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Lieferantenportal

Das Lieferantenportal gibt Ihren Händlern und Dienstleistern direkten Zugang zur Interaktion mit Ihrem Beschaffungsprozess. Lieferanten können sich anmelden, um Angebote einzureichen und zu aktualisieren, ihnen zugewiesene Bestellungen einzusehen und ihre Profilinformationen aktuell zu halten -- alles ohne dass Ihr Team als Vermittler agieren muss.

Übersicht​

Das Lieferantenportal ist eine Self-Service-Oberfläche für Ihre Lieferanten. Es rationalisiert die Kommunikation und reduziert den E-Mail-Austausch, indem es Lieferanten einen dedizierten Bereich zur Verwaltung ihrer Seite der Beschaffungsbeziehung bietet.

Hauptfunktionen des Lieferantenportals:

  • Angebote einreichen -- Direkt über das Portal auf RFQs antworten.
  • Bestehende Angebote aktualisieren -- Preise, Lieferbedingungen oder Gültigkeit vor einer Entscheidung überarbeiten.
  • Bestellungen einsehen -- Alle zugewiesenen POs einschließlich Status und Details einsehen.
  • Profilinformationen aktualisieren -- Kontaktdaten, Zahlungsbedingungen und Lieferpräferenzen aktuell halten.

Lieferantenportal aktivieren​

Um das Lieferantenportal zu aktivieren:

  1. Navigieren Sie zu Einstellungen → Purchase Management im CRM.
  2. Suchen Sie den Bereich Lieferantenportal-Einstellungen.
  3. Schalten Sie das Portal auf Aktiviert.
  4. Konfigurieren Sie Portalzugriffseinstellungen wie Portal-URL und Benachrichtigungspräferenzen.
  5. Speichern Sie die Konfiguration.
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Erwägen Sie nach der Aktivierung des Portals, Ihren Lieferanten eine Einführungs-E-Mail mit ihren Zugangsdaten und einer kurzen Anleitung zur Nutzung des Portals zu senden.

Lieferanten einladen​

Sobald das Portal aktiviert ist, können Sie Lieferanten zum Zugriff einladen:

  1. Gehen Sie zum Bereich Lieferanten im Purchase Management Modul.
  2. Öffnen Sie das Lieferantenprofil, das Sie einladen möchten.
  3. Klicken Sie auf Zum Portal einladen oder Portalzugang senden.
  4. Der Lieferant erhält eine E-Mail mit seinen Zugangsdaten und einem Link zum Portal.
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Jeder Lieferant erhält eindeutige Zugangsdaten, die an sein Lieferantenprofil gebunden sind. Er sieht nur Daten, die für seine eigenen Angebote und Bestellungen relevant sind.

Funktionen des Lieferantenportals​

Angebote einreichen​

Wenn Ihr Team eine RFQ sendet, erhält der Lieferant eine Benachrichtigung und kann direkt über das Portal antworten:

  1. Der Lieferant meldet sich im Portal an.
  2. Er navigiert zum Bereich Angebote oder RFQs.
  3. Er sieht ausstehende RFQs mit Artikeldetails, Mengen und besonderen Anforderungen.
  4. Er füllt seine Preise, Lieferbedingungen und Angebotsgültigkeit aus.
  5. Er reicht das Angebot ein.

Das eingereichte Angebot ist sofort für Ihr Beschaffungsteam innerhalb des CRM sichtbar.

Angebote aktualisieren​

Wenn ein Lieferant sein Angebot vor einer Entscheidung überarbeiten muss:

  1. Er öffnet das relevante Angebot im Portal.
  2. Klickt auf Überarbeiten oder Aktualisieren.
  3. Ändert Preise, Lieferbedingungen oder andere Details.
  4. Reicht das aktualisierte Angebot ein.
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Lieferanten können nur Angebote aktualisieren, die noch nicht angenommen oder in eine Bestellung umgewandelt wurden. Sobald ein Angebot akzeptiert ist, wird es gesperrt.

Bestellungen einsehen​

Lieferanten können alle ihnen zugewiesenen Bestellungen einsehen:

  • Bestelldetails -- Artikel, Mengen, vereinbarte Preise und Lieferbedingungen.
  • PO-Status -- Aktueller Status jeder Bestellung (Ausstehend, Gesendet, Akzeptiert, Geliefert, Storniert).
  • Bestellhistorie -- Eine chronologische Liste aller vergangenen Bestellungen zur Referenz.

Profilinformationen aktualisieren​

Lieferanten können ihr Profil aktuell halten, indem sie Folgendes aktualisieren:

  • Name und E-Mail des Ansprechpartners.
  • Telefonnummer und Adresse.
  • Zahlungsbedingungen und bevorzugte Zahlungsmethoden.
  • Lieferpräferenzen und Lieferzeiten.

Dies stellt sicher, dass Ihr Beschaffungsteam stets über genaue Lieferanteninformationen verfügt, ohne manuell Aktualisierungen anfordern zu müssen.

Zugriffskontrolle und Sicherheit​

Das Lieferantenportal umfasst mehrere Sicherheitsmaßnahmen:

  • Isolierter Zugriff -- Jeder Lieferant kann nur seine eigenen Angebote, Bestellungen und Profildaten einsehen.
  • Rollenbasierte Sichtbarkeit -- CRM-Administratoren steuern, welche Datenpunkte im Portal sichtbar sind.
  • Sitzungsverwaltung -- Portalsitzungen laufen nach einem konfigurierbaren Zeitraum der Inaktivität ab.
  • Passwortverwaltung -- Lieferanten können ihre Passwörter über einen sicheren Self-Service-Prozess zurücksetzen.
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CRM-Administratoren können den Portalzugang eines Lieferanten jederzeit widerrufen, indem sie zum Lieferantenprofil navigieren und seine Portalzugangsdaten deaktivieren.

Best Practices​

  • Lieferantenprofile vollständig halten -- Ermutigen Sie Lieferanten, alle Profilfelder auszufüllen, um eine reibungslose Bestellverarbeitung zu gewährleisten.
  • Portalaktivitäten überwachen -- Überprüfen Sie regelmäßig Lieferantenanmeldungen und Angebotseinreichungen, um rechtzeitige Antworten sicherzustellen.
  • Klare Fristen setzen -- Geben Sie beim Senden von RFQs Antwortfristen an, damit Lieferanten wissen, wann ihre Angebote erwartet werden.
  • Benachrichtigungen nutzen -- Aktivieren Sie E-Mail-Benachrichtigungen, um sowohl Ihr Team als auch Lieferanten zu informieren, wenn wichtige Aktionen auftreten (neue RFQ, Angebot eingereicht, PO ausgestellt).
Support

Für Hilfe bei der Konfiguration des Lieferantenportals besuchen Sie den Themesic Support-Ticketbereich.