Moteur d'Automatisation
Que Sont les Automatisations ?
Une automatisation est un ensemble d'instructions qui s'exécute automatiquement lorsque quelque chose de spécifique se produit. Vous définissez les règles une fois, et LeadHub fait le travail pour vous — indéfiniment, sans que vous n'ayez à y penser.
Pourquoi font-elles gagner du temps ?
Sans automatisations, chaque fois qu'un nouveau lead arrive, vous devez manuellement envoyer un email de bienvenue, l'assigner à quelqu'un, le taguer et créer un rappel de suivi. Si vous recevez 50 leads par jour, c'est beaucoup de travail manuel. Avec les automatisations, tout cela se passe en quelques secondes, automatiquement, dès qu'un lead arrive.
Exemples concrets de ce que vous pouvez automatiser :
- Envoyer un email de bienvenue dès qu'un lead soumet votre formulaire
- Assigner les leads à vos membres d'équipe en rotation
- Vous envoyer un message Slack quand un lead dépasse 50 points
- Créer une tâche de suivi si un lead n'a eu aucune activité depuis 3 jours
- Déplacer un lead vers l'étape "Proposition" quand un tag "Qualifié" est ajouté
- Envoyer un SMS au lead quand il est assigné à un commercial
Créer une Automatisation
- Allez dans Leads > Automatisations dans la barre latérale gauche.
- Cliquez sur Nouvelle Automatisation.
- Remplissez :
- Nom de l'automatisation — quelque chose de descriptif comme "Email de bienvenue sur nouveau lead" ou "Attribution Round Robin".
- Description — optionnel, mais utile pour votre équipe.
- Déclencheur — quel événement démarre cette automatisation (voir Déclencheurs ci-dessous).
- Activé — activez-le pour qu'il se déclenche immédiatement après la sauvegarde.
- Dans la section Étapes, ajoutez vos conditions et actions (voir ci-dessous).
- Cliquez sur Créer.
L'automatisation est maintenant active. Chaque fois que le déclencheur se déclenche sur un lead, LeadHub exécutera toutes les étapes que vous avez définies.
Déclencheurs
Le déclencheur est l'événement qui démarre l'automatisation. Chaque automatisation a exactement un déclencheur.
Nouveau Lead Reçu (lead_created)
Se déclenche au moment où un nouveau lead est créé dans LeadHub — qu'il vienne d'une connexion source, d'un envoi de formulaire, d'une saisie manuelle ou d'une importation. C'est le déclencheur le plus courant. Utilisez-le pour les emails de bienvenue, les attributions initiales et le taggage des nouveaux leads.
Étape du Lead Changée (lead_stage_changed)
Se déclenche chaque fois qu'un lead est déplacé d'une étape de pipeline à une autre. Utilisez-le pour envoyer un email spécifique quand un lead entre dans l'étape "Proposition", ou pour créer une tâche quand un lead passe en "Négociation".
Lead Assigné à un Utilisateur (lead_assigned)
Se déclenche quand un lead est assigné (ou réassigné) à un membre de l'équipe. Utilisez-le pour envoyer au membre assigné une notification, ou pour envoyer au lead un message présentant son nouveau contact.
Tag Ajouté au Lead (tag_added)
Se déclenche quand un tag spécifique est ajouté à un lead. Vous pouvez vérifier quel tag a été ajouté en utilisant une étape de Condition. Utilisez-le pour déclencher différents workflows selon les tags.
Score du Lead Dépasse un Seuil (lead_score_threshold)
Se déclenche quand le score d'un lead dépasse un nombre que vous définissez (par ex. passe au-dessus de 50). Utilisez-le pour alerter votre équipe commerciale quand un lead est suffisamment chaud pour être appelé.
Aucune Activité (Basé sur le Temps) (no_activity)
Se déclenche quand un lead n'a eu aucune activité pendant un nombre d'heures ou de jours que vous spécifiez. Utilisez-le pour envoyer un email de suivi ou créer une tâche rappel pour les leads qui se sont tus.
Formulaire Soumis (form_submitted)
Se déclenche quand un lead est créé spécifiquement à partir d'un envoi de formulaire web LeadHub. Similaire à "Nouveau Lead Reçu" mais uniquement pour les soumissions de formulaires.
Déclencheur Manuel (manual)
Ne se déclenche pas automatiquement. Vous l'exécutez vous-même depuis la liste des Leads via Actions en Masse > Exécuter Automatisation.
Étapes : Conditions et Actions
Une fois le déclencheur choisi, vous construisez l'automatisation en ajoutant des étapes. Il y a trois types d'étapes :
Étape de Condition
Une étape de condition vérifie quelque chose sur le lead et décide de continuer ou de s'arrêter. Si la condition est vraie, l'automatisation continue à l'étape suivante. Si elle est fausse, elle s'arrête.
