Crear y gestionar reglas de correo
Las reglas de correo te permiten organizar, etiquetar y gestionar correos automáticamente según condiciones específicas. Esta función potente ayuda a mantener el buzón organizado sin esfuerzo manual.
¿Qué son las reglas de correo?
Las reglas de correo son acciones automatizadas que se ejecutan cuando los correos coinciden con ciertas condiciones. Por ejemplo:
- Etiquetar automáticamente correos de remitentes específicos
- Mover correos que contengan ciertas palabras clave a carpetas concretas
- Archivar correos de listas de distribución
- Marcar como importantes correos según patrones en el asunto
Las reglas de correo deben estar activadas en Configuración → Ajustes → Ajustes de Mailbox antes de poder usar esta función.
Acceder a las reglas de correo
- Navega a Mailbox → Rules en el menú principal
- O haz clic en el botón Rules en la interfaz del buzón
Crear una nueva regla
Paso 1: Abrir el editor de reglas
Haz clic en el botón Add Rule (normalmente un icono "+"). Se abrirá el modal del editor de reglas.
Paso 2: Definir el nombre de la regla
Introduce un nombre descriptivo, como "Etiquetar correos de soporte", "Archivar newsletters" o "Marcar correos VIP como importantes".
Paso 3: Configurar condiciones
Las condiciones determinan cuándo se aplica la regla. Puedes añadir varias condiciones.
Tipos de condiciones disponibles:
| Condición | Descripción |
|---|---|
| From | El remitente coincide con una dirección o dominio específico |
| Subject | La línea de asunto contiene texto específico |
| Body | El cuerpo del correo contiene texto específico |
| To | El correo se envía a una dirección específica |
| Has Attachment | El correo tiene adjuntos (sí/no) |
| Tag | El correo tiene una etiqueta específica |
| Read Status | El correo está leído/no leído |
Lógica de condiciones:
- Todas las condiciones deben coincidir (AND): La regla solo se aplica si todas son verdaderas
- Cualquier condición coincide (OR): La regla se aplica si alguna es verdadera
Paso 4: Definir acciones
Las acciones especifican qué ocurre cuando se cumplen las condiciones. Puedes añadir varias acciones.
Acciones disponibles:
| Acción | Descripción |
|---|---|
| Add Tag | Asignar una etiqueta al correo |
| Remove Tag | Quitar una etiqueta del correo |
| Move to Folder | Mover el correo a una carpeta (Archive, Trash, etc.) |
| Mark as Important | Marcar el correo como importante |
| Mark as Read/Unread | Cambiar el estado de lectura |
| Star/Unstar | Añadir o quitar estrella |
| Delete | Eliminar el correo (¡usar con precaución!) |
Paso 5: Establecer orden de la regla
Las reglas se procesan en orden. Números más bajos = mayor prioridad (se procesan primero).
Paso 6: Activar/desactivar y guardar
Activa o desactiva la regla y haz clic en Save. La regla empezará a procesar inmediatamente los correos que coincidan.
Ejemplos de reglas
Ejemplo 1: Etiquetar correos de soporte
| Ajuste | Valor |
|---|---|
| Name | Tag Support Emails |
| Conditions | From contains: support@ OR Subject contains: support ticket |
| Actions | Add Tag: "Support" |
| Order | 1 |
Resultado: Todos los correos de direcciones de soporte o con "support ticket" en el asunto se etiquetan automáticamente como "Support".
Ejemplo 2: Archivar newsletters
| Ajuste | Valor |
|---|---|
| Name | Archive Newsletters |
| Conditions | From contains: newsletter@ OR Subject contains: newsletter OR Subject contains: unsubscribe |
| Actions | Move to Folder: "Archive", Mark as Read: Yes |
| Order | 2 |
Resultado: Los correos de newsletters se archivan automáticamente y se marcan como leídos.
Ejemplo 3: Marcar correos VIP como importantes
| Ajuste | Valor |
|---|---|
| Name | VIP Emails |
| Conditions | From contains: [email protected] OR From contains: [email protected] OR Subject contains: [URGENT] |
| Actions | Mark as Important: Yes, Add Tag: "VIP" |
| Order | 1 |
Resultado: Los correos de remitentes VIP o con asuntos urgentes se marcan automáticamente como importantes y se etiquetan.
Gestionar reglas
Editar reglas
- Navega a Mailbox → Rules
- Haz clic en el botón Edit (icono de lápiz) en la regla
- Modifica condiciones, acciones o ajustes
- Haz clic en Save
Eliminar reglas
- Navega a Mailbox → Rules
- Haz clic en el botón Delete (icono de papelera)
- Confirma la eliminación
Eliminar una regla es permanente y no se puede deshacer.
Reordenar reglas
Las reglas se procesan en orden. Usa los controles de arrastrar y soltar o edita el número de orden. Las reglas con números de orden más bajos se procesan primero.
¡El orden importa! Si varias reglas coinciden con el mismo correo, todas se aplicarán en orden.
Probar reglas
- Crea o edita la regla y guárdala
- Envía un correo de prueba que coincida con las condiciones de la regla
- Comprueba si las acciones se aplicaron correctamente
- Revisa el registro de actividad para mensajes de ejecución de reglas
Mejores prácticas
- Empieza simple - Comienza con reglas básicas y añade complejidad según necesites
- Prueba primero - Prueba las reglas con pocos correos antes de aplicarlas ampliamente
- Usa nombres descriptivos - Nombra las reglas claramente para recordar su propósito
- El orden importa - Coloca reglas más específicas antes que las generales
- Revisa periódicamente - Revisa y actualiza las reglas según cambien las necesidades
- Ten cuidado con Delete - Evita la acción "Delete" salvo que sea absolutamente necesario
- Combina condiciones - Usa varias condiciones para hacer las reglas más precisas
Problemas comunes
La regla no funciona:
- Verifica que la regla esté activada
- Comprueba la lógica de condiciones (AND vs OR) y la ortografía
- Revisa el orden de las reglas
- Asegúrate de que la función Email Rules esté activada en Ajustes
Se aplican demasiadas reglas:
- Revisa el orden y las condiciones; las reglas más específicas deben tener números de orden más bajos
Las reglas se procesan lentamente:
- Reduce el número de reglas o simplifica las condiciones