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メールルールの作成と管理

Email Rulesでは、特定の条件に基づいてメールを自動的に整理、タグ付け、管理できます。この強力な機能により、手動操作なしで整理された受信トレイを維持できます。

Email Rulesとは​

Email Rulesは、メールが特定の条件に一致したときに実行される自動アクションです。例：

  • 特定の送信者からのメールに自動でタグを付ける
  • 特定のキーワードを含むメールを特定のフォルダに移動する
  • メーリングリストからのメールをアーカイブする
  • 件名パターンに基づいて重要なメールをマークする
前提条件

この機能を使用する前に、Setup → Settings → Mailbox Settings でEmail Rulesを有効にする必要があります。

Email Rulesへのアクセス​

  1. メインメニューで Mailbox → Rules に移動
  2. またはメールボックスインターフェースの Rules ボタンをクリック

新しいルールの作成​

ステップ1: ルールエディターを開く​

Add Rule ボタン（通常は「+」アイコン）をクリック。ルールエディターモーダルが開きます。

ステップ2: ルール名を定義​

「Tag Support Emails」「Archive Newsletters」「Mark VIP Emails as Important」など、わかりやすい名前を入力します。

ステップ3: 条件を設定​

条件はルールが適用されるタイミングを決定します。複数の条件を追加できます。

利用可能な条件タイプ：

ConditionDescription
Fromメール送信者が特定のアドレスまたはドメインに一致
Subject件名に特定のテキストが含まれる
Body本文に特定のテキストが含まれる
Toメールが特定のアドレスに送信されている
Has Attachmentメールに添付ファイルがある（はい/いいえ）
Tagメールに特定のタグがある
Read Statusメールが既読/未読

条件ロジック：

  • すべての条件が一致する必要がある（AND）：すべての条件が真の場合にのみルールが適用される
  • いずれかの条件が一致（OR）：いずれかの条件が真の場合にルールが適用される

ステップ4: アクションを定義​

アクションは条件が満たされたときに発生することを指定します。複数のアクションを追加できます。

利用可能なアクション：

ActionDescription
Add Tagメールにタグを割り当てる
Remove Tagメールからタグを削除する
Move to Folderメールを特定のフォルダ（Archive、Trashなど）に移動する
Mark as Importantメールを重要としてマークする
Mark as Read/Unread既読状態を変更する
Star/Unstarスターを追加または削除する
Deleteメールを削除する（注意して使用！）

ステップ5: ルール順序を設定​

ルールは順番に処理されます。小さい番号 = 高い優先度（先に処理）。

ステップ6: 有効/無効の切り替えと保存​

ルールのオン/オフを切り替えて Save をクリック。ルールはすぐに新しい一致するメールの処理を開始します。

ルール例​

例1: サポートメールにタグを付ける​

SettingValue
NameTag Support Emails
ConditionsFrom contains: support@ OR Subject contains: support ticket
ActionsAdd Tag: "Support"
Order1

結果： サポートアドレスからのメール、または件名に「support ticket」を含むメールはすべて自動的に「Support」タグが付けられます。

例2: ニュースレターをアーカイブ​

SettingValue
NameArchive Newsletters
ConditionsFrom contains: newsletter@ OR Subject contains: newsletter OR Subject contains: unsubscribe
ActionsMove to Folder: "Archive", Mark as Read: Yes
Order2

結果： ニュースレターのメールは自動的にアーカイブされ、既読としてマークされます。

例3: VIPメールを重要としてマーク​

SettingValue
NameVIP Emails
ConditionsFrom contains: [email protected] OR From contains: [email protected] OR Subject contains: [URGENT]
ActionsMark as Important: Yes, Add Tag: "VIP"
Order1

結果： VIP送信者からのメール、または緊急の件名を持つメールは自動的に重要としてマークされ、タグが付けられます。

ルールの管理​

ルールの編集​

  1. Mailbox → Rules に移動
  2. ルールの Edit ボタン（鉛筆アイコン）をクリック
  3. 条件、アクション、または設定を変更
  4. Save をクリック

ルールの削除​

  1. Mailbox → Rules に移動
  2. Delete ボタン（ゴミ箱アイコン）をクリック
  3. 削除を確認
警告

ルールの削除は永続的で、元に戻せません。

ルールの並べ替え​

ルールは順番に処理されます。ドラッグアンドドロップハンドルを使用するか、ルールの順序番号を編集します。小さい順序番号のルールが先に処理されます。

備考

順序が重要です！複数のルールが同じメールに一致する場合、順番にすべて適用されます。

ルールのテスト​

  1. ルールを作成または編集して保存
  2. ルールの条件に一致するテストメールを送信
  3. アクションが正しく適用されたか確認
  4. Activity Logでルール実行メッセージを確認

ベストプラクティス​

  1. シンプルに始める — 基本的なルールから始め、必要に応じて複雑さを追加
  2. まずテスト — 広く適用する前に少数のメールでルールをテスト
  3. わかりやすい名前を使用 — 目的を覚えられるようルールに明確な名前を付ける
  4. 順序が重要 — より具体的なルールを一般的なルールより前に配置
  5. 定期的に確認 — ニーズの変化に応じて定期的にルールを確認・更新
  6. 削除に注意 — 絶対に必要な場合意外は「Delete」アクションを避ける
  7. 条件を組み合わせる — 複数の条件を使用してルールをより正確にする

よくある問題​

ルールが動作しない：

  • ルールが有効か確認
  • 条件ロジック（AND vs OR）とスペルを確認
  • ルールの順序を確認
  • SettingsでEmail Rules機能が有効か確認

適用されるルールが多すぎる：

  • ルールの順序と条件を確認 — より具体的なルールには小さい順序番号を設定

ルールの処理が遅い：

  • ルールの数を減らすか、条件を簡略化する