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Passos de Configuração

Siga estes passos para configurar sua conexão pessoal de caixa de entrada no módulo Mailbox do Perfex CRM.

Cada membro da equipe só pode configurar sua própria conexão de caixa de entrada, que será vinculada ao endereço de e-mail usado para fazer login na área de administração. Por questões de segurança e isolamento, certifique-se de que cada membro da equipe configure sua própria conta de e-mail.

Métodos de Autenticação​

O módulo Mailbox suporta dois métodos de autenticação:

  1. Autenticação OAuth2 (Recomendado para Gmail e Outlook) - Conexão segura sem senha
  2. Autenticação por Senha - Conexão IMAP tradicional baseada em senha

Opção A: Autenticação OAuth2 (Gmail/Outlook)​

OAuth2 é o método recomendado para contas Gmail e Outlook/Microsoft 365. Ele fornece autenticação segura sem senha e é exigido por muitos provedores de e-mail modernos.

Para Usuários do Gmail​

  1. Configuração do Admin (Uma vez, feita pelo administrador):

    • Vá para Setup → Settings → Mailbox Settings
    • Role até a seção OAuth Settings
    • Insira seu Gmail OAuth Client ID e Client Secret
    • Clique em Save

  2. Configuração da Equipe (Cada membro da equipe):

    • Navegue até Mailbox → Emails (ou Profile → Mailbox Config)
    • Selecione OAuth como método de autenticação
    • Clique no botão Connect Gmail
    • Autorize o aplicativo na janela popup
    • Sua conta Gmail será conectada automaticamente
dica

Para instruções detalhadas de configuração do Gmail OAuth, consulte Configuração OAuth do Gmail.

Para Usuários do Outlook/Microsoft 365​

  1. Configuração do Admin (Uma vez, feita pelo administrador):

    • Vá para Setup → Settings → Mailbox Settings
    • Role até a seção OAuth Settings
    • Insira seu Outlook OAuth Client ID, Client Secret e Tenant ID
    • Clique em Save

  2. Configuração da Equipe (Cada membro da equipe):

    • Navegue até Mailbox → Emails (ou Profile → Mailbox Config)
    • Selecione OAuth como método de autenticação
    • Clique no botão Connect Outlook
    • Autorize o aplicativo na janela popup
    • Sua conta Outlook será conectada automaticamente
dica

Para instruções detalhadas de configuração do Outlook OAuth, consulte Configuração OAuth do Outlook.

informação

Os tokens OAuth são renovados automaticamente antes da expiração. Você só precisa autorizar uma vez.

Opção B: Autenticação por Senha​

Para provedores de e-mail que não suportam OAuth2, ou se você preferir autenticação baseada em senha:

1. Insira as Informações da Sua Conta de E-mail​

Navegue até a seção Mailbox Configuration Settings selecionando "Emails" no menu "Mailbox" à esquerda.

Insira o nome de usuário da conta IMAP e a senha associados ao seu endereço de e-mail (ex.: se você está logado como [email protected], configure [email protected] como sua caixa de entrada) e opcionalmente adicione sua assinatura.

Por questões de segurança, [email protected] não pode configurar uma conexão para [email protected] em sua própria conta CRM. Para configurar [email protected], crie uma conta de equipe George no Perfex CRM e então configure a caixa de entrada de e-mail do George dentro do perfil do usuário dele. Isso garante que as comunicações por e-mail de cada membro da equipe sejam adequadamente isoladas e vinculadas de forma segura à sua própria conta de usuário.

Após inserir as credenciais da sua conta de e-mail e (opcionalmente) sua assinatura, pressione Save para finalizar a conexão.

