E-posta Kuralları Oluşturma ve Yönetme

Email Rules, belirli koşullara göre e-postaları otomatik olarak düzenlemenize, etiketlemenize ve yönetmenize olanak tanır. Bu güçlü özellik, manuel çaba harcamadan düzenli bir gelen kutusu sürdürmenize yardımcı olur.

Email Rules Nedir?

Email Rules, e-postalar belirli koşullarla eşleştiğinde çalışan otomatik eylemlerdir. Örneğin:

• Belirli göndericilerden gelen e-postalara otomatik etiket ekleyin
• Belirli anahtar kelimeler içeren e-postaları belirli klasörlere taşıyın
• Posta listelerinden gelen e-postaları arşivleyin
• Konu kalıplarına göre önemli e-postaları işaretleyin

Önkoşul

Bu özelliği kullanmadan önce Setup → Settings → Mailbox Settings içinde Email Rules etkinleştirilmelidir.

---

Email Rules'a Erişim

1. Ana menüde Mailbox → Rules bölümüne gidin
2. Veya posta kutusu arayüzündeki Rules düğmesine tıklayın

---

Yeni Kural Oluşturma

Adım 1: Kural Düzenleyiciyi Açın

Add Rule düğmesine (genellikle "+" simgesi) tıklayın. Kural düzenleyici modalı açılacaktır.

Adım 2: Kural Adını Belirleyin

"Tag Support Emails", "Archive Newsletters" veya "Mark VIP Emails as Important" gibi açıklayıcı bir ad girin.

Adım 3: Koşulları Ayarlayın

Koşullar kuralın ne zaman uygulanacağını belirler. Birden fazla koşul ekleyebilirsiniz.

Mevcut Koşul Türleri:

Condition	Description
From	E-posta göndericisi belirli adres veya domaine eşleşir
Subject	Konu satırı belirli metni içerir
Body	E-posta gövdesi belirli metni içerir
To	E-posta belirli adrese gönderilir
Has Attachment	E-postada ekler var (evet/hayır)
Tag	E-postada belirli etiket var
Read Status	E-posta okundu/okunmadı

Koşul Mantığı:

• Tüm koşullar eşleşmeli (AND): Kural yalnızca tüm koşullar doğru olduğunda uygulanır
• Herhangi bir koşul eşleşir (OR): Herhangi bir koşul doğru olduğunda kural uygulanır

Adım 4: Eylemleri Belirleyin

Eylemler koşullar karşılandığında ne olacağını belirtir. Birden fazla eylem ekleyebilirsiniz.

Mevcut Eylemler:

Action	Description
Add Tag	E-postaya etiket atayın
Remove Tag	E-postadan etiketi kaldırın
Move to Folder	E-postayı belirli klasöre taşıyın (Archive, Trash vb.)
Mark as Important	E-postayı önemli olarak işaretleyin
Mark as Read/Unread	Okunma durumunu değiştirin
Star/Unstar	Yıldız ekleyin veya kaldırın
Delete	E-postayı silin (dikkatli kullanın!)

Adım 5: Kural Sırasını Ayarlayın

Kurallar sırayla işlenir. Daha düşük numaralar = daha yüksek öncelik (önce işlenir).

Adım 6: Etkinleştir/Devre Dışı Bırak ve Kaydet

Kuralı açıp kapatın ve Save tıklayın. Kural hemen yeni eşleşen e-postaları işlemeye başlayacaktır.

---

Örnek Kurallar

Örnek 1: Destek E-postalarına Etiket

Setting	Value
Name	Tag Support Emails
Conditions	From contains: support@ OR Subject contains: support ticket
Actions	Add Tag: "Support"
Order	1

Sonuç: Destek adreslerinden gelen veya konuda "support ticket" içeren tüm e-postalar otomatik olarak "Support" etiketi alır.

Örnek 2: Bültenleri Arşivle

Setting	Value
Name	Archive Newsletters
Conditions	From contains: newsletter@ OR Subject contains: newsletter OR Subject contains: unsubscribe
Actions	Move to Folder: "Archive", Mark as Read: Yes
Order	2

Sonuç: Bülten e-postaları otomatik olarak arşivlenir ve okundu olarak işaretlenir.

Örnek 3: VIP E-postalarını Önemli Olarak İşaretle

Setting	Value
Name	VIP Emails
Conditions	From contains: [email protected] OR From contains: [email protected] OR Subject contains: [URGENT]
Actions	Mark as Important: Yes, Add Tag: "VIP"
Order	1

Sonuç: VIP göndericilerden veya acil konulu e-postalar otomatik olarak önemli olarak işaretlenir ve etiketlenir.

---

Kuralları Yönetme

Kuralları Düzenleme

1. Mailbox → Rules bölümüne gidin
2. Kuraldaki Edit düğmesine (kalem simgesi) tıklayın
3. Koşulları, eylemleri veya ayarları değiştirin
4. Save tıklayın

Kuralları Silme

1. Mailbox → Rules bölümüne gidin
2. Delete düğmesine (çöp kutusu simgesi) tıklayın
3. Silmeyi onaylayın

uyarı

Bir kuralı silmek kalıcıdır ve geri alınamaz.

Kuralları Yeniden Sıralama

Kurallar sırayla işlenir. Sürükle-bırak tutamaçlarını kullanın veya kuralın sıra numarasını düzenleyin. Daha düşük sıra numaralı kurallar önce işlenir.

bilgi

Sıra önemlidir! Birden fazla kural aynı e-postayla eşleşirse, hepsi sırayla uygulanır.

---

Kuralları Test Etme

1. Kuralı oluşturun veya düzenleyin ve kaydedin
2. Kuralın koşullarına uyan bir test e-postası gönderin
3. Eylemlerin doğru uygulanıp uygulanmadığını kontrol edin
4. Kural yürütme mesajları için Activity Log'u inceleyin

---

En İyi Uygulamalar

1. Basit Başlayın — Temel kurallarla başlayın ve gerektikçe karmaşıklık ekleyin
2. Önce Test Edin — Geniş kapsamda uygulamadan önce birkaç e-postayla kuralları test edin
3. Açıklayıcı İsimler Kullanın — Amaçlarını hatırlamak için kurallara net isimler verin
4. Sıra Önemlidir — Daha spesifik kuralları genel olanlardan önce yerleştirin
5. Düzenli İnceleyin — İhtiyaçlar değiştikçe kuralları periyodik olarak inceleyin ve güncelleyin
6. Silme Konusunda Dikkatli Olun — Kesinlikle gerekli olmadıkça "Delete" eylemini kullanmaktan kaçının
7. Koşulları Birleştirin — Kuralları daha kesin yapmak için birden fazla koşul kullanın

---

Yaygın Sorunlar

Kural Çalışmıyor:

• Kuralın etkin olduğunu doğrulayın
• Koşul mantığını (AND vs OR) ve yazımı kontrol edin
• Kural sırasını gözden geçirin
• Settings'de Email Rules özelliğinin etkin olduğundan emin olun

Çok Fazla Kural Uygulanıyor:

• Kural sırasını ve koşullarını gözden geçirin — daha spesifik kurallar daha düşük sıra numarasına sahip olmalı

Kurallar Yavaş İşleniyor:

• Kural sayısını azaltın veya koşulları sadeleştirin