إنشاء وإدارة قواعد البريد
تسمح لك قواعد البريد الإلكتروني بتنظيم وتسمية وإدارة البريد تلقائيًا بناءً على شروط محددة. تساعدك هذه الميزة القوية على الحفاظ على صندوق وارد منظم بجهد يدوي أقل.
ما هي قواعد البريد؟
قواعد البريد الإلكتروني هي إجراءات تلقائية تُنفذ عند تطابق البريد مع شروط معينة. على سبيل المثال:
- وضع علامات تلقائياً على البريد من مرسلين محددين
- نقل البريد الذي يحتوي كلمات معينة إلى مجلدات محددة
- أرشفة البريد من القوائم البريدية
- تحديد البريد المهم بناءً على أنماط الموضوع
يجب تفعيل قواعد البريد في Setup → Settings → Mailbox Settings قبل استخدام هذه الميزة.
الوصول إلى قواعد البريد
- انتقل إلى Mailbox → Rules في القائمة الرئيسية
- أو انقر زر Rules في واجهة البريد
إنشاء قاعدة جديدة
الخطوة 1: فتح محرر القاعدة
انقر زر Add Rule (عادةً أيقونة "+"). سيفتح نافذة محرر القاعدة المنبثقة.
الخطوة 2: تحديد اسم القاعدة
أدخل اسمًا وصفيًا، مثل "Tag Support Emails" أو "Archive Newsletters" أو "Mark VIP Emails as Important".
الخطوة 3: ضبط الشروط
تحدد الشروط متى تُطبّق القاعدة. يمكنك إضافة شروط متعددة.
أنواع الشروط المتاحة:
| الشرط | الوصف |
|---|---|
| From | تطابق مرسل البريد مع عنوان أو نطاق محدد |
| Subject | سطر الموضوع يحتوي نصًا محددًا |
| Body | محتوى البريد يحتوي نصًا محددًا |
| To | البريد يُرسل لعنوان محدد |
| Has Attachment | البريد يحتوي مرفقات (نعم/لا) |
| Tag | البريد يحتوي علامة محددة |
| Read Status | البريد مقروء/غير مقروء |
منطق الشروط:
- يجب أن تتطابق جميع الشروط (AND): تُطبّق القاعدة فقط إذا كانت جميع الشروط صحيحة
- أي شرط يتطابق (OR): تُطبّق القاعدة إذا كان أي شرط صحيحًا
الخطوة 4: تحديد الإجراءات
تحدد الإجراءات ما يحدث عند تطابق الشروط. يمكنك إضافة إجراءات متعددة.
الإجراءات المتاحة:
| الإجراء | الوصف |
|---|---|
| Add Tag | تعيين علامة للبريد |
| Remove Tag | إزالة علامة من البريد |
| Move to Folder | نقل البريد إلى مجلد محدد (Archive، Trash، إلخ.) |
| Mark as Important | تحديد البريد كمهم |
| Mark as Read/Unread | تغيير حالة القراءة |
| Star/Unstar | إضافة أو إزالة نجمة |
| Delete | حذف البريد (استخدم بحذر!) |
الخطوة 5: ضبط ترتيب القاعدة
تُعالج ال قواعد بالترتيب. الأرقام الأقل = أولوية أعلى (تُعالج أولاً).
الخطوة 6: التفعيل/التعطيل والحفظ
قم بتبديل القاعدة تشغيل/إيقاف وانقر Save. ستبدأ القاعدة فورًا معالجة البريد الجديد المطابق.
أمثلة على القواعد
مثال 1: وضع علامات على بريد الدعم
| الإعداد | القيمة |
|---|---|
| Name | Tag Support Emails |
| Conditions | From contains: support@ OR Subject contains: support ticket |
| Actions | Add Tag: "Support" |
| Order | 1 |
النتيجة: يتم وضع علامة "Support" تلقائيًا على جميع البريد من عناوين الدعم أو الذي يحتوي "support ticket" في الموضوع.
مثال 2: أرشفة النشرات الإخبارية
| الإعداد | القيمة |
|---|---|
| Name | Archive Newsletters |
| Conditions | From contains: newsletter@ OR Subject contains: newsletter OR Subject contains: unsubscribe |
| Actions | Move to Folder: "Archive", Mark as Read: Yes |
| Order | 2 |
النتيجة: يتم أرشفة النشرات الإخبارية تلقائيًا وتحديدها كمقروءة.
مثال 3: تحديد بريد VIP كمهم
| الإعداد | القيمة |
|---|---|
| Name | VIP Emails |
| Conditions | From contains: [email protected] OR From contains: [email protected] OR Subject contains: [URGENT] |
| Actions | Mark as Important: Yes, Add Tag: "VIP" |
| Order | 1 |
النتيجة: يتم تحديد البريد من مرسلين VIP أو موضوعات عاجلة كمهم ووضع علامة تلقائيًا.
إدارة القواعد
تحرير القواعد
- انتقل إلى Mailbox → Rules
- انقر زر Edit (أيقونة القلم) على القاعدة
- عدّل الشروط أو الإجراءات أو الإعدادات
- انقر Save
حذف القواعد
- انتقل إلى Mailbox → Rules
- انقر زر Delete (أيقون ة سلة المهملات)
- أكد الحذف
حذف القاعدة دائم ولا يمكن التراجع عنه.
إعادة ترتيب القواعد
تُعالج القواعد بالترتيب. استخدم مقابض السحب والإفلات أو عدّل رقم ترتيب القاعدة. القواعد ذات الأرقام الأقل تُعالج أولاً.
الترتيب مهم! إذا تطابقت عدة قواعد مع نفس البريد، ستُطبّق جميعها بالترتيب.
اختبار القواعد
- أنشئ أو عدّل القاعدة واحفظها
- أرسل بريداً اختبارياً يطابق شروط القاعدة
- تحقق من تطبيق الإجراءات بشكل صحيح
- راجع سجل النشاط لرسائل تنفيذ القاعدة
أفضل الممارسات
- ابدأ بسيطًا - ابدأ بقواعد أساسية وأضف التعقيد عند الحاجة
- اختبر أولاً - اختبر القواعد مع بضع رسائل قبل التطبيق على نطاق واسع
- استخدم أسماء وصفيّة - سمّ القواعد بوضوح لتذكر أغراضها
- الترتيب مهم - ضع القواعد الأكثر تحديدًا قبل العامة
- راجع دوريًا - راجع وحدّث القواعد دوريًا مع تغيّر الاحتياجات
- احذر عند الحذف - تجنب استخدام إجراء "Delete" ما لم يكن ضروريًا
- دمج الشروط - استخدم شروطًا متعددة لجعل القواعد أكثر دقة
المشاكل الشائعة
القاعدة لا تعمل:
- تحقق من تفعيل القاعدة
- تأكد من منطق الشروط (AND مقابل OR) وتهجئة الشروط
- راجع ترتيب القاعدة
- تأكد من تفعيل ميزة Email Rules في Settings
تطبيق قواعد كثيرة:
- راجع ترتيب القواعد والشروط - القواعد الأكثر تحديدًا يجب أن تكون أرقامًا أقل
معالجة القواعد ببطء:
- قلّل عدد القواعد أو بسّط الشروط