Ana içeriğe geç

Configuration Steps

Perfex CRM'deki Mailbox modülüne kişisel gelen kutusu bağlantınızı kurmak için bu adımları izleyin.

Her personel üyesi yalnızca kendi gelen kutusu bağlantısını yapılandırabilir ve bu, admin alanına girişte kullanılan e-posta adresine bağlıdır. Güvenlik ve izolasyon amacıyla her personel üyesinin kendi e-posta hesabını kurduğundan emin olun.

Authentication Methods​

Mailbox modülü iki kimlik doğrulama yöntemini destekler:

  1. OAuth2 Authentication (Gmail ve Outlook için önerilen) - Parolasız, güvenli bağlantı
  2. Password Authentication - Geleneksel IMAP parola tabanlı bağlantı

Option A: OAuth2 Authentication (Gmail/Outlook)​

OAuth2, Gmail ve Outlook/Microsoft 365 hesapları için önerilen yöntemdir. Güvenli, parolasız kimlik doğrulama sağlar ve birçok modern e-posta sağlayıcısı tarafından gerektirilir.

For Gmail Users​

  1. Admin Setup (Bir kez, yönetici tarafından):

    • Setup → Settings → Mailbox Settings'e gidin
    • OAuth Settings bölümüne kaydırın
    • Gmail OAuth Client ID ve Client Secret girin
    • Save'e tıklayın

  2. Staff Setup (Her personel üyesi):

    • Mailbox → Emails (veya Profile → Mailbox Config)'e gidin
    • Kimlik doğrulama yöntemi olarak OAuth seçin
    • Connect Gmail düğmesine tıklayın
    • Açılır pencerede uygulamayı yetkilendirin
    • Gmail hesabınız otomatik olarak bağlanacaktır
ipucu

Detaylı Gmail OAuth kurulum talimatları için Gmail OAuth Setup bölümüne bakın.

For Outlook/Microsoft 365 Users​

  1. Admin Setup (Bir kez, yönetici tarafından):

    • Setup → Settings → Mailbox Settings'e gidin
    • OAuth Settings bölümüne kaydırın
    • Outlook OAuth Client ID, Client Secret ve Tenant ID girin
    • Save'e tıklayın

  2. Staff Setup (Her personel üyesi):

    • Mailbox → Emails (veya Profile → Mailbox Config)'e gidin
    • Kimlik doğrulama yöntemi olarak OAuth seçin
    • Connect Outlook düğmesine tıklayın
    • Açılır pencerede uygulamayı yetkilendirin
    • Outlook hesabınız otomatik olarak bağlanacaktır
ipucu

Detaylı Outlook OAuth kurulum talimatları için Outlook OAuth Setup bölümüne bakın.

bilgi

OAuth tokenleri süre dolmadan önce otomatik olarak yenilenir. Yalnızca bir kez yetkilendirmeniz yeterlidir.

Option B: Password Authentication​

OAuth2 desteklemeyen e-posta sağlayıcıları veya parola tabanlı kimlik doğrulamayı tercih ediyorsanız:

1. Enter Your Email Account's Information​

Soldaki "Mailbox" menüsünde "Emails" seçerek Mailbox Configuration Settings bölümüne gidin.

E-posta adresinizle ilişkili IMAP hesap kullanıcı adı ve parola girin (örn. [email protected] olarak giriş yaptıysanız, gelen kutusu olarak [email protected] ayarlayın) ve isteğe bağlı olarak imzanızı ekleyin.

Güvenlik nedeniyle [email protected], kendi CRM hesabında [email protected] için bağlantı kuramaz. [email protected] kurmak için Perfex CRM'de George personel hesabı oluşturun ve ardından George'un kullanıcı profili üzerinden e-posta gelen kutusunu yapılandırın. Bu, her personel üyesinin e-posta iletişimlerinin uygun şekilde izole edilmesini ve kendi hesabına güvenli bağlanmasını sağlar.

E-posta hesap bilgilerinizi ve (isteğe bağlı) imzanızı girdikten sonra bağlantıyı tamamlamak için Save'e basın.

