Nutzungsanleitung

Diese Seite behandelt die täglichen Funktionen des WhatsApp Cloud API Chat & Marketing Moduls — von Echtzeit-Chat und Marketingkampagnen bis hin zu Bot-Automatisierung und Kontaktverwaltung.

WhatsApp-Chat-Oberfläche

Die integrierte Chat-Oberfläche bietet ein vertrautes Messaging-Erlebnis direkt in Perfex CRM und ermöglicht Ihren Mitarbeitern die Echtzeit-Kommunikation mit Kunden.

Zugriff auf den Chat

1. Klicken Sie auf WhatsApp Chat in der Perfex CRM-Seitenleiste.
2. Das Chat-Panel zeigt Ihre aktiven Konversationen links und den Nachrichtenverlauf rechts an.
3. Wählen Sie eine Konversation aus, um den vollständigen Nachrichtenverlauf anzuzeigen und weiterzuchatten.

Eine neue Konversation starten

1. Klicken Sie auf die Schaltfläche Neue Nachricht im Chat-Panel.
2. Suchen Sie einen Kontakt nach Name, Telefonnummer oder E-Mail.
3. Wählen Sie den Kontakt aus und verfassen Sie Ihre Nachricht.
4. Klicken Sie auf Senden.

info

Das 24-Stunden-Nachrichtenfenster von WhatsApp gilt: Sie können Freitext-Nachrichten nur innerhalb von 24 Stunden nach der letzten Nachricht des Kunden senden. Außerhalb dieses Fensters müssen Sie eine genehmigte Nachrichtenvorlage verwenden, um eine Konversation zu initiieren.

Chat-Funktionen

• Anhänge — Senden Sie Bilder, Dokumente, Audio- und Videodateien
• Lesebestätigungen — Sehen Sie, wann Nachrichten zugestellt und gelesen werden
• Kontaktverknüpfung — Konversationen werden automatisch mit dem entsprechenden Perfex CRM Kunden- oder Lead-Datensatz verknüpft
• Mitarbeiterzuweisung — Weisen Sie Konversationen bestimmten Teammitgliedern zur Nachverfolgung zu

Kampagnen

Marketingkampagnen ermöglichen Ihnen den Massenversand von WhatsApp-Nachrichten an gezielte Kontaktlisten unter Verwendung genehmigter Nachrichtenvorlagen.

Eine Kampagne erstellen

1. Navigieren Sie zu WhatsApp-Modul > Kampagnen.
2. Klicken Sie auf Neue Kampagne.
3. Konfigurieren Sie die Kampagne:
   • Kampagnenname — ein beschreibender Name zur internen Referenz
   • Vorlage — wählen Sie eine genehmigte WhatsApp-Nachrichtenvorlage
   • Empfänger — wählen Sie eine Kontaktgruppe oder wählen Sie manuell einzelne Kontakte aus
   • Zeitplan — sofort senden oder für ein bestimmtes Datum und eine bestimmte Uhrzeit planen
4. Überprüfen Sie die Kampagnenzusammenfassung und klicken Sie auf Starten.

warnung

Nur genehmigte Nachrichtenvorlagen können für Kampagnen verwendet werden. Stellen Sie sicher, dass Ihre Vorlagen eingereicht und von Meta genehmigt wurden, bevor Sie eine Kampagne planen. Nicht genehmigte Vorlagen führen zu Zustellfehlern.

Kampagnenfortschritt überwachen

Nach dem Start einer Kampagne verfolgen Sie ihren Fortschritt auf dem Kampagnen-Dashboard:

• Gesendet — Anzahl der erfolgreich an WhatsApp übermittelten Nachrichten
• Zugestellt — Bestätigt zugestellt auf den Geräten der Empfänger
• Gelesen — Von Empfängern geöffnete Nachrichten
• Fehlgeschlagen — Nachrichten, die nicht zugestellt werden konnten, mit Fehlerdetails

Vorlagen

WhatsApp-Nachrichtenvorlagen sind vorab genehmigte Nachrichtenformate, die für die Initiierung von Konversationen außerhalb des 24-Stunden-Fensters und für Massenkampagnen erforderlich sind.

