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Étapes de configuration

Suivez ces étapes pour configurer votre connexion de boîte de réception personnelle au module Mailbox dans Perfex CRM.

Chaque membre du personnel peut uniquement configurer sa propre connexion de boîte de réception, qui sera liée à l'adresse email utilisée pour la connexion à la zone admin. Pour des raisons de sécurité et d'isolation, assurez-vous que chaque membre du personnel configure son propre compte email.

Méthodes d'authentification​

Le module Mailbox prend en charge deux méthodes d'authentification :

  1. Authentification OAuth2 (Recommandée pour Gmail et Outlook) - Connexion sécurisée sans mot de passe
  2. Authentification par mot de passe - Connexion traditionnelle IMAP basée sur mot de passe

Option A : Authentification OAuth2 (Gmail/Outlook)​

OAuth2 est la méthode recommandée pour les comptes Gmail et Outlook/Microsoft 365. Elle offre une authentification sécurisée sans mot de passe et est requise par de nombreux fournisseurs email modernes.

Pour les utilisateurs Gmail​

  1. Configuration Admin (Une fois, effectuée par l'administrateur) :

    • Allez dans Setup → Settings → Mailbox Settings
    • Faites défiler jusqu'à la section OAuth Settings
    • Entrez votre Gmail OAuth Client ID et Client Secret
    • Cliquez sur Save

  2. Configuration personnel (Chaque membre du personnel) :

    • Accédez à Mailbox → Emails (ou Profile → Mailbox Config)
    • Sélectionnez OAuth comme méthode d'authentification
    • Cliquez sur le bouton Connect Gmail
    • Autorisez l'application dans la fenêtre popup
    • Votre compte Gmail sera connecté automatiquement
astuce

Pour des instructions détaillées de configuration OAuth Gmail, voir Configuration OAuth Gmail.

Pour les utilisateurs Outlook/Microsoft 365​

  1. Configuration Admin (Une fois, effectuée par l'administrateur) :

    • Allez dans Setup → Settings → Mailbox Settings
    • Faites défiler jusqu'à la section OAuth Settings
    • Entrez votre Outlook OAuth Client ID, Client Secret et Tenant ID
    • Cliquez sur Save

  2. Configuration personnel (Chaque membre du personnel) :

    • Accédez à Mailbox → Emails (ou Profile → Mailbox Config)
    • Sélectionnez OAuth comme méthode d'authentification
    • Cliquez sur le bouton Connect Outlook
    • Autorisez l'application dans la fenêtre popup
    • Votre compte Outlook sera connecté automatiquement
astuce

Pour des instructions détaillées de configuration OAuth Outlook, voir Configuration OAuth Outlook.

info

Les tokens OAuth sont automatiquement rafraîchis avant expiration. Vous n'avez besoin d'autoriser qu'une seule fois.

Option B : Authentification par mot de passe​

Pour les fournisseurs email qui ne prennent pas en charge OAuth2, ou si vous préférez l'authentification par mot de passe :

1. Entrer les informations de votre compte email​

Accédez à la section Mailbox Configuration Settings en sélectionnant "Emails" sous le menu "Mailbox" à gauche.

Entrez le nom d'utilisateur et le mot de passe du compte IMAP associés à votre adresse email (ex. si vous êtes connecté en tant que [email protected], configurez [email protected] comme boîte de réception) et ajoutez optionnellement votre signature.

Pour des raisons de sécurité, [email protected] ne peut pas configurer une connexion pour [email protected] dans son propre compte CRM. Pour configurer [email protected], créez un compte personnel George dans Perfex CRM, puis configurez la boîte de réception email de George depuis son profil utilisateur. Cela garantit que les communications email de chaque membre du personnel sont correctement isolées et liées de manière sécurisée à leur propre compte utilisateur.

Après avoir entré les identifiants de votre compte email et (optionnellement) votre signature, appuyez sur Save pour finaliser la connexion.

