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Konfigurationsschritte

Befolgen Sie diese Schritte, um Ihre persönliche Posteingangsverbindung zum Mailbox-Modul in Perfex CRM einzurichten.

Jeder Mitarbeiter kann nur seine eigene Posteingangsverbindung konfigurieren, die an die für die Anmeldung im Admin-Bereich verwendete E-Mail-Adresse gebunden ist. Aus Sicherheits- und Isolationsgründen stellen Sie sicher, dass jeder Mitarbeiter sein eigenes E-Mail-Konto einrichtet.

Authentifizierungsmethoden​

Das Mailbox-Modul unterstützt zwei Authentifizierungsmethoden:

  1. OAuth2-Authentifizierung (Empfohlen für Gmail und Outlook) - Passwortfreie, sichere Verbindung
  2. Passwort-Authentifizierung - Traditionelle IMAP-passwortbasierte Verbindung

Option A: OAuth2-Authentifizierung (Gmail/Outlook)​

OAuth2 ist die empfohlene Methode für Gmail- und Outlook/Microsoft 365-Konten. Sie bietet sichere, passwortfreie Authentifizierung und wird von vielen modernen E-Mail-Anbietern vorausgesetzt.

Für Gmail-Benutzer​

  1. Admin-Einrichtung (Einmalig, durch Administrator):

    • Gehen Sie zu Setup → Einstellungen → Mailbox-Einstellungen
    • Scrollen Sie zum Bereich OAuth-Einstellungen
    • Geben Sie Ihre Gmail OAuth Client ID und Ihr Client Secret ein
    • Klicken Sie auf Speichern

  2. Mitarbeiter-Einrichtung (Jeder Mitarbeiter):

    • Navigieren Sie zu Mailbox → E-Mails (oder Profil → Mailbox-Konfiguration)
    • Wählen Sie OAuth als Authentifizierungsmethode
    • Klicken Sie auf die Schaltfläche Gmail verbinden
    • Autorisieren Sie die Anwendung im Popup-Fenster
    • Ihr Gmail-Konto wird automatisch verbunden
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Für detaillierte Gmail-OAuth-Einrichtungsanweisungen siehe Gmail OAuth-Einrichtung.

Für Outlook/Microsoft 365-Benutzer​

  1. Admin-Einrichtung (Einmalig, durch Administrator):

    • Gehen Sie zu Setup → Einstellungen → Mailbox-Einstellungen
    • Scrollen Sie zum Bereich OAuth-Einstellungen
    • Geben Sie Ihre Outlook OAuth Client ID, Ihr Client Secret und Ihre Tenant ID ein
    • Klicken Sie auf Speichern

  2. Mitarbeiter-Einrichtung (Jeder Mitarbeiter):

    • Navigieren Sie zu Mailbox → E-Mails (oder Profil → Mailbox-Konfiguration)
    • Wählen Sie OAuth als Authentifizierungsmethode
    • Klicken Sie auf die Schaltfläche Outlook verbinden
    • Autorisieren Sie die Anwendung im Popup-Fenster
    • Ihr Outlook-Konto wird automatisch verbunden
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Für detaillierte Outlook-OAuth-Einrichtungsanweisungen siehe Outlook OAuth-Einrichtung.

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OAuth-Tokens werden automatisch vor Ablauf aktualisiert. Sie müssen nur einmal autorisieren.

Option B: Passwort-Authentifizierung​

Für E-Mail-Anbieter, die OAuth2 nicht unterstützen, oder wenn Sie die passwortbasierte Authentifizierung bevorzugen:

1. E-Mail-Kontoinformationen eingeben​

Navigieren Sie zum Bereich Mailbox-Konfigurationseinstellungen, indem Sie „E-Mails" unter dem Menü „Mailbox" auf der linken Seite auswählen.

Geben Sie den IMAP-Kontobenutzernamen und das Passwort ein, die mit Ihrer E-Mail-Adresse verknüpft sind (z. B. wenn Sie als [email protected] angemeldet sind, richten Sie [email protected] als Ihren Posteingang ein) und fügen Sie optional Ihre Signatur hinzu.

Aus Sicherheitsgründen kann [email protected] keine Verbindung für [email protected] in seinem eigenen CRM-Konto einrichten. Um [email protected] einzurichten, erstellen Sie ein George-Mitarbeiterkonto in Perfex CRM und konfigurieren Sie dann Georges E-Mail-Posteingang innerhalb seines Benutzerprofils. Dies stellt sicher, dass die E-Mail-Kommunikation jedes Mitarbeiters ordnungsgemäß isoliert und sicher mit seinem eigenen Benutzerkonto verknüpft ist.

Nachdem Sie Ihre E-Mail-Kontodaten und (optional) Ihre Signatur eingegeben haben, drücken Sie Speichern, um die Verbindung abzuschließen.

