Configuration Steps
Perfex CRM の Mailbox モジュールに個人の受信トレイ接続を設定するには、以下の手順に従ってください。
各スタッフは自分の受信トレイ接続のみ設定でき、管理画面へのログインに使用するメールアドレスに紐付けられます。 セキュリティと分離のため、各スタッフが自分のメールアカウントを設定するようにしてください。
Authentication Methods
Mailbox モジュールは 2 つの認証方法をサポートしています:
- OAuth2 Authentication (Gmail と Outlook で推奨) - パスワード不要の安全な接続
- Password Authentication - 従来の IMAP パスワードベースの接続
Option A: OAuth2 Authentication (Gmail/Outlook)
OAuth2 は Gmail と Outlook/Microsoft 365 アカウントで推奨される方法です。安全でパスワード不要の認証を提供し、多くのモダンなメールプロバイダーで必要とされています。
For Gmail Users
-
Admin Setup (1 回限り、管理者が実施):
- Setup → Settings → Mailbox Settings に移動
- OAuth Settings セクションまでスクロール
- Gmail OAuth Client ID と Client Secret を入力
- Save をクリック
-
Staff Setup (各スタッフ):
- Mailbox → Emails (または Profile → Mailbox Config) に移動
- 認証方法として OAuth を選択
- Connect Gmail ボタンをクリック
- ポップアップウィンドウでアプリケーションを承認
- Gmail アカウントが自動的に接続されます
詳細な Gmail OAuth セットアップ手順は Gmail OAuth Setup を参照してください。
For Outlook/Microsoft 365 Users
-
Admin Setup (1 回限り、管理者が実施):
- Setup → Settings → Mailbox Settings に移動
- OAuth Settings セクションまでスクロール
- Outlook OAuth Client ID、Client Secret、Tenant ID を入力
- Save をクリック
-
Staff Setup (各スタッフ):
- Mailbox → Emails (または Profile → Mailbox Config) に移動
- 認証方法として OAuth を選択
- Connect Outlook ボタンをクリック
- ポップアップウィンドウでアプリケーションを承認
- Outlook アカウントが自動的に接続されます
詳細な Outlook OAuth セットアップ手順は Outlook OAuth Setup を参照してください。
OAuth トークンは期限切れ前に自動的に更新されます。1 回承認するだけで済みます。
Option B: Password Authentication
OAuth2 をサポートしていないメールプロバイダー、またはパスワードベースの認証を希望する場合:
1. Enter Your Email Account's Information
左側の「Mailbox」メニューで「Emails」を選択して Mailbox Configuration Settings セクションに移動します。
メールアドレスに関連する IMAP アカウントのユーザー名 と パスワード を入力します（例: [email protected] でログインしている場合は、受信トレイとして [email protected] を設定）。署名を追加することもできます。
セキュリティのため、[email protected] は自分の CRM アカウントで [email protected] の接続を設定できません。[email protected] を設定するには、Perfex CRM で George スタッフアカウントを作成し、そのユーザープロファイルから George のメール受信トレイを設定してください。これにより、各スタッフのメール通信が適切に分離され、各自のユーザーアカウントに安全にリンクされます。
メールアカウントの認証情報と（オプションで）署名を入力した後、Save を押して接続を確定します。
2. Set Up Your IMAP Server Details
IMAP 設定は 2 つの方法で構成できます:
Method 1: Per-Staff IMAP Configuration (Recommended)
各スタッフが自分の IMAP サーバー設定を構成できます:
- Mailbox → Emails (または Profile → Mailbox Config) に移動
- IMAP Server Configuration セクションまでスクロール
- IMAP Server を入力（例:
imap.gmail.com） - Encryption Method (SSL、TLS、または None) を選択
- IMAP Port は暗号化に応じて自動更新（SSL は 993、TLS は 143）
- Folder Mappings を設定:
- Folder to Scan (通常 "INBOX")
- Sent Folder (例: "Sent", "Sent Items")
- Drafts Folder (例: "Drafts")
- Trash Folder (例: "Trash", "Deleted Items")
- Spam Folder (例: "Spam", "Junk")
- Archive Folder (例: "Archive")
- Save をクリック
フォルダマッピングを空のままにすると、モジュールが自動検出を試みます。
Method 2: Global IMAP Settings (Fallback)
スタッフごとの設定がない場合、モジュールはグローバル設定を使用します:
- Perfex の Setup メニューをクリックし、Settings セクションを探す
- 下部の Mailbox Settings に移動
- クリックして、メールプロバイダーの設定に基づいて必要な詳細を入力
必須項目:
- IMAP Server (例:
imap.gmail.com) - Encryption Method (通常 SSL)
- Folder (監視に使用するフォルダ - 通常 "Inbox")
- Check Every (メール取得タスクの頻度、分単位)
同じ画面で、モジュールの操作に使用するいくつかのオプションをオプションで変更できます。プロバイダーに正しい設定を使用してください。誤った詳細では接続できません。
3. Configure Personal Preferences
Mailbox Config ページで以下も設定できます:
- Import Only Unread Emails: 未読メールのみ取得（高速同期）
- Enable HTML Rendering: HTML メールをフォーマット付きで表示
- Auto-mark as Read on Preview: プレビューペインまたは単一ビューで表示時に自動的に既読にする
- Sync Read Status to Email Server: 既読ステータスを IMAP サーバーに同期（Gmail/Outlook と同期を維持、ただし遅くなる）
Gmail/Outlook の受信トレイを Perfex と同期させたい場合は「Sync Read Status to Email Server」が便利です。有効にすると、Perfex でメー ルを読むとメールサーバー上でも既読になります。
4. You're All Set!
設定を保存すると、Perfex CRM の cron ジョブが正常に実行されている限り、Mailbox モジュールが受信トレイへの接続を試みます。
cron が動作しているかは、スケジュールタスクの実行やモジュールの同期アクティビティで確認できます。Settings → Mailbox Settings の Manual Sync ボタンで接続を即座にテストすることもできます。
Important Notes
- 初回接続時、受信トレイに大量の 未読メール がある場合、すべてがモジュールにインポートされ Perfex データベースに保存されます。
- これは正常です。初回同期には数分かかることがあります。
- サーバーリソースが限られている場合、同期中に一時的なタイムアウトが発生する可能性があります。しばらく待ってから更新してください。
- OAuth ユーザー: OAuth トークンは期限切れ前に自動的に更新されます。接続エラーが表示される場合は、OAuth アカウントの切断と再接続を試してください。
- パスワードユーザー: Gmail と Outlook で 2FA が有効な場合、通常のパスワードの代わりに App Password が必要な場合があります。詳細は Troubleshooting を参照してください。