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Lead-Verwaltung

Was Ist ein Lead?​

Ein Lead ist eine Person, die Interesse an Ihrem Unternehmen gezeigt hat. Jeder Lead in LeadHub ist ein Kontaktdatensatz, der alles, was Sie über die Person wissen, an einem Ort speichert.

Ein Lead kann enthalten:

  • Vorname und Nachname — der Name der Person
  • E-Mail-Adresse — wird für Kommunikation und Duplikaterkennung verwendet
  • Telefonnummer — in einem normalisierten Format gespeichert, sodass Duplikate erkannt werden, auch wenn jemand +1 (555) 123-4567 statt 15551234567 eingibt
  • Unternehmen — das Unternehmen, für das sie arbeiten
  • Jobtitel — ihre Rolle
  • LinkedIn-URL — Link zu ihrem LinkedIn-Profil
  • Land und Branche — wo sie sich befinden und in welchem Sektor sie arbeiten
  • Unternehmensgröße — Größe der Organisation
  • Quelle — woher der Lead kam (Facebook, Google Ads, ein Formular usw.)
  • Status — in welcher Phase Ihres Verkaufsgesprächs Sie sich befinden (neu, kontaktiert, qualifiziert, konvertiert, verloren)
  • Lead-Score — eine Zahl, die angibt, wie interessant oder kalt dieser Lead ist
  • Tags — Labels, die Sie anwenden, um Leads zu gruppieren und zu filtern
  • Benutzerdefinierte Felder — jede zusätzliche Information, die Ihr Unternehmen erfassen muss
  • Notizen — Freitext-Notizen, die Ihr Team über den Lead schreibt
  • Aktivitäten — eine automatische Zeitleiste von allem, was passiert ist (empfangen, zugewiesen, Phase geändert, Automatisierung ausgelöst usw.)
  • Aufgaben — To-do-Einträge, die mit diesem Lead verknüpft sind und ein Fälligkeitsdatum haben
  • Markiert — Sie können wichtige Leads mit einem Stern markieren, damit sie hervorstechen

Die Lead-Liste​

Gehen Sie zu Leads > Alle Leads in der linken Seitenleiste, um jeden Lead in einer Tabelle zu sehen.

Spalten​

Die Tabelle zeigt:

SpalteWas sie bedeutet
NameVorname + Nachname. Die E-Mail-Adresse wird darunter angezeigt.
TelefonDie Telefonnummer des Leads. Klicken Sie auf das Kopier-Icon, um sie zu kopieren.
QuelleWoher der Lead kam, als farbiges Badge angezeigt.
StatusDer aktuelle Status des Leads (neu, kontaktiert usw.), als Badge angezeigt.
PhaseIn welcher Pipeline-Phase sich der Lead befindet.
ScoreDer numerische Score des Leads. Grün = hoher Score, Gelb = mittel, Grau = niedrig.
ZugewiesenWelches Teammitglied für diesen Lead verantwortlich ist.
SternEin Stern-Icon. Gefüllter Stern bedeutet markiert.
ErstelltWie lange der Lead schon da ist.

Einige Spalten sind standardmäßig ausgeblendet. Klicken Sie auf den Button Spalten oben rechts in der Tabelle, um sie ein- oder auszublenden (Tags, Duplikat-Flag usw.).

Suche​

Geben Sie etwas in die Suchleiste oben in der Tabelle ein. LeadHub durchsucht gleichzeitig Vorname, Nachname, E-Mail-Adresse und Telefonnummer des Leads.

Filter​

Klicken Sie auf den Button Filter, um Ihre Liste einzugrenzen. Sie können filtern nach:

  • Quelle — nur Leads von Facebook, Google Ads usw. anzeigen
  • Status — nur Neue Leads oder nur Verlorene Leads usw. anzeigen
  • Pipeline — nur Leads in einer bestimmten Pipeline anzeigen
  • Phase — nur Leads in einer bestimmten Pipeline-Phase anzeigen
  • Zugewiesen an — nur Leads anzeigen, die einem bestimmten Teammitglied zugewiesen sind
  • Tag — nur Leads mit einem bestimmten Tag anzeigen
  • Markiert — nur markierte Leads anzeigen (oder nur nicht markierte)
  • Nur Duplikate — nur als Duplikate markierte Leads anzeigen
  • Erstellt von / Erstellt bis — Leads anzeigen, die in einem Datumsbereich erstellt wurden
  • Mindestscore — nur Leads mit einem Score ab einer von Ihnen festgelegten Zahl anzeigen

Sie können mehrere Filter gleichzeitig anwenden. Klicken Sie auf Filter Zurücksetzen, um alle zu löschen.

