Pipelines y Etapas
¿Qué Es un Pipeline?
Un pipeline es un mapa visual de tu proceso de ventas. Está compuesto por etapas — los pasos por los que un lead se mueve desde el primer contacto hasta el cierre del negocio (o la pérdida).
Piénsalo como un juego de mesa. Cada casilla del tablero es una etapa. Tus leads son las fichas del juego. Los mueves de casilla en casilla a medida que avanzas con cada persona.
¿Por qué necesitas uno?
Sin un pipeline, todos tus leads están en un gran montón y es imposible ver de un vistazo cuáles necesitan atención, cuáles están casi cerrados y cuáles están estancados. Un pipeline resuelve eso. En cinco segundos puedes ver exactamente cuántos leads hay en cada etapa de tu proceso.
Crear un Pipeline
- Ve a Leads > Pipelines en la barra lateral izquierda.
- Haz clic en Nuevo Pipeline.
- Completa:
- Nombre — cómo se llama este pipeline, ej. "Ventas", "Onboarding de Nuevos Clientes", "Alianzas".
- Descripción — opcional. Una nota breve sobre para qué es este pipeline.
- Pipeline Predeterminado — activa esto si quieres que los nuevos leads caigan automáticamente en este pipeline. Solo un pipeline puede ser el predeterminado a la vez.
- Agrega tus Etapas usando el repetidor de etapas:
- Haz clic en Agregar Etapa para agregar una nueva etapa.
- Dale a cada etapa un Nombre (ej. "Nueva Consulta", "Propuesta Enviada", "Negociación", "Cerrado Ganado").
- Elige un Color para la etapa. Este color aparece en el tablero Kanban para distinguir las etapas de un vistazo.
- Activa Etapa de Victoria para tu etapa final positiva (ej. "Cerrado Ganado"). Esto marca los leads en esta etapa como ganados.
- Activa Etapa de Pérdida para tu etapa final negativa (ej. "Cerrado Perdido"). Esto marca los leads en esta etapa como perdidos.
- Arrastra las etapas hacia arriba y abajo para reordenarlas.
- Haz clic en Crear.
Tu pipeline está listo. Los leads ahora pueden ser asignados a él.
El Pipeline Predeterminado
Un pipeline puede marcarse como el Pipeline Predeterminado. Cuando llega un nuevo lead (desde cualquier conexión de fuente, formulario o importación) y no hay un pipeline específico configurado para esa fuente, el lead se coloca automáticamente en el pipeline predeterminado.
Para cambiar qué pipeline es el predeterminado:
- Ve a Leads > Pipelines.
- Haz clic en el icono de editar (lápiz) en el pipeline que quieres hacer predeterminado.
- Activa Pipeline Predeterminado.
- Haz clic en Guardar.
El antiguo pipeline predeterminado pierde su estado predeterminado automáticamente — solo un pipeline puede ser el predeterminado.
Mover Leads Entre Etapas
Hay dos formas de mover un lead a una etapa diferente.
Opción 1 — Tablero Kanban (arrastrar y soltar): Ve a Pipeline > Tablero Kanban en la barra lateral. Verás todas tus etapas como columnas con tarjetas de leads dentro de ellas. Arrastra una tarjeta de lead de una columna y suéltala en otra columna. La etapa del lead se actualiza al instante.
Opción 2 — Editar el lead: Abre la vista de detalle del lead, haz clic en Editar, cambia el desplegable de Etapa a la nueva etapa y haz clic en Guardar.
Cada vez que un lead se mueve a una nueva etapa, el sistema registra la fecha y hora en que entró a esa etapa (stage_entered_at). Esto permite que el informe de embudo del pipeline calcule cuánto tiempo pasan los leads en cada etapa.
Vista de Tablero Kanban vs Vista de Lista
LeadHub te ofrece dos formas de ver tus leads en un pipeline.