2. Configure os Detalhes do Servidor IMAP​

Você pode configurar as configurações IMAP de duas formas:

Método 1: Configuração IMAP por Membro da Equipe (Recomendado)

Cada membro da equipe pode configurar suas próprias configurações de servidor IMAP:

  1. Navegue até Mailbox → Emails (ou Profile → Mailbox Config)
  2. Role até a seção IMAP Server Configuration
  3. Insira seu IMAP Server (ex.: imap.gmail.com)
  4. Selecione o Método de Criptografia (SSL, TLS ou Nenhum)
  5. A Porta IMAP será atualizada automaticamente com base na criptografia (993 para SSL, 143 para TLS)
  6. Configure os Mapeamentos de Pastas:
    • Pasta para Monitorar (geralmente "INBOX")
    • Pasta de Enviados (ex.: "Sent", "Sent Items")
    • Pasta de Rascunhos (ex.: "Drafts")
    • Pasta de Lixeira (ex.: "Trash", "Deleted Items")
    • Pasta de Spam (ex.: "Spam", "Junk")
    • Pasta de Arquivo (ex.: "Archive")
  7. Clique em Save
dica

Se você deixar os mapeamentos de pastas vazios, o módulo tentará detectá-los automaticamente.

Método 2: Configurações IMAP Globais (Alternativa)

Se as configurações por membro da equipe não estiverem configuradas, o módulo usará as configurações globais:

  1. Clique no menu Setup do Perfex e localize a seção Settings
  2. Depois vá até o final e encontre Mailbox Settings
  3. Clique nele e preencha os detalhes necessários, com base nas configurações do seu provedor de e-mail.

Detalhes obrigatórios:

  • IMAP Server (ex.: imap.gmail.com)
  • Encryption Method (Geralmente SSL)
  • Folder (pasta usada para monitoramento - geralmente "Inbox")
  • Check Every (frequência da tarefa de busca de e-mails, em minutos)

Você pode opcionalmente alterar algumas opções diretas usadas para a operação do módulo, na mesma tela. Certifique-se de usar as configurações corretas para seu provedor - detalhes incorretos impedirão uma conexão bem-sucedida.

3. Configure as Preferências Pessoais​

Na sua página Mailbox Config, você também pode configurar:

  • Importar Apenas E-mails Não Lidos: Habilite para buscar apenas e-mails não lidos (sincronização mais rápida)
  • Habilitar Renderização HTML: Habilite para exibir e-mails HTML com formatação
  • Marcar Automaticamente como Lido na Pré-visualização: Marcar automaticamente e-mails como lidos ao visualizar no painel de pré-visualização ou visualização única
  • Sincronizar Status de Leitura com o Servidor de E-mail: Sincronizar status de leitura de volta ao seu servidor IMAP (mantém Gmail/Outlook sincronizados, mas mais lento)
informação

"Sincronizar Status de Leitura com o Servidor de E-mail" é útil se você quiser que sua caixa de entrada do Gmail/Outlook permaneça sincronizada com o Perfex. Quando habilitado, ler um e-mail no Perfex o marcará como lido no seu servidor de e-mail.

4. Tudo Pronto!​

Após salvar suas configurações, o módulo Mailbox tentará se conectar à sua caixa de entrada, desde que os cron jobs do Perfex CRM estejam funcionando corretamente.

dica

Você pode verificar se o cron está funcionando checando a execução de tarefas agendadas ou atividade de sincronização do módulo. Você também pode usar o botão Manual Sync em Settings → Mailbox Settings para testar a conexão imediatamente.

Notas Importantes​

  • Na primeira conexão, se sua caixa de entrada contiver um grande número de e-mails não lidos, todos eles serão importados para o módulo e armazenados no seu banco de dados Perfex.
  • Isso é completamente normal - mas a sincronização inicial pode levar alguns minutos.
  • Se seu servidor tiver recursos limitados, isso pode causar timeouts temporários durante o processo de sincronização. Simplesmente aguarde e atualize após um tempo.
  • Usuários OAuth: Seus tokens OAuth são renovados automaticamente antes da expiração. Se você ver erros de conexão, tente desconectar e reconectar sua conta OAuth.
  • Usuários de senha: Para Gmail e Outlook, pode ser necessário usar uma Senha de App em vez da sua senha normal se a autenticação em dois fatores (2FA) estiver habilitada. Consulte a seção de Solução de Problemas para detalhes.