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Pasos de configuración

Sigue estos pasos para configurar tu conexión de buzón personal al módulo Mailbox en Perfex CRM.

Cada miembro del personal solo puede configurar su propia conexión de buzón, que estará vinculada a la dirección de correo usada para iniciar sesión en el área de administración. Por seguridad y aislamiento, asegúrate de que cada miembro configure su propia cuenta de correo.

Métodos de autenticación​

El módulo Mailbox admite dos métodos de autenticación:

  1. Autenticación OAuth2 (recomendada para Gmail y Outlook): conexión segura sin contraseña
  2. Autenticación por contraseña: conexión tradicional basada en contraseña IMAP

Opción A: Autenticación OAuth2 (Gmail/Outlook)​

OAuth2 es el método recomendado para cuentas Gmail y Outlook/Microsoft 365. Proporciona autenticación segura sin contraseña y muchos proveedores modernos lo requieren.

Para usuarios de Gmail​

  1. Configuración del administrador (una sola vez, realizada por el administrador):

    • Ve a Configuración → Ajustes → Ajustes de Mailbox
    • Desplázate a la sección Ajustes OAuth
    • Introduce tu Client ID de OAuth de Gmail y Client Secret
    • Haz clic en Guardar

  2. Configuración del personal (cada miembro):

    • Navega a Mailbox → Emails (o Perfil → Configuración de Mailbox)
    • Selecciona OAuth como método de autenticación
    • Haz clic en el botón Conectar Gmail
    • Autoriza la aplicación en la ventana emergente
    • Tu cuenta de Gmail se conectará automáticamente
tip

Para instrucciones detalladas de configuración OAuth de Gmail, consulta Configuración OAuth de Gmail.

Para usuarios de Outlook/Microsoft 365​

  1. Configuración del administrador (una sola vez, realizada por el administrador):

    • Ve a Configuración → Ajustes → Ajustes de Mailbox
    • Desplázate a la sección Ajustes OAuth
    • Introduce tu Client ID de OAuth de Outlook, Client Secret y Tenant ID
    • Haz clic en Guardar

  2. Configuración del personal (cada miembro):

    • Navega a Mailbox → Emails (o Perfil → Configuración de Mailbox)
    • Selecciona OAuth como método de autenticación
    • Haz clic en el botón Conectar Outlook
    • Autoriza la aplicación en la ventana emergente
    • Tu cuenta de Outlook se conectará automáticamente
tip

Para instrucciones detalladas de configuración OAuth de Outlook, consulta Configuración OAuth de Outlook.

info

Los tokens OAuth se actualizan automáticamente antes de caducar. Solo necesitas autorizar una vez.

Opción B: Autenticación por contraseña​

Para proveedores que no admiten OAuth2, o si prefieres autenticación por contraseña:

1. Introduce la información de tu cuenta de correo​

Navega a la sección Ajustes de configuración de Mailbox seleccionando "Emails" en el menú "Mailbox" de la izquierda.

Introduce el nombre de usuario y contraseña de la cuenta IMAP asociados a tu dirección de correo (por ejemplo, si inicias sesión como [email protected], configura [email protected] como tu buzón) y opcionalmente añade tu firma.

Por seguridad, [email protected] no puede configurar una conexión para [email protected] en su propia cuenta de CRM. Para configurar [email protected], crea una cuenta de personal George en Perfex CRM y luego configura el buzón de correo de George desde su perfil de usuario. Así se garantiza que las comunicaciones de cada miembro estén correctamente aisladas y vinculadas a su propia cuenta.

Tras introducir las credenciales y (opcionalmente) tu firma, pulsa Guardar para finalizar la conexión.

