Portail fournisseur

Le portail fournisseur donne à vos vendeurs et prestataires de services un accès direct pour interagir avec votre processus d'approvisionnement. Les fournisseurs peuvent se connecter pour soumettre et mettre à jour des devis, consulter les bons de commande qui leur sont attribués et maintenir leurs informations de profil à jour -- le tout sans que votre équipe ait besoin de servir d'intermédiaire.

Aperçu

Le portail fournisseur est une interface en libre-service pour vos fournisseurs. Il rationalise la communication et réduit les échanges d'e-mails en offrant aux fournisseurs un espace dédié pour gérer leur côté de la relation d'approvisionnement.

Principales fonctionnalités du portail fournisseur :

• Soumettre des devis -- Répondre aux demandes de devis directement via le portail.
• Mettre à jour les devis existants -- Réviser les prix, les conditions de livraison ou la validité avant qu'une décision ne soit prise.
• Consulter les bons de commande -- Voir tous les bons de commande qui leur sont attribués, y compris le statut et les détails.
• Mettre à jour les informations de profil -- Maintenir les coordonnées, les conditions de paiement et les préférences de livraison à jour.

Activer le portail fournisseur

Pour activer le portail fournisseur :

1. Naviguez vers Settings → Purchase Management dans le CRM.
2. Localisez la section des paramètres du Supplier Portal.
3. Basculez le portail sur Enabled.
4. Configurez les paramètres d'accès au portail tels que l'URL du portail et les préférences de notification.
5. Enregistrez la configuration.

astuce

Après avoir activé le portail, envisagez d'envoyer un e-mail d'introduction à vos fournisseurs avec leurs identifiants de connexion et un bref guide d'utilisation du portail.

Inviter des fournisseurs

Une fois le portail activé, vous pouvez inviter les fournisseurs à y accéder :

1. Allez dans la section Suppliers du module Purchase Management.
2. Ouvrez le profil du fournisseur que vous souhaitez inviter.
3. Cliquez sur Invite to Portal ou Send Portal Access.
4. Le fournisseur recevra un e-mail avec ses identifiants de connexion et un lien vers le portail.

info

Chaque fournisseur reçoit des identifiants uniques liés à son profil fournisseur. Il ne verra que les données relatives à ses propres devis et bons de commande.

Fonctionnalités du portail fournisseur

Soumettre des devis

Lorsque votre équipe envoie une demande de devis (RFQ), le fournisseur reçoit une notification et peut répondre directement via le portail :

1. Le fournisseur se connecte au portail.
2. Il navigue vers la section Quotations ou RFQs.
3. Il voit les RFQ en attente avec les détails des articles, les quantités et les exigences particulières.
4. Il remplit ses prix, conditions de livraison et période de validité du devis.
5. Il soumet le devis.

Le devis soumis est immédiatement visible par votre équipe d'approvisionnement dans le CRM.

Mettre à jour les devis

Si un fournisseur doit réviser son devis avant qu'une décision ne soit prise :

1. Il ouvre le devis concerné dans le portail.
2. Clique sur Revise ou Update.
3. Modifie les prix, les conditions de livraison ou d'autres détails.
4. Soumet le devis mis à jour.

attention

Les fournisseurs ne peuvent mettre à jour que les devis qui n'ont pas encore été acceptés ou convertis en bon de commande. Une fois qu'un devis est accepté, il devient verrouillé.

Consulter les bons de commande

Les fournisseurs peuvent consulter tous les bons de commande qui leur sont attribués :

• Détails de la commande -- Articles, quantités, prix convenus et conditions de livraison.
• Statut du BC -- Statut actuel de chaque bon de commande (Pending, Sent, Accepted, Delivered, Cancelled).
• Historique des commandes -- Une liste chronologique de tous les bons de commande passés pour référence.

Mettre à jour les informations de profil

Les fournisseurs peuvent maintenir leur profil à jour en modifiant :

• Le nom et l'e-mail de la personne de contact.
• Le numéro de téléphone et l'adresse.
• Les conditions de paiement et les méthodes de paiement préférées.
• Les préférences de livraison et les délais.

Cela garantit que votre équipe d'approvisionnement dispose toujours d'informations fournisseur précises sans avoir besoin de demander des mises à jour manuellement.

Contrôle d'accès et sécurité

Le portail fournisseur inclut plusieurs mesures de sécurité :

• Accès isolé -- Chaque fournisseur ne peut voir que ses propres devis, bons de commande et données de profil.
• Visibilité basée sur les rôles -- Les administrateurs CRM contrôlent quels points de données sont visibles dans le portail.
• Gestion des sessions -- Les sessions du portail expirent après une période d'inactivité configurable.
• Gestion des mots de passe -- Les fournisseurs peuvent réinitialiser leurs mots de passe via un processus sécurisé en libre-service.

info

Les administrateurs CRM peuvent révoquer l'accès au portail d'un fournisseur à tout moment en naviguant vers le profil du fournisseur et en désactivant ses identifiants de portail.

Bonnes pratiques

• Gardez les profils fournisseurs complets -- Encouragez les fournisseurs à remplir tous les champs de profil pour un traitement fluide des commandes.
• Surveillez l'activité du portail -- Examinez régulièrement les connexions des fournisseurs et les soumissions de devis pour garantir des réponses rapides.
• Définissez des délais clairs -- Lors de l'envoi de RFQ, incluez des délais de réponse pour que les fournisseurs sachent quand leurs devis sont attendus.
• Utilisez les notifications -- Activez les notifications par e-mail pour alerter votre équipe et les fournisseurs lorsque des actions clés se produisent (nouvelle RFQ, devis soumis, BC émis).

Support

Pour de l'aide sur la configuration du portail fournisseur, visitez l'espace de support Themesic.