihre Stufen als Spalten mit Lead-Karten darin. Ziehen Sie eine Lead-Karte von einer Spalte und lassen Sie sie in einer anderen fallen. Die Stufe des Leads wird sofort aktualisiert.

Option 2 — Lead bearbeiten: Öffnen Sie die Lead-Detailansicht, klicken Sie auf Bearbeiten, ändern Sie das Dropdown Stufe zur neuen Stufe und klicken Sie auf Speichern.

Jedes Mal, wenn ein Lead in eine neue Stufe wechselt, zeichnet das System Datum und Uhrzeit des Eintritts in diese Stufe auf (stage_entered_at). Dies ermöglicht dem Pipeline-Trichter-Bericht zu berechnen, wie lange Leads in jeder Stufe verbringen.

Kanban-Board-Ansicht vs Listenansicht​

LeadHub bietet Ihnen zwei Möglichkeiten, Ihre Leads in einer Pipeline anzuzeigen.

Kanban-Board Gehen Sie zu Pipeline > Kanban-Board in der Seitenleiste. Ihre Stufen erscheinen als Spalten nebeneinander. Jeder Lead ist eine Karte, die den Namen des Leads, die Quelle, den Score, Tags und das zugewiesene Teammitglied zeigt. Dies ist die beste Ansicht, wenn Sie visualisieren möchten, wo alles steht, und Leads zwischen Stufen ziehen möchten.

Sie können zwischen Pipelines oben auf dem Kanban-Board mit dem Pipeline-Selektor wechseln.

Listenansicht Gehen Sie zu Leads > Alle Leads und verwenden Sie den Stufe-Filter, um nach einer bestimmten Stufe zu filtern. Dies ist die beste Ansicht, wenn Sie Leads in einer Stufe suchen, sortieren oder Massenaktionen durchführen müssen.

Mehrere Pipelines​

Sie können so viele Pipelines erstellen, wie Ihr Unternehmen benötigt. Jede Pipeline ist vollständig getrennt mit eigenen Stufen und eigenem Lead-Set. Häufige Beispiele:

  • Vertriebs-Pipeline — für die Verfolgung neuer Geschäfte von der Anfrage bis zum Abschluss.
  • Support-Pipeline — für die Verfolgung von Kundensupport-Anfragen.
  • Partnerschafts-Pipeline — für die Verfolgung von Partnerschafts- oder Empfehlungsgesprächen.
  • Onboarding-Pipeline — für neue Kunden im Onboarding-Prozess.

Ein Lead kann nur in einer Pipeline gleichzeitig sein. Um einen Lead von einer Pipeline in eine andere zu verschieben, bearbeiten Sie den Lead und ändern Sie sowohl das Feld Pipeline als auch Stufe.

Pipeline-Berichte und Trichter-Visualisierung​

Gehen Sie zu Berichte > Pipeline-Trichter in der Seitenleiste, um ein Trichterdiagramm zu sehen, das zeigt, wie viele Leads sich in jeder Stufe einer Pipeline befinden und wie viele durchgewandert sind im Vergleich zu denen, die abgesprungen sind.

Der Trichterbericht hilft Ihnen, Fragen zu beantworten wie:

  • Wo bleiben Leads stecken?
  • Wie hoch ist meine Gesamtkonversionsrate?
  • Wie viele Leads haben letzten Monat die Angebotsstufe erreicht?

Das Dashboard hat auch ein Widget Pipeline-Verteilung, das eine schnelle Aufschlüsselung der Lead-Anzahlen nach Stufe zeigt. Siehe die Berichte-Dokumentation für Details zu allen verfügbaren Berichten.

Stufen Bearbeiten und Löschen​

Um eine Stufe zu bearbeiten (umbenennen, Farbe ändern oder Gewinn/Verlust umschalten):

  1. Gehen Sie zu Leads > Pipelines.
  2. Klicken Sie auf das Bearbeiten-Symbol (Stift) bei der Pipeline, die die Stufe enthält.
  3. Finden Sie im Abschnitt Stufen die Stufe, die Sie ändern möchten, und bearbeiten Sie ihre Felder direkt.
  4. Klicken Sie auf Speichern.

Um eine Stufe zu löschen:

  1. Öffnen Sie die Pipeline im Bearbeitungsmodus.
  2. Klicken Sie auf das Löschen-Symbol (Papierkorb) in der Stufenzeile im Stufen-Repeater.
  3. Klicken Sie auf Speichern.

Wichtig: Das Löschen einer Stufe löscht nicht die darin enthaltenen Leads. Diese Leads haben dann eine leere Stufe. Sie sollten sie zuerst in eine andere Stufe verschieben.

Um eine gesamte Pipeline zu löschen:

  1. Gehen Sie zu Leads > Pipelines.
  2. Klicken Sie auf das Papierkorb-Symbol in der Pipeline-Zeile.
  3. Bestätigen Sie.

Das Löschen einer Pipeline ist ein Soft-Delete. Die darin enthaltenen Leads werden nicht gelöscht — sie bleiben in Ihrem System, aber ihre Pipeline-Zuordnung wird entfernt.

Best Practices​

Halten Sie Ihre Stufen einfach. Die meisten Unternehmen kommen mit 4–6 Stufen gut aus. Zu viele Stufen bedeuten, dass sich Leads ansammeln und das Board schwer lesbar wird.

Benennen Sie Stufen nach Aktionen, nicht nach Zuständen. Statt "Interessiert" verwenden Sie "Nachfolge-Anruf Geplant". Das macht klar, was als Nächstes passieren muss.

Verwenden Sie die Gewinn-Stufe- und Verlust-Stufe-Schalter. Dies ermöglicht Berichten, Ihre Konversionsrate genau zu verfolgen.

Legen Sie eine Standard-Pipeline fest. Wenn Sie nur eine Pipeline haben, legen Sie sie als Standard fest, damit jeder eingehende Lead automatisch darin landet, ohne zusätzliche Konfiguration.

Verwenden Sie mehrere Pipelines für verschiedene Prozesse, nicht verschiedene Produkte. Wenn Sie zwei Produkte verkaufen, ist eine Pipeline mit guten Tags normalerweise einfacher als zwei Pipelines. Reservieren Sie mehrere Pipelines für grundlegend unterschiedliche Workflows (Vertrieb vs Support).