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Manejo de tenants inactivos

Con el tiempo, algunos tenants dejar�n que sus suscripciones expiren ? esto es normal en cualquier negocio SaaS. Esta gu�a cubre qu� sucede con los tenants inactivos y c�mo gestionarlos.

�Qu� es un tenant "inactivo"?​

Un tenant se vuelve inactivo cuando:

  • Su suscripci�n ha expirado y no ha renovado
  • Su per�odo de prueba ha terminado sin convertirse a un plan de pago
  • Has desactivado manualmente su cuenta

�Qu� sucede cuando un tenant se vuelve inactivo?​

Cuando una suscripci�n expira:

  1. El CRM del tenant se vuelve inaccesible ? Ya no pueden iniciar sesi�n ni usar su CRM
  2. Los datos se conservan ? Su base de datos y datos NO se eliminan inmediatamente
  3. Per�odo de gracia ? Si has configurado un per�odo de eliminaci�n en Configuraci�n de Tenants, la base de datos se conservar� durante esos d�as
  4. Despu�s del per�odo de gracia ? La base de datos del tenant se elimina autom�ticamente (si est� configurado)
La suscripci�n expira
        ?
El tenant no puede acceder al CRM (bloqueado)
        ?
Los datos se conservan durante X d�as (tu per�odo de gracia configurado)
        ?
Si el tenant renueva ? El acceso se restaura al instante ?
Si el per�odo de gracia expira ? Se elimina la base de datos (si la eliminaci�n autom�tica est� configurada)

Configurar el per�odo de gracia​

El per�odo de gracia se establece en SaaS Management ? SuperAdmin Settings ? Tenants Settings:

Configuraci�nValor recomendadoDescripci�n
Delete Inactive Tenant Database After90 d�asCu�nto tiempo conservar los datos del tenant inactivo antes de eliminarlos
Set to 0Never deleteLos datos se conservan para siempre (gestionas la limpieza manualmente)
aviso

�S� generoso con los per�odos de gracia! Un tenant que perdi� un pago podr�a volver en 30 d�as. Si has eliminado sus datos, estar�n furiosos y nunca volver�n. 90 d�as es un m�nimo seguro.

Reactivar un tenant inactivo​

Si un tenant quiere volver:

  1. Abre su perfil en Customers
  2. Ve a la secci�n SaaS Tenant
  3. As�gnale un nuevo plan o extiende su suscripci�n existente
  4. Su CRM se vuelve accesible de nuevo inmediatamente
  5. Si su base de datos a�n existe ? �todos sus datos est�n intactos!

Mejores pr�cticas​

Antes de la expiraci�n​

  • Env�a emails de recordatorio antes de que expiren las suscripciones
  • Perfex CRM maneja los recordatorios de facturas autom�ticamente a trav�s de Setup ? Email Templates

Despu�s de la expiraci�n​

  • Env�a un email "Te extra�amos" con una oferta de descuento
  • Conserva los datos al menos 90 d�as para permitir la reactivaci�n
  • Considera contactar personalmente a tenants de alto valor

Prevenir la p�rdida de clientes​

  • Ofrece planes anuales con descuento (reduce la p�rdida dr�sticamente)
  • Habilita la renovaci�n autom�tica cuando sea posible
  • Facilita que los tenants actualicen (no solo cancelar)
  • Proporciona excelente soporte y documentaci�n (�est�s leyendo esto, as� que vas por buen camino!)
info

Perspectiva de negocio: En el mundo SaaS, es 5-7 veces m�s barato retener un cliente existente que adquirir uno nuevo. invertir tiempo en retenci�n (buen soporte, tiempo de actividad confiable, funciones �tiles) da mejores resultados que gastar el mismo tiempo en adquisici�n.

tip

�Entiendes el ciclo de vida del tenant? Aprende sobre Facturaci�n y suscripciones para gestionar el aspecto financiero.