Types de conditions disponibles :
| Condition | Ce qu'elle vérifie |
|---|---|
| Source du Lead Est | Le lead vient d'une source spécifique (par ex. Facebook) |
| Source du Lead N'Est Pas | Le lead ne vient PAS d'une source spécifique |
| Le Lead A le Tag | Le lead possède un tag spécifique |
| Le Lead N'A Pas le Tag | Le lead ne possède pas un tag spécifique |
| Champ du Lead Égal à | Un champ du lead correspond exactement à une valeur |
| Champ du Lead Contient | Un champ du lead contient du texte |
| Champ du Lead Est Vide | Un champ du lead n'a aucune valeur |
| Score du Lead Supérieur à | Le score du lead est au-dessus d'un nombre |
| Score du Lead Inférieur à | Le score du lead est en-dessous d'un nombre |
| Assigné à l'Utilisateur | Le lead est assigné à un membre spécifique de l'équipe |
| Non Assigné | Le lead n'a aucun membre d'équipe assigné |
| Heure de la Journée | L'heure actuelle est dans une plage (par ex. uniquement entre 9h et 17h) |
| Jour de la Semaine | Le jour actuel est un jour spécifique (par ex. uniquement les jours ouvrables) |
Étape de Délai
Une étape de délai met l'automatisation en pause pendant un temps défini avant de passer à l'étape suivante. Par exemple, "attendre 1 jour, puis envoyer un email de suivi."
Étape d'Action
Une étape d'action fait quelque chose. Vous pouvez ajouter plusieurs étapes d'action à une automatisation. Elles s'exécutent dans l'ordre.
Actions disponibles :
Envoyer un Email au Lead — envoie un email en utilisant un de vos modèles d'email.
Envoyer une Notification Interne — envoie une notification dans LeadHub à un ou plusieurs membres de votre équipe.
Assigner le Lead à un Utilisateur — assigne le lead à un membre spécifique de l'équipe.
Ajouter un Tag — ajoute un tag au lead.
Supprimer un Tag — supprime un tag du lead.
Déplacer vers une Étape du Pipeline — déplace le lead vers un pipeline et une étape spécifiques.
Changer le Statut du Lead — change le statut du lead (nouveau, contacté, qualifié, converti, perdu).
Envoyer un Webhook — envoie une requête HTTP POST à une URL que vous spécifiez.
Créer une Tâche / Rappel — crée une tâche attachée au lead.
Envoyer une Notification Slack — publie un message dans un canal Slack.
Envoyer un SMS au Lead — envoie un SMS au numéro de téléphone du lead via Twilio ou Vonage.
Modèles d'Email
Avant de pouvoir utiliser l'action "Envoyer un Email au Lead", vous devez créer un modèle d'email.
Créer un Modèle d'Email
- Allez dans Paramètres > Modèles d'Email.
- Cliquez sur Nouveau Modèle d'Email.
- Remplissez le Nom, l'Objet et le Corps (HTML).
- Cliquez sur Créer.
Espaces Réservés de Variables
| Espace Réservé | Remplacé par |
|---|---|
| {{lead.first_name}} | Le prénom du lead |
| {{lead.last_name}} | Le nom de famille du lead |
| {{lead.email}} | L'adresse email du lead |
| {{lead.phone}} | Le numéro de téléphone du lead |
| {{lead.company}} | Le nom de l'entreprise du lead |
| {{lead.status}} | Le statut actuel du lead |
| {{lead.source}} | La source du lead |
Le Déclencheur Sans Activité
Le déclencheur Sans Activité est spécial — il se déclenche selon un calendrier plutôt qu'instantanément. Il vérifie vos leads périodiquement et se déclenche sur tout lead n'ayant eu aucune activité enregistrée depuis plus longtemps que le temps que vous avez défini.
Important : Le déclencheur sans activité ne se déclenche qu'une seule fois par période par lead. Après le déclenchement, l'horloge d'activité du lead se réinitialise.
Historique d'Exécution et Débogage
- Allez dans Leads > Automatisations.
- Cliquez sur l'icône œil (voir) sur une automatisation.
- Ouvrez l'onglet Historique d'Exécution.
Pour chaque exécution vous pouvez voir : quel lead l'a déclenchée, quand elle a commencé et terminé, le statut (Succès, Partiel ou Échec) et un journal de ce qui s'est passé à chaque étape.
Activer et Désactiver les Automatisations
Pour mettre en pause une automatisation sans la supprimer, cliquez sur le toggle dans la colonne Activé. Vous pouvez également activer ou désactiver en masse via le menu Actions en Masse.
Exemples
Exemple 1 : Email de Bienvenue sur Nouveau Lead
- Déclencheur : Nouveau Lead Reçu
- Action : Envoyer un Email au Lead — sélectionnez votre modèle "Email de Bienvenue"
Exemple 2 : Assigner les Leads par Source
- Déclencheur : Nouveau Lead Reçu
- Condition : Source du Lead Est = LinkedIn
- Action : Assigner le Lead à un Utilisateur — choisissez votre commercial entreprises
Exemple 3 : Rappel de Suivi Après Inactivité
- Déclencheur : Sans Activité — 3 jours
- Action : Créer une Tâche — "Faire un suivi avec {{lead.first_name}}"
Exemple 4 : Alerte Lead Chaud
- Déclencheur : Score du Lead Dépasse 50
- Action : Envoyer une Notification Slack — "Alerte lead chaud !"
- Action : Créer une Tâche — "Appeler ce lead maintenant", dans 1 heure
Exemple 5 : Workflow Basé sur les Tags
- Déclencheur : Tag Ajouté au Lead
- Condition : Le Lead A le Tag = "Nécessite Proposition"
- Action : Déplacer vers l'Étape Pipeline — étape Proposition
- Action : Créer une Tâche — "Préparer le document de proposition", dans 2 jours