Pipeline'lar ve Aşamalar
Pipeline Nedir?
Pipeline, satış sürecinizin görsel haritasıdır. Aşamalardan oluşur — bir potansiyel müşterinin ilk temastan anlaşma kapanışına (veya kaybına) kadar geçtiği adımlar.
Bunu bir masa oyunu gibi düşünün. Tahtadaki her kare bir aşamadır. Potansiyel müşterileriniz oyun taşlarıdır. Her kişiyle ilerleme kaydettikçe onları kareden kareye taşırsınız.
Neden ihtiyacınız var?
Pipeline olmadan tüm potansiyel müşterileriniz tek bir büyük yığında durur ve hangilerinin ilgiye, hangilerinin kapanmaya yakın olduğunu, hangilerinin takıldığını bir bakışta görmek imkansızdır. Pipeline bunu çözer. Beş saniyede sürecinizin her aşamasında kaç potansiyel müşteri olduğunu tam olarak görebilirsiniz.
Pipeline Oluşturma
- Sol kenar çubuğunda Potansiyel Müşteriler > Pipeline'lar'a gidin.
- Yeni Pipeline'a tıklayın.
- Doldurun:
- Ad — bu pipeline'ın adı, örn. "Satış", "Yeni Müşteri Uyumu", "Ortaklıklar".
- Açıklama — isteğe bağlı. Bu pipeline'ın ne için olduğuna dair kısa bir not.
- Varsayılan Pipeline — yeni potansiyel müşterilerin otomatik olarak bu pipeline'a düşmesini istiyorsanız bunu açın. Aynı anda yalnızca bir pipeline varsayılan olabilir.
- Aşama tekrarlayıcısını kullanarak Aşamalarınızı ekleyin:
- Yeni bir aşama eklemek için Aşama Ekle'ye tıklayın.
- Her aşamaya bir Ad verin (örn. "Yeni Sorgu", "Teklif Gönderildi", "Müzakere", "Kazanıldı").
- Aşama için bir Renk seçin. Bu renk Kanban panosunda aşamaları bir bakışta ayırt etmenize yardımcı olur.
- Son pozitif aşamanız (örn. "Kazanıldı") için Kazanma Aşaması'nı açın. Bu aşamadaki potansiyel müşterileri kazanılmış olarak işaretler.
- Son negatif aşamanız (örn. "Kaybedildi") için Kayıp Aşaması'nı açın. Bu aşamadaki potansiyel müşterileri kaybedilmiş olarak işaretler.
- Aşamaları yeniden sıralamak için yukarı ve aşağı sürükleyin.
- Oluştur'a tıklayın.
Pipeline'ınız hazır. Potansiyel müşteriler artık ona atanabilir.
Varsayılan Pipeline
Bir pipeline Varsayılan Pipeline olarak işaretlenebilir. Yeni bir potansiyel müşteri geldiğinde (herhangi bir kaynak bağlantısından, formdan veya içe aktarmadan) ve o kaynak için belirli bir pipeline yapılandırılmamışsa, potansiyel müşteri otomatik olarak varsayılan pipeline'a yerleştirilir.
Varsayılan pipeline'ı değiştirmek için:
- Potansiyel Müşteriler > Pipeline'lar'a gidin.
- Varsayılan yapmak istediğiniz pipeline'daki düzenle (kalem) simgesine tıklayın.
- Varsayılan Pipeline'ı açın.
- Kaydet'e tıklayın.
Eski varsayılan pipeline otomatik olarak varsayılan durumunu kaybeder — yalnızca bir pipeline varsayılan olabilir.
Potansiyel Müşterileri Aşamalar Arasında Taşıma
Bir potansiyel müşteriyi farklı bir aşamaya taşımanın iki yolu vardır.
Seçenek 1 — Kanban Panosu (sürükle-bırak): Kenar çubuğunda Pipeline > Kanban Panosu'na gidin. Tüm aşamalarınızı içinde potansiyel müşteri kartları olan sütunlar olarak göreceksiniz. Bir potansiyel müşteri kartını bir sütundan sürükleyip farklı bir sütuna bırakın. Potansiyel müşterinin aşaması anında güncellenir.
Seçenek 2 — Potansiyel müşteriyi düzenle: Potansiyel müşteri detay görünümünü açın, Düzenle'ye tıklayın, Aşama açılır listesini yeni aşamaya değiştirin ve Kaydet'e tıklayın.
Bir potansiyel müşteri her yeni aşamaya geçtiğinde, sistem o aşamaya giriş tarih ve saatini kaydeder (stage_entered_at). Bu, pipeline huni raporunun potansiyel müşterilerin her aşamada ne kadar zaman geçirdiğini hesaplamasını sağlar.
Kanban Panosu Görünümü vs Liste Görünümü
LeadHub, pipeline'daki potansiyel müşterilerinize bakmanız için iki yol sunar.
Kanban Panosu Kenar çubuğunda Pipeline > Kanban Panosu'na gidin. Aşamalarınız yan yana sütunlar olarak görünür. Her potansiyel müşteri, adını, kaynağını, puanını, etiketlerini ve atanan ekip üyesini gösteren bir karttır. Her şeyin nerede olduğunu görselleştirmek ve potansiyel müşterileri aşamalar arasında sürüklemek istediğinizde en iyi görünümdür.