2. IMAP-Serverdetails einrichten​

Sie können IMAP-Einstellungen auf zwei Arten konfigurieren:

Methode 1: IMAP-Konfiguration pro Mitarbeiter (Empfohlen)

Jeder Mitarbeiter kann seine eigenen IMAP-Servereinstellungen konfigurieren:

  1. Navigieren Sie zu Mailbox → E-Mails (oder Profil → Mailbox-Konfiguration)
  2. Scrollen Sie zum Bereich IMAP-Serverkonfiguration
  3. Geben Sie Ihren IMAP-Server ein (z. B. imap.gmail.com)
  4. Wählen Sie die Verschlüsselungsmethode (SSL, TLS oder Keine)
  5. Der IMAP-Port wird automatisch basierend auf der Verschlüsselung aktualisiert (993 für SSL, 143 für TLS)
  6. Konfigurieren Sie die Ordnerzuordnungen:
    • Zu scannender Ordner (normalerweise „INBOX")
    • Gesendete-Ordner (z. B. „Sent", „Sent Items")
    • Entwürfe-Ordner (z. B. „Drafts")
    • Papierkorb-Ordner (z. B. „Trash", „Deleted Items")
    • Spam-Ordner (z. B. „Spam", „Junk")
    • Archiv-Ordner (z. B. „Archive")
  7. Klicken Sie auf Speichern
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Wenn Sie Ordnerzuordnungen leer lassen, versucht das Modul, sie automatisch zu erkennen.

Methode 2: Globale IMAP-Einstellungen (Fallback)

Wenn pro Mitarbeiter keine Einstellungen konfiguriert sind, verwendet das Modul die globalen Einstellungen:

  1. Klicken Sie auf das Setup-Menü von Perfex und suchen Sie den Bereich Einstellungen
  2. Scrollen Sie dann nach unten und finden Sie Mailbox-Einstellungen
  3. Klicken Sie darauf und füllen Sie die erforderlichen Details basierend auf den Einstellungen Ihres E-Mail-Anbieters aus.

Pflichtangaben:

  • IMAP-Server (z. B. imap.gmail.com)
  • Verschlüsselungsmethode (normalerweise SSL)
  • Ordner (Ordner zur Überwachung - normalerweise „Inbox")
  • Prüfintervall (Häufigkeit der E-Mail-Abrufaufgabe, in Minuten)

Sie können optional einige einfache Optionen für den Betrieb des Moduls auf demselben Bildschirm ändern. Stellen Sie sicher, dass Sie die korrekten Einstellungen für Ihren Anbieter verwenden — falsche Details verhindern eine erfolgreiche Verbindung.

3. Persönliche Einstellungen konfigurieren​

Auf Ihrer Mailbox-Konfiguration-Seite können Sie auch konfigurieren:

  • Nur ungelesene E-Mails importieren: Aktivieren, um nur ungelesene E-Mails abzurufen (schnellere Synchronisierung)
  • HTML-Darstellung aktivieren: Aktivieren, um HTML-E-Mails mit Formatierung anzuzeigen
  • Automatisch als gelesen markieren bei Vorschau: E-Mails automatisch als gelesen markieren, wenn sie im Vorschaufenster oder in der Einzelansicht angezeigt werden
  • Lesestatus mit E-Mail-Server synchronisieren: Lesestatus zurück an Ihren IMAP-Server synchronisieren (hält Gmail/Outlook synchron, aber langsamer)
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„Lesestatus mit E-Mail-Server synchronisieren" ist nützlich, wenn Sie möchten, dass Ihr Gmail/Outlook-Posteingang mit Perfex synchronisiert bleibt. Wenn aktiviert, wird das Lesen einer E-Mail in Perfex sie auch auf Ihrem E-Mail-Server als gelesen markieren.

4. Alles eingerichtet!​

Nach dem Speichern Ihrer Einstellungen versucht das Mailbox-Modul, eine Verbindung zu Ihrem Posteingang herzustellen, solange Perfex CRMs Cron-Jobs ordnungsgemäß laufen.

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Sie können überprüfen, ob der Cron funktioniert, indem Sie die Ausführung geplanter Aufgaben oder die Modul-Sync-Aktivität prüfen. Sie können auch die Schaltfläche Manuelle Synchronisierung in Einstellungen → Mailbox-Einstellungen verwenden, um die Verbindung sofort zu testen.

Wichtige Hinweise​

  • Bei der ersten Verbindung werden, wenn Ihr Posteingang eine große Anzahl von ungelesenen E-Mails enthält, alle in das Modul importiert und in Ihrer Perfex-Datenbank gespeichert.
  • Dies ist völlig normal — aber die anfängliche Synchronisierung kann einige Minuten dauern.
  • Wenn Ihr Server begrenzte Ressourcen hat, kann dies zu vorübergehenden Timeouts während des Synchronisierungsprozesses führen. Warten Sie einfach und aktualisieren Sie nach einer Weile.
  • OAuth-Benutzer: Ihre OAuth-Tokens werden automatisch vor Ablauf aktualisiert. Wenn Sie Verbindungsfehler sehen, versuchen Sie, Ihr OAuth-Konto zu trennen und erneut zu verbinden.
  • Passwort-Benutzer: Für Gmail und Outlook müssen Sie möglicherweise ein App-Passwort anstelle Ihres regulären Passworts verwenden, wenn 2FA aktiviert ist. Siehe den Bereich Fehlerbehebung für Details.