Tablero Kanban Ve a Pipeline > Tablero Kanban en la barra lateral. Tus etapas aparecen como columnas lado a lado. Cada lead es una tarjeta que muestra el nombre del lead, fuente, puntuación, etiquetas y miembro del equipo asignado. Esta es la mejor vista cuando quieres visualizar dónde está todo y arrastrar leads entre etapas.
Puedes cambiar entre pipelines en la parte superior del tablero Kanban usando el selector de pipeline.
Vista de Lista Ve a Leads > Todos los Leads y usa el filtro de Etapa para filtrar por una etapa específica. Esta es la mejor vista cuando necesitas buscar, ordenar o hacer acciones masivas en leads de una etapa.
Múltiples Pipelines
Puedes crear tantos pipelines como tu negocio necesite. Cada pipeline es completamente independiente con sus propias etapas y su propio conjunto de leads. Ejemplos comunes:
- Pipeline de Ventas — para rastrear nuevos negocios desde la consulta hasta el cierre.
- Pipeline de Soporte — para rastrear solicitudes de soporte al cliente.
- Pipeline de Alianzas — para rastrear conversaciones de alianzas o referidos.
- Pipeline de Onboarding — para nuevos clientes en proceso de incorporación.
Un lead solo puede estar en un pipeline a la vez. Para mover un lead de un pipeline a otro, edita el lead y cambia tanto el campo Pipeline como el de Etapa.
Informes de Pipeline y Visualización de Embudo
Ve a Informes > Embudo del Pipeline en la barra lateral para ver un gráfico de embudo que muestra cuántos leads hay en cada etapa de un pipeline, y cuántos han avanzado versus cuántos se han perdido.
El informe de embudo te ayuda a responder preguntas como:
- ¿Dónde se están estancando los leads?
- ¿Cuál es mi tasa de conversión general?
- ¿Cuántos leads llegaron a la etapa de propuesta el mes pasado?
El dashboard también tiene un widget de Distribución del Pipeline que muestra un desglose rápido de la cantidad de leads por etapa. Consulta la documentación de Informes para detalles sobre todos los informes disponibles.
Editar y Eliminar Etapas
Para editar una etapa (renombrarla, cambiar su color o alternar victoria/pérdida):
- Ve a Leads > Pipelines.
- Haz clic en el icono de editar (lápiz) en el pipeline que contiene la etapa.
- En la sección de Etapas, encuentra la etapa que quieres cambiar y edita sus campos directamente.
- Haz clic en Guardar.
Para eliminar una etapa:
- Abre el pipeline en modo de edición.
- Haz clic en el icono de eliminar (papelera) en la fila de la etapa dentro del repetidor de etapas.
- Haz clic en Guardar.
Importante: Eliminar una etapa no elimina los leads dentro de ella. Esos leads tendrán su etapa establecida en blanco. Deberías moverlos a una etapa diferente primero.
Para eliminar un pipeline completo:
- Ve a Leads > Pipelines.
- Haz clic en el icono de papelera en la fila del pipeline.
- Confirma.
Eliminar un pipeline es una eliminación suave. Los leads dentro de él no se eliminan — permanecen en tu sistema, pero su asociación con el pipeline se borra.
Mejores Prácticas
Mantén tus etapas simples. La mayoría de los negocios funcionan bien con 4–6 etapas. Demasiadas etapas significan que los leads se acumulan y el tablero se vuelve difícil de leer.
Nombra las etapas con acciones, no estados. En lugar de "Interesado", usa "Llamada de Seguimiento Programada". Esto deja claro qué necesita suceder a continuación.
Usa los alternadores de Etapa de Victoria y Etapa de Pérdida. Esto permite que los informes rastreen con precisión tu tasa de conversión.
Establece un pipeline predeterminado. Si solo tienes un pipeline, establécelo como predeterminado para que cada lead entrante caiga en él automáticamente sin configuración extra.
Usa múltiples pipelines para diferentes procesos, no diferentes productos. Si vendes dos productos, un pipeline con buenas etiquetas suele ser más simple que dos pipelines. Reserva múltiples pipelines para flujos de trabajo fundamentalmente diferentes (Ventas vs Soporte).