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Gestion des locataires inactifs

Avec le temps, certains locataires laisseront leurs abonnements expirer ? c'est normal dans toute activit� SaaS. Ce guide explique ce qui arrive aux locataires inactifs et comment les g�rer.

Qu'est-ce qu'un locataire � inactif � ?​

Un locataire devient inactif lorsque :

  • Son abonnement a expir� et il n'a pas renouvel�
  • Sa p�riode d'essai est termin�e sans passage � un plan payant
  • Vous avez d�sactiv� manuellement son compte

Que se passe-t-il lorsqu'un locataire devient inactif ?​

Lorsqu'un abonnement expire :

  1. Le CRM du locataire devient inaccessible ? Il ne peut plus se connecter ni utiliser son CRM
  2. Les donn�es sont conserv�es ? Sa base de donn�es et ses donn�es ne sont PAS supprim�es imm�diatement
  3. P�riode de gr�ce ? Si vous avez configur� une p�riode de suppression dans Param�tres des locataires, la base de donn�es sera conserv�e pendant ce nombre de jours
  4. Apr�s la p�riode de gr�ce ? La base de donn�es du locataire est automatiquement supprim�e (si configur�)
Subscription expires
        ?
Tenant can't access CRM (locked out)
        ?
Data preserved for X days (your configured grace period)
        ?
If tenant renews ? Access restored instantly ?
If grace period expires ? Database deleted (if auto-delete is configured)

Configuration de la p�riode de gr�ce​

La p�riode de gr�ce est d�finie dans SaaS Management ? SuperAdmin Settings ? Tenants Settings :

SettingRecommended ValueDescription
Delete Inactive Tenant Database After90 daysDur�e de conservation des donn�es des locataires inactifs avant suppression
Set to 0Never deleteLes donn�es sont conserv�es ind�finiment (vous g�rez le nettoyage manuellement)
attention

Soyez g�n�reux avec les p�riodes de gr�ce ! Un locataire qui a manqu� un paiement peut revenir dans 30 jours. Si vous avez supprim� ses donn�es, il sera furieux et ne reviendra jamais. 90 jours est un minimum s�r.

R�activer un locataire inactif​

Si un locataire souhaite revenir :

  1. Ouvrez son profil dans Customers
  2. Allez dans la section SaaS Tenant
  3. Assignez-lui un nouveau plan ou prolongez son abonnement existant
  4. Son CRM redevient accessible imm�diatement
  5. Si sa base de donn�es existe encore ? toutes ses donn�es sont intactes !

Bonnes pratiques​

Avant l'expiration​

  • Envoyez des emails de rappel avant l'expiration des abonnements
  • Perfex CRM g�re les rappels de factures automatiquement via Setup ? Email Templates

Apr�s l'expiration​

  • Envoyez un email � Nous vous manquons � avec une offre de r�duction
  • Conservez les donn�es au moins 90 jours pour permettre la r�activation
  • Envisagez de contacter personnellement les locataires � forte valeur

Pr�venir le churn​

  • Proposez des plans annuels avec une r�duction (r�duit consid�rablement le churn)
  • Activez le renouvellement automatique lorsque possible
  • Rendez facile pour les locataires de passer � un plan sup�rieur (pas seulement d'annuler)
  • Offrez une excellente assistance et une documentation compl�te (vous lisez ceci, vous �tes sur la bonne voie !)
info

Conseil business : Dans le monde SaaS, il est 5 � 7 fois moins cher de fid�liser un client existant que d'en acqu�rir un nouveau. Investir du temps dans la r�tention (bon support, disponibilit� fiable, fonctionnalit�s utiles) rapporte bien plus que de passer le m�me temps sur l'acquisition.

astuce

Compris le cycle de vie des locataires ? D�couvrez Facturation et abonnements pour g�rer la partie financi�re.