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Motor de Automatización

¿Qué Son las Automatizaciones?​

Una automatización es un conjunto de instrucciones que se ejecuta automáticamente cuando ocurre algo específico. Defines las reglas una vez y LeadHub hace el trabajo por ti — para siempre, sin que tengas que pensar en ello.

¿Por qué ahorran tiempo?

Sin automatizaciones, cada vez que llega un nuevo lead tienes que enviar manualmente un email de bienvenida, asignarlo a alguien, etiquetarlo y crear un recordatorio de seguimiento. Si recibes 50 leads al día, eso es mucho trabajo manual. Con las automatizaciones, todo eso sucede en segundos, automáticamente, en el momento en que llega un lead.

Ejemplos reales de lo que puedes automatizar:

  • Enviar un email de bienvenida en el momento en que un lead envía tu formulario
  • Asignar leads a tus miembros del equipo en rotación
  • Enviarte un mensaje de Slack cuando un lead supera 50 puntos
  • Crear una tarea de seguimiento si un lead no ha tenido actividad en 3 días
  • Mover un lead a la etapa "Propuesta" cuando se agrega una etiqueta llamada "Calificado"
  • Enviar un SMS al lead cuando se asigna a un representante de ventas

Crear una Automatización​

  1. Ve a Leads > Automatizaciones en la barra lateral izquierda.
  2. Haz clic en Nueva Automatización.
  3. Rellena:
    • Nombre de la Automatización — algo descriptivo como "Email de Bienvenida en Nuevo Lead" o "Asignación Round Robin".
    • Descripción — opcional, pero útil para tu equipo.
    • Trigger — qué evento inicia esta automatización (ver Triggers más abajo).
    • Habilitado — actívalo para que se active inmediatamente después de guardar.
  4. En la sección Pasos, agrega tus condiciones y acciones (ver más abajo).
  5. Haz clic en Crear.

La automatización está ahora activa. Cada vez que el trigger se dispare en un lead, LeadHub ejecutará todos los pasos que definiste.

Triggers​

El trigger es el evento que inicia la automatización. Cada automatización tiene exactamente un trigger.

Nuevo Lead Recibido (lead_created) Se dispara en el momento en que se crea un nuevo lead en LeadHub — ya sea desde una conexión de fuente, un envío de formulario, una entrada manual o una importación. Este es el trigger más común. Úsalo para emails de bienvenida, asignaciones iniciales y etiquetado de nuevos leads.

Etapa del Lead Cambiada (lead_stage_changed) Se dispara cuando un lead se mueve de una etapa del pipeline a otra. Úsalo para enviar un email específico cuando un lead entra en la etapa "Propuesta", o para crear una tarea cuando un lead pasa a "Negociación".

Lead Asignado a Usuario (lead_assigned) Se dispara cuando un lead es asignado (o reasignado) a un miembro del equipo. Úsalo para enviar al miembro del equipo asignado una notificación, o para enviar al lead un mensaje presentando a su nuevo contacto.

Etiqueta Agregada al Lead (tag_added) Se dispara cuando se agrega una etiqueta específica a un lead. Puedes verificar qué etiqueta se agregó usando un paso de Condición. Úsalo para activar diferentes flujos de trabajo según las etiquetas — p. ej. si alguien agrega la etiqueta "Lead Caliente", crea inmediatamente una tarea de llamada telefónica.

Puntuación del Lead Supera Umbral (lead_score_threshold) Se dispara cuando la puntuación de un lead supera un número que defines (p. ej. sube por encima de 50). Úsalo para alertar a tu equipo de ventas cuando un lead se vuelve lo suficientemente interesante para llamar.

Sin Actividad (Basado en Tiempo) (no_activity) Se dispara cuando un lead no ha tenido actividad durante un número de horas o días que especificas. Úsalo para enviar un email de seguimiento o crear una tarea recordatorio para leads que se han quedado en silencio. Consulta la sección Trigger de Sin Actividad más abajo para más detalles.

Formulario Enviado (form_submitted) Se dispara cuando un lead se crea específicamente a partir de un envío de formulario web de LeadHub. Similar a "Nuevo Lead Recibido" pero solo para envíos de formularios. Úsalo para activar mensajes de bienvenida específicos del formulario.

Trigger Manual (manual) No se dispara automáticamente. Lo ejecutas tú mismo desde la lista de Leads usando Acciones en Masa > Ejecutar Automatización. Úsalo para campañas únicas u operaciones por lotes que quieras controlar manualmente.

Pasos: Condiciones y Acciones​

Una vez que eliges un trigger, construyes la automatización agregando pasos. Hay tres tipos de pasos:

Paso de Condición​

Un paso de condición verifica algo sobre el lead y decide si continuar o detenerse. Si la condición es verdadera, la automatización continúa al siguiente paso. Si es falsa, se detiene.