2. Configurer les détails de votre serveur IMAP​

Vous pouvez configurer les paramètres IMAP de deux manières :

Méthode 1 : Configuration IMAP par personnel (Recommandée)

Chaque membre du personnel peut configurer ses propres paramètres serveur IMAP :

  1. Accédez à Mailbox → Emails (ou Profile → Mailbox Config)
  2. Faites défiler jusqu'à la section IMAP Server Configuration
  3. Entrez votre IMAP Server (ex. imap.gmail.com)
  4. Sélectionnez la Méthode de chiffrement (SSL, TLS, ou None)
  5. Le Port IMAP se mettra à jour automatiquement selon le chiffrement (993 pour SSL, 143 pour TLS)
  6. Configurez les Folder Mappings :
    • Folder to Scan (généralement "INBOX")
    • Sent Folder (ex. "Sent", "Sent Items")
    • Drafts Folder (ex. "Drafts")
    • Trash Folder (ex. "Trash", "Deleted Items")
    • Spam Folder (ex. "Spam", "Junk")
    • Archive Folder (ex. "Archive")
  7. Cliquez sur Save
astuce

Si vous laissez les mappages de dossiers vides, le module tentera de les détecter automatiquement.

Méthode 2 : Paramètres IMAP globaux (Repli)

Si les paramètres par personnel ne sont pas configurés, le module utilisera les paramètres globaux :

  1. Cliquez sur le menu Setup de Perfex et localisez la section Settings
  2. Puis allez en bas et trouvez Mailbox Settings
  3. Cliquez dessus et remplissez les détails nécessaires, selon les paramètres de votre fournisseur email.

Détails obligatoires :

  • IMAP Server (ex. imap.gmail.com)
  • Méthode de chiffrement (Généralement SSL)
  • Folder (dossier utilisé pour la surveillance - généralement "Inbox")
  • Check Every (fréquence de la tâche de récupération des emails, en minutes)

Vous pouvez optionnellement modifier quelques options simples utilisées pour le fonctionnement du module sur le même écran. Assurez-vous d'utiliser les paramètres corrects pour votre fournisseur - des détails incorrects empêcheront une connexion réussie.

3. Configurer les préférences personnelles​

Sur votre page Mailbox Config, vous pouvez également configurer :

  • Import Only Unread Emails : Activer pour récupérer uniquement les emails non lus (synchronisation plus rapide)
  • Enable HTML Rendering : Activer pour afficher les emails HTML avec formatage
  • Auto-mark as Read on Preview : Marquer automatiquement les emails comme lus lors de la visualisation dans le panneau d'aperçu ou la vue unique
  • Sync Read Status to Email Server : Synchroniser le statut de lecture vers votre serveur IMAP (garde Gmail/Outlook synchronisé, mais plus lent)
info

"Sync Read Status to Email Server" est utile si vous souhaitez que votre boîte de réception Gmail/Outlook reste synchronisée avec Perfex. Lorsqu'activé, la lecture d'un email dans Perfex le marquera comme lu sur votre serveur email.

4. C'est prêt !​

Après avoir enregistré vos paramètres, le module Mailbox tentera de se connecter à votre boîte de réception, tant que les tâches cron de Perfex CRM fonctionnent correctement.

astuce

Vous pouvez vérifier que le cron fonctionne en contrôlant l'exécution des tâches planifiées ou l'activité de synchronisation du module. Vous pouvez également utiliser le bouton Manual Sync dans Settings → Mailbox Settings pour tester la connexion immédiatement.

Notes importantes​

  • Lors de la première connexion, si votre boîte de réception contient un grand nombre d'emails non lus, tous seront importés dans le module et stockés dans votre base de données Perfex.
  • C'est tout à fait normal - mais la synchronisation initiale peut prendre quelques minutes.
  • Si votre serveur a des ressources limitées, cela peut entraîner des timeouts temporaires pendant le processus de synchronisation. Attendez simplement et actualisez après un moment.
  • Utilisateurs OAuth : Vos tokens OAuth sont automatiquement rafraîchis avant expiration. Si vous voyez des erreurs de connexion, essayez de déconnecter et reconnecter votre compte OAuth.
  • Utilisateurs mot de passe : Pour Gmail et Outlook, vous devrez peut-être utiliser un mot de passe d'application au lieu de votre mot de passe habituel si la 2FA est activée. Voir la section Dépannage pour les détails.