Eine Vorlage erstellen

1. Gehen Sie zu WhatsApp-Modul > Vorlagen.
2. Klicken Sie auf Neue Vorlage.
3. Füllen Sie die Vorlagendetails aus:
   • Name — ein eindeutiger Vorlagenname (Kleinbuchstaben, Unterstriche erlaubt, keine Leerzeichen)
   • Kategorie — Marketing, Dienstprogramm oder Authentifizierung
   • Sprache — wählen Sie die Vorlagensprache
   • Header (optional) — Text, Bild, Video oder Dokument
   • Body — der Hauptnachrichteninhalt mit optionalen Variablenplatzhaltern (z. B. {{1}}, {{2}})
   • Footer (optional) — ein kurzer Fußzeilentext
   • Buttons (optional) — Call-to-Action- oder Schnellantwort-Buttons
4. Klicken Sie auf Zur Genehmigung einreichen.

tipp

Die Vorlagengenehmigung durch Meta dauert typischerweise einige Minuten bis 24 Stunden. Überwachen Sie den Vorlagenstatus in der Vorlagenliste — er wird als Ausstehend, Genehmigt oder Abgelehnt angezeigt.

Bots

Der Bot-Builder ermöglicht es Ihnen, automatisierte Antwortabläufe zu erstellen, die auf eingehende Nachrichten basierend auf Schlüsselwörtern, Mustern oder Ereignissen reagieren.

Einen Bot erstellen

1. Navigieren Sie zu WhatsApp-Modul > Bots.
2. Klicken Sie auf Neuer Bot.
3. Konfigurieren Sie den Bot:
   • Name — ein beschreibender Bot-Name
   • Auslöser — definieren Sie, was den Bot aktiviert (Schlüsselwort-Übereinstimmung, Nachrichtenmuster oder Ereignis)
   • Antwort — verfassen Sie die automatisierte Antwort, einschließlich Text, Medien oder Vorlagennachrichten
   • Folgeaktionen — optional mehrere Antworten oder Aktionen verketten (z. B. an Mitarbeiter zuweisen, Tag hinzufügen, Aufgabe erstellen)
4. Klicken Sie auf Speichern und Aktivieren.

Bots laufen automatisch und ihre Interaktionen werden im Bereich WhatsApp-Protokolle zur Überprüfung und Prüfung protokolliert.

Schnellantworten

Schnellantworten sind vorgespeicherte Nachrichtenbausteine, die Mitarbeiter während Live-Chats mit einem einzigen Klick einfügen können, was die Antwortzeit und Konsistenz verbessert.

Schnellantworten verwalten

1. Gehen Sie zu WhatsApp-Modul > Schnellantworten.
2. Klicken Sie auf Neue Schnellantwort.
3. Geben Sie eine Kurzbezeichnung (z. B. /begruessung) und den Nachrichteninhalt ein.
4. Klicken Sie auf Speichern.

Während eines Chats tippen Sie die Kurzbezeichnung oder klicken Sie auf die Schnellantwort-Schaltfläche, um die gespeicherte Nachricht sofort einzufügen.

Massenkontakte und Gruppen

Organisieren Sie Ihre WhatsApp-Kontakte in Gruppen für effizientes Kampagnen-Targeting und Kommunikationsmanagement.

Eine Kontaktgruppe erstellen

1. Navigieren Sie zu WhatsApp-Modul > Massenkontakte & Gruppen.
2. Klicken Sie auf Neue Gruppe.
3. Geben Sie einen Gruppennamen und eine optionale Beschreibung ein.
4. Fügen Sie Kontakte zur Gruppe hinzu:
   • Manuelle Auswahl — wählen Sie einzelne Kontakte aus der Liste
   • Import — importieren Sie Kontakte massenweise aus einer CSV-Datei
   • Filterbasiert — fügen Sie Kontakte hinzu, die bestimmten Kriterien entsprechen (z. B. Kundentyp, Standort, Tag)
5. Klicken Sie auf Speichern.

Gruppen verwenden

Gruppen dienen als Empfängerlisten im gesamten Modul:

• Wählen Sie eine Gruppe als Zielgruppe beim Erstellen einer Kampagne
• Verwenden Sie Gruppen zum Filtern und Verwalten Ihrer WhatsApp-Kontaktbasis
• Segmentieren Sie Kontakte für verschiedene Messaging-Strategien (z. B. VIP-Kunden, neue Leads, regionale Gruppen)

tipp

Aktualisieren Sie Ihre Kontaktgruppen regelmäßig, um inaktive oder abgemeldete Kontakte zu entfernen. Dies hilft, gesunde Zustellraten aufrechtzuerhalten und die WhatsApp Business-Richtlinien einzuhalten.

Nächste Schritte

• WhatsApp-Protokolle — zeigen und verwalten Sie detaillierte Aufzeichnungen aller automatisierten Interaktionen, Kampagnenzustellungen und Bot-Antworten