Die Lead-Detailansicht​

Klicken Sie auf das Augen-Icon in einer Lead-Zeile (oder klicken Sie auf den Namen des Leads), um die vollständige Detailansicht zu öffnen. Diese Seite ist in Abschnitte unterteilt.

Abschnitt Kontaktinformationen​

Zeigt Name, E-Mail, Telefon, Unternehmen, Jobtitel, LinkedIn-URL, Land, Branche, Unternehmensgröße und Quelle des Leads. Klicken Sie auf Bearbeiten, um eines davon zu ändern.

Abschnitt Lead-Details​

Zeigt Status, zugewiesenes Teammitglied, Pipeline, Pipeline-Phase, Tags, Lead-Score und Markierungs-Flag.

Abschnitt Notizen​

Ein Textbereich, in dem Ihr Team Freitext-Notizen über den Lead schreiben kann. Notizen werden nach Neueste zuerst sortiert. Mehrere Teammitglieder können alle ihre eigenen Notizen hinzufügen.

Abschnitt Aktivitäts-Zeitleiste​

Ein automatisches chronologisches Protokoll von allem, was mit diesem Lead passiert ist:

  • Wann der Lead erstellt wurde und woher er kam
  • Wann er jemandem zugewiesen wurde
  • Wann sich sein Status oder seine Phase geändert hat
  • Wann eine Automatisierung auf ihn angewendet wurde
  • Wann ein Tag hinzugefügt oder entfernt wurde

Sie können die Aktivitäts-Zeitleiste nicht bearbeiten — sie wird automatisch vom System geschrieben.

Abschnitt Aufgaben​

Zeigt alle To-do-Einträge für diesen Lead. Jede Aufgabe hat einen Titel, eine optionale Beschreibung, ein Fälligkeitsdatum und ein zugewiesenes Teammitglied. Setzen Sie das Häkchen, um eine Aufgabe als erledigt zu markieren. Klicken Sie auf Aufgabe Hinzufügen, um eine neue zu erstellen.

Abschnitt Duplikate​

Wenn LeadHub erkannt hat, dass dieser Lead möglicherweise bereits in Ihrem System existiert (gleiche E-Mail oder gleiche Telefonnummer), werden die doppelten Datensätze hier angezeigt. Siehe den Abschnitt Duplikaterkennung unten für Details.

Abschnitt Scoring​

Zeigt den aktuellen Lead-Score und eine Aufschlüsselung, welche Scoring-Regeln Punkte beigetragen haben. Siehe den Abschnitt Lead-Scoring unten.

Lead-Statuses​

Jeder Lead hat einen Status, der Ihnen sagt, wo Sie im Gespräch mit ihm stehen. Die verfügbaren Statuses sind:

Neu Der Lead ist gerade angekommen und niemand hat sich bisher gemeldet. Brandneue Leads bekommen diesen Status automatisch. Dies ist Ihr Posteingang — Leads hier brauchen Aufmerksamkeit.

Kontaktiert Jemand aus Ihrem Team hat diesen Lead kontaktiert (eine E-Mail gesendet, angerufen, eine Nachricht geschickt). Sie können dies manuell setzen oder eine Automatisierung verwenden, um es zu setzen, wenn eine E-Mail gesendet wird.

Qualifiziert Sie haben mit dem Lead gesprochen und bestätigt, dass er ein echtes potenzielles Kundeninteresse hat. Er hat einen echten Bedarf und das Budget oder die Entscheidungsbefugnis zum Kauf.

