Создание и управление правилами для писем
Email Rules позволяют автоматически организовывать, тегировать и управлять письмами на основе определённых условий. Эта мощная функция помогает поддерживать организованную входящую без ручных усилий.
Что такое Email Rules?
Email Rules — это автоматические действия, выполняемые при совпадении писем с определёнными условиями. Например:
- Автоматически тегировать письма от определённых отправителей
- Перемещать письма с определёнными ключевыми словами в указанные папки
- Архивировать письма из рассылок
- Отмечать важные письма по шаблонам темы
Email Rules должны быть включены в Setup → Settings → Mailbox Settings перед использованием этой функции.
Доступ к Email Rules
- Перейдите в Mailbox → Rules в главном меню
- Или нажмите кнопку Rules в интерфейсе почты
Создание нового правила
Шаг 1: Открыть редактор правил
Нажмите кнопку Add Rule (обычно значок «+»). Откроется модальное окно редактора правил.
Шаг 2: Определить имя правила
Введите описательное имя, например «Tag Support Emails», «Archive Newsletters» или «Mark VIP Emails as Important».
Шаг 3: Установить условия
Условия определяют, когда правило применяется. Можно добавить несколько условий.
Доступные типы условий:
| Condition | Description |
|---|---|
| From | Отправитель письма совпадает с указанным адресом или доменом |
| Subject | Тема содержит указанный текст |
| Body | Тело письма содержит указанный текст |
| To | Письмо отправлено на указанный адрес |
| Has Attachment | Письмо с вложениями (да/нет) |
| Tag | Письмо имеет указанный тег |
| Read Status | Письмо прочитано/непрочитано |
Логика условий:
- Все условия должны совпадать (AND): правило применяется только если все условия истинны
- Любое условие совпадает (OR): правило применяется если истинно любое условие
Шаг 4: Определить действия
Действия указывают, что происходит при выполнении условий. Можно добавить несколько действий.
Доступные действия:
| Action | Description |
|---|---|
| Add Tag | Назначить тег письму |
| Remove Tag | Удалить тег с письма |
| Move to Folder | Переместить письмо в указанную папку (Archive, Trash и т.д.) |
| Mark as Important | Отметить письмо как важное |
| Mark as Read/Unread | Изменить статус прочтения |
| Star/Unstar | Добавить или убрать звёздочку |
| Delete | Удалить письмо (используйте с осторожностью!) |
Шаг 5: Установить порядок правил
Правила обрабатываются по порядку. Меньшие номера = выше приоритет (обрабатываются первыми).
Шаг 6: Включить/выключить и сохранить
Переключите правило вкл/выкл и нажмите Save. Правило сразу начнёт обрабатывать новые подходящие письма.
Примеры правил
Пример 1: Тегирование писем поддержки
| Setting | Value |
|---|---|
| Name | Tag Support Emails |
| Conditions | From contains: support@ OR Subject contains: support ticket |
| Actions | Add Tag: "Support" |
| Order | 1 |
Результат: Все письма от адресов поддержки или с «support ticket» в теме автоматически получают тег «Support».
Пример 2: Архивирование рассылок
| Setting | Value |
|---|---|
| Name | Archive Newsletters |
| Conditions | From contains: newsletter@ OR Subject contains: newsletter OR Subject contains: unsubscribe |
| Actions | Move to Folder: "Archive", Mark as Read: Yes |
| Order | 2 |
Результат: Письма рассылок автоматически архивируются и помечаются как прочитанные.
Пример 3: Отметка VIP-писем как важных
| Setting | Value |
|---|---|
| Name | VIP Emails |
| Conditions | From contains: [email protected] OR From contains: [email protected] OR Subject contains: [URGENT] |
| Actions | Mark as Important: Yes, Add Tag: "VIP" |
| Order | 1 |
Результат: Письма от VIP-отправителей или с срочными темами автоматически отмечаются как важные и тегируются.
Управление правилами
Редактирование правил
- Перейдите в Mailbox → Rules
- Нажмите кнопку Edit (значок карандаша) у правила
- Измените условия, действия или настройки
- Нажмите Save
Удаление правил
- Перейдите в Mailbox → Rules
- Нажмите кнопку Delete (значок корзины)
- Подтвердите удаление
Удаление правила необратимо.
Изменение порядка правил
Правила обрабатываются по порядку. Используйте маркеры перетаскивания или измените номер порядка правила. Правила с меньшими номерами обрабатываются первыми.
Порядок важен! Если несколько правил подходят к одному письму, они все применяются по порядку.
Тестирование правил
- Создайте или отредактируйте правило и сохраните
- Отправьте тестовое письмо, соответствующее условиям правила
- Проверьте, были ли применены действия
- Просмотрите журнал активности для сообщений о выполнении правил
Рекомендации
- Начните с простого — начните с базовых правил и добавляйте сложность по необходимости
- Сначала тестируйте — проверяйте правила на нескольких письмах перед широким применением
- Используйте описательные имена — называйте правила понятно, чтобы помнить их назначение
- Порядок важен — размещайте более конкретные правила перед общими
- Регулярно проверяйте — периодически просматривайте и обновляйте правила по мере изменения потребностей
- Осторожно с удалением — избегайте действия «Delete», если это не абсолютно необходимо
- Комбинируйте условия — используйте несколько условий для более точных правил
Частые проблемы
Правило не работает:
- Проверьте, что правило включено
- Проверьте логику условий (AND vs OR) и орфографию
- Проверьте порядок правил
- Убедитесь, что функция Email Rules вкл ючена в Settings
Применяется слишком много правил:
- Проверьте порядок и условия правил — у более конкретных правил должны быть меньшие номера порядка
Медленная обработка правил:
- Уменьшите количество правил или упростите условия