2. Set Up Your IMAP Server Details​

IMAP ayarlarını iki şekilde yapılandırabilirsiniz:

Method 1: Per-Staff IMAP Configuration (Recommended)

Her personel üyesi kendi IMAP sunucu ayarlarını yapılandırabilir:

  1. Mailbox → Emails (veya Profile → Mailbox Config)'e gidin
  2. IMAP Server Configuration bölümüne kaydırın
  3. IMAP Server girin (örn. imap.gmail.com)
  4. Encryption Method (SSL, TLS veya None) seçin
  5. IMAP Port şifrelemeye göre otomatik güncellenir (SSL için 993, TLS için 143)
  6. Folder Mappings yapılandırın:
    • Folder to Scan (genellikle "INBOX")
    • Sent Folder (örn. "Sent", "Sent Items")
    • Drafts Folder (örn. "Drafts")
    • Trash Folder (örn. "Trash", "Deleted Items")
    • Spam Folder (örn. "Spam", "Junk")
    • Archive Folder (örn. "Archive")
  7. Save'e tıklayın
ipucu

Klasör eşlemelerini boş bırakırsanız, modül bunları otomatik algılamaya çalışacaktır.

Method 2: Global IMAP Settings (Fallback)

Personel bazlı ayarlar yapılandırılmamışsa modül global ayarları kullanır:

  1. Perfex'in Setup menüsüne tıklayın ve Settings bölümünü bulun
  2. En alta gidip Mailbox Settings'i bulun
  3. Tıklayın ve e-posta sağlayıcınızın ayarlarına göre gerekli bilgileri doldurun

Zorunlu bilgiler:

  • IMAP Server (örn. imap.gmail.com)
  • Encryption Method (Genellikle SSL)
  • Folder (izleme için kullanılan klasör - genellikle "Inbox")
  • Check Every (e-posta çekme görevinin sıklığı, dakika cinsinden)

Aynı ekranda modülün işleyişi için kullanılan birkaç seçeneği isteğe bağlı olarak değiştirebilirsiniz. Sağlayıcınız için doğru ayarları kullandığınızdan emin olun — yanlış bilgiler başarılı bağlantıyı engelleyecektir.

3. Configure Personal Preferences​

Mailbox Config sayfasında şunları da yapılandırabilirsiniz:

  • Import Only Unread Emails: Yalnızca okunmamış e-postaları çekmek için etkinleştirin (daha hızlı senkronizasyon)
  • Enable HTML Rendering: HTML e-postaları biçimlendirmeyle görüntülemek için etkinleştirin
  • Auto-mark as Read on Preview: Önizleme panelinde veya tek görünümde görüntülemede e-postaları otomatik olarak okundu işaretleyin
  • Sync Read Status to Email Server: Okundu durumunu IMAP sunucunuzla senkronize edin (Gmail/Outlook ile senkron tutar, ancak daha yavaş)
bilgi

Gmail/Outlook gelen kutunuzun Perfex ile senkron kalmasını istiyorsanız "Sync Read Status to Email Server" faydalıdır. Etkinleştirildiğinde, Perfex'te bir e-postayı okumak e-posta sunucunuzda da okundu olarak işaretleyecektir.

4. You're All Set!​

Ayarlarınızı kaydettikten sonra Perfex CRM cron işleriniz düzgün çalıştığı sürece Mailbox modülü gelen kutunuza bağlanmayı deneyecektir.

ipucu

Cron'un çalışıp çalışmadığını zamanlanmış görev yürütmesini veya modül senkronizasyon aktivitesini kontrol ederek doğrulayabilirsiniz. Bağlantıyı hemen test etmek için Settings → Mailbox Settings'deki Manual Sync düğmesini de kullanabilirsiniz.

Important Notes​

  • İlk bağlantıda, gelen kutunuzda çok sayıda okunmamış e-posta varsa, hepsi modüle aktarılacak ve Perfex veritabanınızda saklanacaktır.
  • Bu tamamen normaldir — ancak ilk senkronizasyon birkaç dakika sürebilir.
  • Sunucunuzun sınırlı kaynakları varsa, senkronizasyon sürecinde geçici zaman aşımları olabilir. Sadece bekleyin ve bir süre sonra yenileyin.
  • OAuth kullanıcıları: OAuth tokenleriniz süre dolmadan önce otomatik olarak yenilenir. Bağlantı hataları görüyorsanız OAuth hesabınızı bağlantıyı kesip yeniden bağlamayı deneyin.
  • Parola kullanıcıları: Gmail ve Outlook için 2FA etkinse normal parolanız yerine App Password kullanmanız gerekebilir. Ayrıntılar için Troubleshooting bölümüne bakın.