Konvertiert Der Lead wurde zum Kunden. Sie haben den Deal gewonnen. Dies ist der positive Endzustand.

Verloren Der Lead war nicht interessiert, ging zur Konkurrenz oder Sie haben beschlossen, ihn nicht weiterzuverfolgen. Dies ist der negative Endzustand.

Tipp: Statuses und Pipeline-Phasen arbeiten zusammen, dienen aber unterschiedlichen Zwecken. Statuses beschreiben die breite Beziehungsphase. Pipeline-Phasen beschreiben den spezifischen Schritt in Ihrem Verkaufsprozess. Sie können beides verwenden, oder nur eines, je nachdem, wie Ihr Unternehmen arbeitet.

Einen Lead Manuell Erstellen​

  1. Gehen Sie zu Leads > Alle Leads.
  2. Klicken Sie auf den Button Neuer Lead oben rechts.
  3. Füllen Sie die Details des Leads aus:
    • Kontaktinformationen: Vorname, Nachname, E-Mail, Telefon.
    • Lead-Details: Quelle (wählen Sie "Manuelle Eingabe"), Status, zugewiesenes Teammitglied, Pipeline, Phase, Tags, Score.
    • Zusätzliche Informationen: Notizen, letztes Kontaktdatum.
  4. Klicken Sie auf Erstellen.

Der Lead wird sofort gespeichert und erscheint in Ihrer Lead-Liste.

Einen Lead Bearbeiten​

Öffnen Sie die Lead-Detailansicht und klicken Sie auf Bearbeiten, oder klicken Sie auf das Stift-Icon in der Lead-Liste. Ändern Sie ein beliebiges Feld und klicken Sie auf Speichern. Alle Änderungen werden automatisch in der Aktivitäts-Zeitleiste protokolliert.

Leads an Teammitglieder Zuweisen​

Sie können einen Lead jedem Teammitglied in Ihrem Konto zuweisen.

Um einen einzelnen Lead zuzuweisen: Öffnen Sie den Lead, klicken Sie auf Bearbeiten, wählen Sie ein Teammitglied aus dem Dropdown "Zugewiesen an" und klicken Sie auf Speichern.

Um mehrere Leads auf einmal zuzuweisen:

  1. Setzen Sie in der Lead-Liste die Häkchen neben den Leads, die Sie zuweisen möchten.
  2. Klicken Sie auf das Dropdown Massenaktionen.
  3. Wählen Sie Agent Zuweisen.
  4. Wählen Sie das Teammitglied und klicken Sie auf Bestätigen.

Wenn ein Lead zugewiesen wird, erhält das zugewiesene Teammitglied eine Benachrichtigung. Wenn Sie eine Automatisierung für den Auslöser Lead einem Benutzer Zugewiesen eingerichtet haben, wird diese ebenfalls zu diesem Zeitpunkt ausgelöst.

Lead-Scoring​

Lead-Scoring gibt jedem Lead einen numerischen Score, damit Sie schnell erkennen können, wer gerade Ihre Zeit wert ist. Ein Score von 0 bedeutet, dass keine Regeln zugetroffen haben. Höhere Scores bedeuten heißere Leads.

Wie Es Funktioniert​

Sie erstellen Scoring-Regeln. Jede Regel besagt: "Wenn das [Feld] des Leads [Bedingung] [Wert], füge [X] Punkte hinzu." Jedes Mal, wenn ein Lead erstellt oder aktualisiert wird, prüft LeadHub alle Ihre aktiven Regeln und addiert die passenden Punkte.

Beispiel: Wenn ein Lead eine E-Mail-Adresse hat, 10 Punkte hinzufügen. Wenn der Lead von LinkedIn kam, 20 Punkte hinzufügen. Wenn der Lead keine Telefonnummer hat, 5 Punkte abziehen.