Tipos de condición disponibles:

CondiciónQué verifica
La Fuente del Lead EsEl lead vino de una fuente específica (p. ej. Facebook)
La Fuente del Lead No EsEl lead NO vino de una fuente específica
El Lead Tiene EtiquetaEl lead tiene una etiqueta específica
El Lead No Tiene EtiquetaEl lead no tiene una etiqueta específica
Campo del Lead Igual aUn campo del lead coincide exactamente con un valor
Campo del Lead ContieneUn campo del lead contiene algún texto
Campo del Lead Está VacíoUn campo del lead no tiene valor
Puntuación del Lead Mayor QueLa puntuación del lead está por encima de un número
Puntuación del Lead Menor QueLa puntuación del lead está por debajo de un número
Asignado a UsuarioEl lead está asignado a un miembro específico del equipo
Sin AsignarEl lead no tiene ningún miembro del equipo asignado
Hora del DíaLa hora actual está dentro de un rango (p. ej. solo ejecutar entre 9am y 5pm)
Día de la SemanaEl día actual es un día específico (p. ej. solo ejecutar en días laborables)

Paso de Retraso​

Un paso de retraso pausa la automatización durante un tiempo determinado antes de continuar al siguiente paso. Por ejemplo, "esperar 1 día, luego enviar un email de seguimiento."

Configura el retraso ingresando un número y eligiendo horas o días.

Paso de Acción​

Un paso de acción hace algo. Puedes agregar múltiples pasos de acción a una automatización. Se ejecutan en orden.

Acciones disponibles:

Enviar Email al Lead Envía un email a la dirección de email del lead usando una de tus plantillas de email. Elige la plantilla del menú desplegable. Si el lead no tiene dirección de email, este paso se omite.

Enviar Notificación Interna Envía una notificación dentro de LeadHub a uno o más miembros de tu equipo. Úsalo para alertar a tu equipo sobre leads importantes.

Asignar Lead a Usuario Asigna el lead a un miembro específico del equipo que elijas. Úsalo en combinación con condiciones para construir una asignación round-robin simple — crea múltiples automatizaciones, cada una con una condición que enruta una fuente diferente a un miembro del equipo diferente.

Agregar Etiqueta Agrega una etiqueta al lead. Útil para etiquetar leads automáticamente según cómo llegaron o qué puntuación tienen.

Eliminar Etiqueta Elimina una etiqueta del lead.

Mover a Etapa del Pipeline Mueve el lead a un pipeline y etapa específicos. Elige primero el pipeline, luego la etapa.

Cambiar Estado del Lead Cambia el estado del lead (nuevo, contactado, calificado, convertido, perdido).

Enviar Webhook Envía una solicitud HTTP POST a una URL que especificas, con los datos del lead. Úsalo para conectar con sistemas externos que no están en la lista de integraciones.

Crear Tarea / Recordatorio Crea una tarea adjunta al lead. Ingresa el título, descripción, fecha de vencimiento (como número de horas/días desde ahora) y opcionalmente asígnala a un miembro del equipo.

Enviar Notificación de Slack Publica un mensaje en un canal de Slack. Necesitas tener una integración de Slack configurada primero. Ingresa el texto de tu mensaje.

Enviar SMS al Lead Envía un SMS al número de teléfono del lead. Necesitas tener una integración de Twilio o Vonage configurada. El SMS usa una plantilla que escribes, con marcadores de posición de variables.

Plantillas de Email​

Antes de poder usar la acción "Enviar Email al Lead", necesitas crear una plantilla de email.

Crear una Plantilla de Email​

  1. Ve a Configuración > Plantillas de Email (o busca en la sección Leads de la barra lateral).
  2. Haz clic en Nueva Plantilla de Email.
  3. Rellena:
    • Nombre — nombre interno, p. ej. "Email de Bienvenida" o "Seguimiento Día 3".
    • Asunto — la línea de asunto del email. Puedes usar marcadores de posición de variables aquí.
    • Cuerpo (HTML) — el cuerpo del email con formato.
  4. Haz clic en Crear.

Marcadores de Posición de Variables​

En el asunto y el cuerpo de una plantilla de email, puedes usar marcadores de posición que se reemplazan automáticamente con los datos reales del lead cuando se envía el email:

MarcadorReemplazado por
{{lead.first_name}}El nombre del lead
{{lead.last_name}}El apellido del lead
{{lead.email}}La dirección de email del lead
{{lead.phone}}El número de teléfono del lead
{{lead.company}}El nombre de la empresa del lead
{{lead.status}}El estado actual del lead
{{lead.source}}La fuente del lead

Ejemplo de asunto: Hola {{lead.first_name}}, ¡gracias por contactarnos!

Ejemplo de cuerpo: Estimado/a {{lead.first_name}}, gracias por contactarnos. Nos pondremos en contacto en {{lead.email}} en breve.

El Trigger de Sin Actividad​

El trigger de Sin Actividad es especial — se dispara según un horario en lugar de instantáneamente. Verifica tus leads periódicamente y se dispara en cualquier lead que no haya tenido actividad registrada por más tiempo del que configuraste.

