Nutzungsanleitung
Diese Anleitung führt Sie durch den vollständigen Beschaffungsworkflow mit dem Purchase Management Modul. Von der Erstellung von Bestellanforderungen bis zur Generierung von Bestellungen und der Verwaltung von Lieferantenverträgen wird jeder Schritt im Detail behandelt.
Produkt- und Dienstleistungskatalog
Der Katalog ist die Grundlage des Beschaffungsprozesses. Alle Artikel, die in Anforderungen, Angeboten und Bestellungen referenziert werden, stammen aus diesem zentralen Katalog.
Produkte oder Dienstleistungen hinzufügen
- Navigieren Sie zum Bereich Produkte & Dienstleistungen.
- Klicken Sie auf Produkt hinzufügen oder Dienstleistung hinzufügen.
- Füllen Sie die Details aus:
- Name -- Der Produkt- oder Dienstleistungsname.
- SKU / Code -- Eine eindeutige Kennung für den Artikel.
- Stückpreis -- Der Standardpreis pro Einheit.
- Kategorie -- Einer Kategorie zuweisen für Organisation und Filterung.
- Klicken Sie auf Speichern.
Die Pflege eines gut organisierten Katalogs mit einheitlichen Namenskonventionen und genauen SKU-Codes erleichtert es erheblich, später Anforderungen zu erstellen und Angebote zu vergleichen.
Bestellanforderungen
Bestellanforderungen sind interne Anfragen für Waren oder Dienstleistungen. Sie durchlaufen einen Genehmigungsprozess, bevor ein Angebot oder eine Bestellung erstellt wird.
Eine Anforderung erstellen
- Navigieren Sie zum Bereich Anforderungen.
- Klicken Sie auf Anforderung erstellen.
- Fügen Sie die angeforderten Artikel aus dem Produktkatalog hinzu, mit Angabe von Mengen und Dringlichkeitsstufe.
- Verknüpfen Sie die Anforderung gegebenenfalls mit einer Abteilung oder einem Projekt.
- Fügen Sie Anmerkungen oder eine Begründung für den Einkauf hinzu.
- Reichen Sie die Anforderung zur Genehmigung ein.
Genehmigungsworkflow
Nach der Einreichung durchläuft die Anforderung den Genehmigungsworkflow:
- Ausstehend -- Wartet auf Überprüfung durch den zuständigen Genehmiger.
- Genehmigt -- Die Anforderung wurde genehmigt und kann zum Angebots- oder Bestellstadium übergehen.
- Abgelehnt -- Die Anforderung wurde nicht genehmigt. Der Antragsteller wird mit dem Grund benachrichtigt.
Genehmigungsworkflows können von Administratoren konfiguriert werden, um Anforderungen basierend auf Abteilung, Ausgabenschwelle oder Artikelkategorie weiterzuleiten. Erkundigen Sie sich bei Ihrem CRM-Administrator nach den spezifischen Genehmigungsregeln Ihrer Organisation.
Lieferantenangebote
Nach Genehmigung einer Anforderung können Sie Angebote von Lieferanten einholen, um Preise und Konditionen zu vergleichen.
Angebotsanfragen (RFQs) senden
- Klicken Sie in einer genehmigten Anforderung auf Angebot anfordern.
- Wählen Sie einen oder mehrere Lieferanten für den RFQ-Versand aus.
- Das System generiert und sendet die RFQ mit Artikeldetails, Mengen und besonderen Anforderungen.
Erhaltene Angebote verwalten
Wenn Lieferanten antworten, werden ihre Angebote im System mit folgenden Informationen gespeichert:
- Angebotspreise -- Preise pro Artikel und Gesamtpreis.
- Lieferbedingungen -- Erwartete Lieferzeiten und -konditionen.
- Gültigkeitszeitraum -- Wie lange das Angebot gültig bleibt.
Angebote vergleichen
Verwenden Sie die Ansicht Angebotsvergleich, um Lieferantenangebote nebeneinander zu bewerten:
- Vergleichen Sie Preise, Lieferzeiten und Zahlungsbedingungen auf einen Blick.
- Heben Sie die beste Option basierend auf Ihren Prioritäten hervor (niedrigste Kosten, schnellste Lieferung, beste Konditionen).
- Wählen Sie das beste Angebot, um mit einer Bestellung fortzufahren.
Überprüfen Sie immer den Gültigkeitszeitraum von Angeboten, bevor Sie fortfahren. Abgelaufene Angebote können andere Preise oder Konditionen haben.
Bestellungen
Sobald Sie einen Lieferanten und ein Angebot ausgewählt haben, können Sie eine formelle Bestellung erstellen.
Eine Bestellung erstellen
- Klicken Sie im ausgewählten Angebot auf Bestellung erstellen.
- Überprüfen Sie die automatisch ausgefüllten Details: Lieferant, Artikel, Mengen, Stückkosten und Lieferbedingungen.
- Nehmen Sie bei Bedarf letzte Anpassungen vor.
- Klicken Sie auf Einreichen, um die PO zu erstellen.
PO-Status verfolgen
Jede Bestellung hat einen Status, der ihren Fortschritt im Beschaffungszyklus verfolgt:
| Status | Beschreibung |
|---|---|
| Ausstehend | PO wurde erstellt, aber noch nicht an den Lieferanten gesendet. |
| Gesendet | PO wurde an den Lieferanten gesendet. |
| Akzeptiert | Lieferant hat die PO bestätigt und akzeptiert. |
| Geliefert | Waren oder Dienstleistungen wurden erhalten. |
| Storniert | PO wurde storniert. |
Lieferantenverträge
Für laufende Beziehungen können Sie Lieferantenverträge direkt im Modul verwalten.
Einen Vertrag erstellen
- Navigieren Sie zum Bereich Verträge.
- Klicken Sie auf Vertrag erstellen und verknüpfen Sie ihn mit einem Lieferanten.
- Geben Sie Vertragsdetails ein: Konditionen, Start- und Enddatum, Verlängerungsdatum und Wert.
- Hängen Sie relevante Dokumente an (PDF, Word usw.).
- Speichern Sie den Vertrag.
Verlängerungserinnerungen
Das Modul sendet automatische Erinnerungen vor Vertragsablauf, damit Sie genügend Zeit zum Nachverhandeln oder Verlängern haben.
Setzen Sie Verlängerungserinnerungen mindestens 30 Tage vor dem Vertragsablaufdatum, um ausreichend Zeit für Nachverhandlungen sicherzustellen.
Anwendungsfälle
- Abteilungsübergreifende Anforderungsgenehmigungen -- Leiten Sie Einkaufsanfragen durch die entsprechenden Genehmigungsketten.
- Lieferantenangebotsvergleich -- Bewerten Sie mehrere Lieferanten, um die besten Preise und Konditionen zu erhalten.
- PO-Erstellung und -Verfolgung -- Führen Sie ein klares Prüfprotokoll aller Bestellungen.
- Lieferantenleistungsverfolgung -- Überprüfen Sie die Lieferantenhistorie für zukünftige Beschaffungsentscheidungen.
- Vertragsverlängerungsmanagement -- Verpassen Sie nie eine Vertragsverlängerung dank automatischer Erinnerungen.
- Beschaffungs-Auditprotokolle -- Führen Sie vollständige Aufzeichnungen aller Beschaffungsaktivitäten für die Compliance.
Für Hilfe bei Beschaffungsworkflows besuchen Sie den Themesic Support-Ticketbereich.