Eine Scoring-Regel Erstellen​

  1. Gehen Sie zu Einstellungen > Scoring-Regeln in der Seitenleiste.
  2. Klicken Sie auf Neue Scoring-Regel.
  3. Füllen Sie aus:
    • Name — etwas Beschreibendes wie "Hat E-Mail-Adresse" oder "Hochwertige Quelle".
    • Feld — welches Lead-Feld geprüft werden soll: E-Mail, Telefon, Quelle, Status, Vorname oder Nachname.
    • Operator — die Bedingung:
      • Gleich — das Feld stimmt genau mit dem von Ihnen eingegebenen Wert überein
      • Nicht gleich — das Feld ist alles außer dem Wert
      • Enthält — das Feld enthält den von Ihnen eingegebenen Text
      • Ist vorhanden — das Feld hat irgendeinen Wert (nicht leer)
      • Ist nicht vorhanden — das Feld ist leer
      • Größer als / Kleiner als — für numerische Vergleiche
    • Wert — womit verglichen werden soll (leer lassen bei "Ist vorhanden" oder "Ist nicht vorhanden").
    • Punkte — wie viele Punkte hinzugefügt werden sollen. Verwenden Sie eine negative Zahl, um Punkte abzuziehen.
    • Aktiv — einschalten, um die Regel zu aktivieren.
  4. Klicken Sie auf Erstellen.

Regeln werden automatisch angewendet. Sie können so viele Regeln haben, wie Sie möchten. Um eine Regel zu deaktivieren, bearbeiten Sie sie und schalten Sie Aktiv aus.

Tags​

Tags sind Labels, die Sie an Leads anbringen, um sie so zu gruppieren, wie es für Ihr Unternehmen sinnvoll ist. Beispiele: "Heißer Lead", "Nachverfolgung nötig", "Sommerkampagne", "VIP".

Ein Tag Erstellen​

  1. Gehen Sie zu Einstellungen > Tags in der Seitenleiste.
  2. Klicken Sie auf Neuer Tag.
  3. Geben Sie einen Namen ein und klicken Sie auf Erstellen.

Ein Tag an einen Lead Anhängen​

Öffnen Sie einen Lead, klicken Sie auf Bearbeiten, klicken Sie in das Feld Tags und wählen Sie die gewünschten Tags aus. Sie können mehrere Tags an einen Lead anhängen.

Ein Tag an Viele Leads Gleichzeitig Anhängen​

  1. Setzen Sie in der Lead-Liste die Häkchen neben den Leads.
  2. Öffnen Sie Massenaktionen > Tag Hinzufügen.
  3. Wählen Sie den Tag und bestätigen Sie.

Sie können auch auf die gleiche Weise Tag Entfernen in Masse durchführen.

Nach Tag Filtern​

Öffnen Sie in der Lead-Liste Filter und wählen Sie einen Tag aus dem Tag-Filter. Nur Leads mit diesem Tag werden angezeigt.

Duplikaterkennung​

LeadHub prüft jedes Mal automatisch auf Duplikate, wenn ein neuer Lead ankommt — ob von einem Formular, einer Quellenverbindung oder manuell.

Wie der Abgleich funktioniert:

  • Wenn ein neuer Lead die gleiche E-Mail-Adresse wie ein bestehender Lead hat, wird er als Duplikat markiert.
  • Wenn ein neuer Lead die gleiche Telefonnummer (nach Entfernung aller nicht-numerischen Zeichen wie Bindestriche und Klammern) wie ein bestehender Lead hat, wird er als Duplikat markiert.

Wenn ein Duplikat erkannt wird, wird der neue Lead mit einem Duplikat-Indikator markiert (ein Dokument-Duplikat-Icon in der Lead-Liste). Die Detailseite des Original-Leads zeigt einen Abschnitt Duplikate mit einer Liste aller gefundenen Duplikate.

Duplikate Zusammenführen​

Öffnen Sie die Detailansicht des Original-Leads und gehen Sie zum Abschnitt Duplikate. Sie sehen eine Liste der doppelten Leads. Klicken Sie auf Zusammenführen bei einem Duplikat, um es mit dem Original-Lead zu kombinieren. Der Original-Lead behält seine Daten; das Duplikat wird entfernt.

Tipp: Verwenden Sie den Filter "Nur Duplikate" in der Lead-Liste, um schnell alle als Duplikate markierten Leads zu finden und aufzuräumen.