Cómo configurarlo: Cuando seleccionas "Sin Actividad (Basado en Tiempo)" como tu trigger, aparece un campo de configuración. Ingresa el número de horas o días de silencio antes de que la automatización deba dispararse.

Por ejemplo, configúralo en 72 horas. Cualquier lead que no haya tenido actividad (sin cambio de etapa, sin nota, sin tarea completada, sin email enviado) durante 72 horas activará la automatización. Luego puedes enviar un email de seguimiento o crear una tarea recordatorio.

Importante: El trigger de sin actividad solo se dispara una vez por período por lead. Después de dispararse, el reloj de actividad del lead se reinicia. No se disparará de nuevo hasta que pase otro período completo de silencio.

Historial de Ejecución de Automatizaciones y Depuración​

Cada vez que una automatización se ejecuta en un lead, LeadHub registra el resultado. Para ver este historial:

  1. Ve a Leads > Automatizaciones.
  2. Haz clic en el ícono de ojo (ver) en una automatización.
  3. Abre la pestaña Historial de Ejecución.

Para cada ejecución puedes ver:

  • Qué lead la activó
  • Cuándo comenzó y terminó
  • Cuánto tiempo tardó
  • El estado: Éxito (todos los pasos completados), Parcial (algunos pasos se ejecutaron, otros fallaron), o Fallido (la automatización no pudo completarse)
  • Un registro mostrando qué ocurrió en cada paso

Si una automatización muestra fallos, haz clic en la ejecución fallida para ver el registro. El registro te indica exactamente qué paso falló y por qué (p. ej. "El lead no tiene dirección de email — paso de Enviar Email omitido" o "Webhook devolvió error HTTP 500").

La insignia de navegación en el elemento de menú de Automatizaciones muestra un conteo rojo de fallos en las últimas 24 horas, para que sepas inmediatamente si algo necesita atención.

Habilitar y Deshabilitar Automatizaciones​

Para pausar una automatización sin eliminarla:

  1. Ve a Leads > Automatizaciones.
  2. Encuentra la automatización en la lista.
  3. Haz clic en el toggle en la columna Habilitado para desactivarla.

La automatización deja de ejecutarse inmediatamente. Vuelve a activarla de la misma manera.

También puedes habilitar o deshabilitar automatizaciones en masa marcando múltiples casillas y usando el menú Acciones en Masa.

Mejores Prácticas y Ejemplos​

Ejemplo 1: Email de Bienvenida en Nuevo Lead​

  • Trigger: Nuevo Lead Recibido
  • Condición: (opcional) Fuente Es = Facebook Lead Ads
  • Acción: Enviar Email al Lead — selecciona tu plantilla "Email de Bienvenida"

Esto envía un email de bienvenida personalizado en el momento en que alguien rellena tu Facebook Lead Ad.

Ejemplo 2: Asignar Leads por Fuente​

  • Trigger: Nuevo Lead Recibido
  • Condición: La Fuente del Lead Es = LinkedIn
  • Acción: Asignar Lead a Usuario — elige tu representante de ventas empresariales

Crea múltiples automatizaciones, una por fuente, cada una asignando a un representante diferente. Esto enruta los leads entrantes automáticamente sin trabajo manual.

Ejemplo 3: Recordatorio de Seguimiento Después de Sin Actividad​

  • Trigger: Sin Actividad (Basado en Tiempo) — 3 días
  • Condición: El Estado del Lead No Es = Convertido o Perdido
  • Acción: Crear Tarea — "Hacer seguimiento con {{lead.first_name}}", vence en 0 horas (inmediatamente), asignar al usuario asignado del lead

Esto crea una tarea pendiente para tu representante de ventas cada vez que un lead se queda en silencio durante 3 días.

Ejemplo 4: Alerta de Lead Caliente​

  • Trigger: Puntuación del Lead Supera Umbral — por encima de 50
  • Acción: Enviar Notificación de Slack — "¡Alerta de lead caliente: {{lead.first_name}} {{lead.last_name}} ({{lead.email}}) ha puntuado {{lead.score}} puntos!"
  • Acción: Crear Tarea — "Llamar a este lead caliente ahora", vence en 1 hora

Esto se dispara en el momento en que un lead se vuelve de alto valor, alertando a tu equipo para actuar rápidamente.

Ejemplo 5: Flujo de Trabajo Basado en Etiquetas​

  • Trigger: Etiqueta Agregada al Lead
  • Condición: El Lead Tiene Etiqueta = "Necesita Propuesta"
  • Acción: Mover a Etapa del Pipeline — etapa de Propuesta
  • Acción: Crear Tarea — "Preparar documento de propuesta", vence en 2 días

Cuando alguien en tu equipo agrega la etiqueta "Necesita Propuesta" a un lead, automáticamente se mueve a la etapa correcta y crea la tarea para preparar la propuesta.