2. Configura los detalles de tu servidor IMAP​

Puedes configurar los ajustes IMAP de dos formas:

Método 1: Configuración IMAP por personal (recomendada)

Cada miembro puede configurar sus propios ajustes de servidor IMAP:

  1. Navega a Mailbox → Emails (o Perfil → Configuración de Mailbox)
  2. Desplázate a la sección Configuración del servidor IMAP
  3. Introduce tu Servidor IMAP (por ejemplo, imap.gmail.com)
  4. Selecciona el Método de cifrado (SSL, TLS o None)
  5. El Puerto IMAP se actualizará automáticamente según el cifrado (993 para SSL, 143 para TLS)
  6. Configura el Mapeo de carpetas:
    • Carpeta a escanear (normalmente "INBOX")
    • Carpeta de enviados (por ejemplo, "Sent", "Sent Items")
    • Carpeta de borradores (por ejemplo, "Drafts")
    • Carpeta de papelera (por ejemplo, "Trash", "Deleted Items")
    • Carpeta de spam (por ejemplo, "Spam", "Junk")
    • Carpeta de archivo (por ejemplo, "Archive")
  7. Haz clic en Guardar
tip

Si dejas el mapeo de carpetas vacío, el módulo intentará detectarlas automáticamente.

Método 2: Ajustes IMAP globales (respaldo)

Si no hay configuración por personal, el módulo usará los ajustes globales:

  1. Haz clic en el menú Configuración de Perfex y localiza la sección Ajustes
  2. Luego ve al final y encuentra Ajustes de Mailbox
  3. Haz clic y completa los datos necesarios según los ajustes de tu proveedor.

Datos obligatorios:

  • Servidor IMAP (por ejemplo, imap.gmail.com)
  • Método de cifrado (normalmente SSL)
  • Carpeta (carpeta usada para monitoreo, normalmente "Inbox")
  • Comprobar cada (frecuencia de la tarea de descarga de correos, en minutos)

Puedes cambiar opcionalmente algunas opciones operativas del módulo en la misma pantalla. Usa los ajustes correctos para tu proveedor; los datos incorrectos impedirán una conexión exitosa.

3. Configura tus preferencias personales​

En tu página Configuración de Mailbox también puedes configurar:

  • Importar solo correos no leídos: Activa para obtener solo correos no leídos (sincronización más rápida)
  • Habilitar renderizado HTML: Activa para mostrar correos HTML con formato
  • Marcar como leído automáticamente al previsualizar: Marca automáticamente los correos como leídos al verlos en el panel de vista previa o vista única
  • Sincronizar estado de lectura con el servidor de correo: Sincroniza el estado de lectura con tu servidor IMAP (mantiene Gmail/Outlook sincronizado, pero más lento)
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"Sincronizar estado de lectura con el servidor de correo" es útil si quieres que tu buzón de Gmail/Outlook permanezca sincronizado con Perfex. Cuando está activado, leer un correo en Perfex lo marcará como leído en tu servidor de correo.

4. ¡Listo!​

Tras guardar tus ajustes, el módulo Mailbox intentará conectar con tu buzón, siempre que las tareas cron de Perfex CRM estén ejecutándose correctamente.

tip

Puedes verificar que el cron funciona comprobando la ejecución de tareas programadas o la actividad de sincronización del módulo. También puedes usar el botón Sincronización manual en Configuración → Ajustes de Mailbox para probar la conexión de inmediato.

Notas importantes​

  • En la primera conexión, si tu buzón contiene muchos correos no leídos, todos se importarán al módulo y se almacenarán en tu base de datos de Perfex.
  • Esto es completamente normal; la sincronización inicial puede tardar unos minutos.
  • Si tu servidor tiene recursos limitados, podría haber tiempos de espera temporales durante la sincronización. Simplemente espera y actualiza después de un rato.
  • Usuarios OAuth: Tus tokens OAuth se actualizan automáticamente antes de caducar. Si ves errores de conexión, intenta desconectar y volver a conectar tu cuenta OAuth.
  • Usuarios con contraseña: Para Gmail y Outlook, puede que necesites usar una contraseña de aplicación en lugar de tu contraseña habitual si tienes 2FA activada. Consulta la sección Solución de problemas para más detalles.