Leads Exportieren​

Sie können Ihre Leads in eine CSV- oder Excel-Datei exportieren.

Um alle Leads (oder gefilterte Leads) zu exportieren:

  1. Wenden Sie in der Lead-Liste beliebige Filter an (oder lassen Sie sie ungefiltert für alle Leads).
  2. Klicken Sie auf den Button Exportieren oben in der Tabelle.
  3. Wählen Sie CSV oder Excel.
  4. LeadHub reiht den Export ein. Sie erhalten in Kürze eine Benachrichtigung mit einem Download-Link.

Um bestimmte Leads zu exportieren:

  1. Setzen Sie die Häkchen neben den gewünschten Leads.
  2. Öffnen Sie Massenaktionen > Auswahl Exportieren (CSV).
  3. Der Download-Link kommt per Benachrichtigung.

Leads Importieren​

Sie können Leads massenhaft aus einer CSV-Datei importieren.

  1. Gehen Sie zu Leads > Importe in der Seitenleiste.
  2. Klicken Sie auf Neuer Import.
  3. Laden Sie Ihre CSV-Datei hoch.
  4. Ordnen Sie Ihre CSV-Spalten den LeadHub-Feldern zu. Wählen Sie für jede Spalte in Ihrer Datei, welchem Lead-Feld sie entspricht (Vorname, Nachname, E-Mail, Telefon usw.).
  5. Klicken Sie auf Importieren.

LeadHub verarbeitet die Datei und zeigt eine Fortschrittszusammenfassung: wie viele Leads importiert wurden, wie viele als Duplikate markiert wurden und wie viele Fehler hatten. Der Import-Datensatz zeigt Ihnen die genauen Zeilen, die fehlgeschlagen sind, damit Sie sie korrigieren und erneut importieren können.

Tipp: Stellen Sie sicher, dass Ihre CSV eine Kopfzeile hat. LeadHub liest die Spaltennamen aus der ersten Zeile, um Ihnen bei der Feldzuordnung zu helfen.

Leads Löschen und Archivieren​

Das Löschen eines Leads in LeadHub ist ein Soft-Delete — der Lead wird nicht sofort dauerhaft gelöscht. Er wird aus allen Listen ausgeblendet, kann aber bei Bedarf von Ihrem Administrator wiederhergestellt werden. Stellen Sie es sich wie das Verschieben einer Datei in den Papierkorb vor.

Um einen einzelnen Lead zu löschen: Klicken Sie auf das Papierkorb-Icon in der Lead-Zeile oder öffnen Sie den Lead und klicken Sie auf Löschen.

Um mehrere Leads auf einmal zu löschen:

  1. Setzen Sie die Häkchen neben den Leads.
  2. Öffnen Sie Massenaktionen > Auswahl Löschen.
  3. Bestätigen Sie.

Es gibt keine separate "Archivieren"-Funktion. Soft-gelöschte Leads sind effektiv archiviert — sie sind aus Ihrer normalen Ansicht verschwunden, aber nicht dauerhaft zerstört.

Massenaktionen​

Massenaktionen ermöglichen es Ihnen, Dinge mit vielen Leads gleichzeitig zu tun. Wählen Sie Leads über die Kontrollkästchen links in der Lead-Liste aus und öffnen Sie dann das Menü Massenaktionen. Verfügbare Aktionen:

AktionWas sie bewirkt
Agent ZuweisenWeist alle ausgewählten Leads einem von Ihnen gewählten Teammitglied zu
Status ÄndernAktualisiert den Status aller ausgewählten Leads auf einmal
Tag HinzufügenWendet einen Tag auf alle ausgewählten Leads an
Tag EntfernenEntfernt einen Tag von allen ausgewählten Leads
In Phase VerschiebenVerschiebt alle ausgewählten Leads in eine von Ihnen gewählte Pipeline-Phase
Auswahl Exportieren (CSV)Exportiert die ausgewählten Leads in eine CSV-Datei
Automatisierung AusführenFührt eine manuelle Automatisierung auf allen ausgewählten Leads aus
Auswahl LöschenLöscht alle ausgewählten Leads per Soft-Delete