Kanban panosunun üstündeki pipeline seçiciyi kullanarak pipeline'lar arasında geçiş yapabilirsiniz.
Liste Görünümü Potansiyel Müşteriler > Tüm Potansiyel Müşteriler'e gidin ve belirli bir aşamaya göre filtrelemek için Aşama filtresini kullanın. Bir aşamadaki potansiyel müşterilerde arama, sıralama veya toplu işlem yapmanız gerektiğinde en iyi görünümdür.
Birden Fazla Pipeline
İşletmenizin ihtiyaç duyduğu kadar pipeline oluşturabilirsiniz. Her pipeline kendi aşamaları ve kendi potansiyel müşteri seti ile tamamen ayrıdır. Yaygın örnekler:
- Satış Pipeline'ı — sorgudan kapanışa kadar yeni işleri takip etmek için.
- Destek Pipeline'ı — müşteri destek taleplerini takip etmek için.
- Ortaklık Pipeline'ı — ortaklık veya yönlendirme görüşmelerini takip etmek için.
- Uyum Pipeline'ı — uyum sürecindeki yeni müşteriler için.
Bir potansiyel müşteri aynı anda yalnızca bir pipeline'da olabilir. Bir potansiyel müşteriyi bir pipeline'dan diğerine taşımak için, potansiyel müşteriyi düzenleyin ve hem Pipeline hem de Aşama alanlarını değiştirin.
Pipeline Raporları ve Huni Görselleştirmesi
Bir pipeline'ın her aşamasında kaç potansiyel müşteri olduğunu ve kaçının ilerlediğini, kaçının ayrıldığını gösteren bir huni grafiği görmek için kenar çubuğunda Raporlar > Pipeline Hunisi'ne gidin.
Huni raporu şu gibi soruları yanıtlamanıza yardımcı olur:
- Potansiyel müşteriler nerede takılıyor?
- Genel dönüşüm oranım nedir?
- Geçen ay kaç potansiyel müşteri teklif aşamasına ulaştı?
Gösterge panelinde ayrıca aşamaya göre potansiyel müşteri sayılarının hızlı bir dökümünü gösteren bir Pipeline Dağılımı widget'ı bulunur. Tüm mevcut raporlar hakkında ayrıntılar için Raporlar belgelerine bakın.
Aşamaları Düzenleme ve Silme
Bir aşamayı düzenlemek (yeniden adlandırma, renk değiştirme veya kazanma/kayıp durumunu değiştirme) için:
- Potansiyel Müşteriler > Pipeline'lar'a gidin.
- Aşamayı içeren pipeline'daki düzenle (kalem) simgesine tıklayın.
- Aşamalar bölümünde, değiştirmek istediğiniz aşamayı bulun ve alanlarını doğrudan düzenleyin.
- Kaydet'e tıklayın.
Bir aşamayı silmek için:
- Pipeline'ı düzenleme modunda açın.
- Aşama tekrarlayıcısı içindeki aşama satırındaki sil (çöp kutusu) simgesine tıklayın.
- Kaydet'e tıklayın.
Önemli: Bir aşamayı silmek, içindeki potansiyel müşterileri silmez. Bu potansiyel müşterilerin aşaması boş olarak ayarlanır. Önce onları farklı bir aşamaya taşımalısınız.
Bir pipeline'ın tamamını silmek için:
- Potansiyel Müşteriler > Pipeline'lar'a gidin.
- Pipeline satırındaki çöp kutusu simgesine tıklayın.
- Onaylayın.
Pipeline'ı silmek yumuşak silmedir. İçindeki potansiyel müşteriler silinmez — sisteminizde kalırlar ancak pipeline ilişkilendirmeleri temizlenir.
En İyi Uygulamalar
Aşamalarınızı basit tutun. Çoğu işletme 4-6 aşamayla iyi çalışır. Çok fazla aşama, potansiyel müşterilerin birikmesi ve panonun okunmasının zorlaşması anlamına gelir.
Aşamaları durumlara değil, eylemlere göre adlandırın. "İlgili" yerine "Takip Araması Planlandı" kullanın. Bu, sırada ne yapılması gerektiğini netleştirir.
Kazanma Aşaması ve Kayıp Aşaması geçişlerini kullanın. Bu, raporların dönüşüm oranınızı doğru bir şekilde takip etmesini sağlar.
Varsayılan bir pipeline belirleyin. Yalnızca bir pipeline'ınız varsa, onu varsayılan olarak ayarlayın, böylece her gelen potansiyel müşteri ekstra yapılandırma olmadan otomatik olarak ona düşer.
Farklı ürünler için değil, farklı süreçler için birden fazla pipeline kullanın. İki ürün satıyorsanız, iyi etiketlere sahip tek bir pipeline genellikle iki pipeline'dan daha basittir. Birden fazla pipeline'ı temel olarak farklı iş akışları (Satış vs Destek) için saklayın.