Portal de Proveedores
El Portal de Proveedores da a tus vendedores y proveedores de servicios acceso directo para interactuar con tu proceso de adquisiciones. Los proveedores pueden iniciar sesión para enviar y actualizar cotizaciones, ver órdenes de compra asignadas a ellos y mantener su información de perfil actualizada, todo sin requerir que tu equipo actúe como intermediario.
Descripción General
El Portal de Proveedores es una interfaz de autoservicio para tus proveedores. Agiliza la comunicación y reduce los correos electrónicos de ida y vuelta al dar a los proveedores un espacio dedicado para gestionar su lado de la relación de adquisiciones.
Capacidades clave del Portal de Proveedores:
- Enviar Cotizaciones -- Responder a solicitudes de cotización directamente a través del portal.
- Actualizar Cotizaciones Existentes -- Revisar precios, términos de entrega o validez antes de que se tome una decisión.
- Ver Órdenes de Compra -- Ver todas las OC asignadas a ellos, incluyendo estado y detalles.
- Actualizar Información del Perfil -- Mantener actualizados los datos de contacto, términos de pago y preferencias de entrega.
Habilitar el Portal de Proveedores
Para activar el Portal de Proveedores:
- Navega a Settings → Purchase Management en el CRM.
- Localiza la sección de configuración del Supplier Portal.
- Cambia el portal a Enabled.
- Configura los ajustes de acceso al portal como la URL del portal y las preferencias de notificación.
- Guarda la configuración.
Después de habilitar el portal, considera enviar un correo introductorio a tus proveedores con sus credenciales de acceso y una breve guía sobre cómo usar el portal.
Invitar Proveedores
Una vez que el portal está habilitado, puedes invitar a proveedores a acceder:
- Ve a la sección de Suppliers en el módulo de Gestión de Compras.
- Abre el perfil del proveedor que deseas invitar.
- Haz clic en Invite to Portal o Send Portal Access.
- El proveedor recibirá un email con sus credenciales de acceso y un enlace al portal.
Cada proveedor recibe credenciales únicas vinculadas a su perfil de proveedor. Solo verán datos relevantes a sus propias cotizaciones y órdenes de compra.
Funcionalidades del Portal de Proveedores
Enviar Cotizaciones
Cuando tu equipo envía una solicitud de cotización, el proveedor recibe una notificación y puede responder directamente a través del portal:
- El proveedor inicia sesión en el portal.
- Navega a la sección de Quotations o RFQs.
- Ve las solicitudes de cotización pendientes con detalles de artículos, cantidades y requisitos especiales.
- Completa sus precios, términos de entrega y período de validez de la cotización.
- Envía la cotización.
La cotización enviada es inmediatamente visible para tu equipo de adquisiciones dentro del CRM.
Actualizar Cotizaciones
Si un proveedor necesita revisar su cotización antes de que se tome una decisión:
- Abre la cotización relevante en el portal.
- Haz clic en Revise o Update.
- Modifica precios, términos de entrega u otros detalles.
- Envía la cotización actualizada.
Los proveedores solo pueden actualizar cotizaciones que aún no hayan sido aceptadas o convertidas en una orden de compra. Una vez que una cotización es aceptada, queda bloqueada.
Ver Órdenes de Compra
Los proveedores pueden ver todas las órdenes de compra asignadas a ellos:
- Detalles del Pedido -- Artículos, cantidades, precios acordados y términos de entrega.
- Estado de la OC -- Estado actual de cada orden de compra (Pending, Sent, Accepted, Delivered, Cancelled).
- Historial de Pedidos -- Una lista cronológica de todas las órdenes de compra anteriores como referencia.
Actualizar Información del Perfil
Los proveedores pueden mantener su perfil actualizado modificando:
- Nombre de la persona de contacto y email.
- Número de teléfono y dirección.
- Términos de pago y métodos de pago preferidos.
- Preferencias de entrega y tiempos de entrega.
Esto asegura que tu equipo de adquisiciones siempre tenga información precisa del proveedor sin necesidad de solicitar actualizaciones manualmente.
Control de Acceso y Seguridad
El Portal de Proveedores incluye varias medidas de seguridad:
- Acceso Aislado -- Cada proveedor solo puede ver sus propias cotizaciones, órdenes de compra y datos de perfil.
- Visibilidad Basada en Roles -- Los administradores del CRM controlan qué datos son visibles en el portal.
- Gestión de Sesiones -- Las sesiones del portal expiran después de un período configurable de inactividad.
- Gestión de Contraseñas -- Los proveedores pueden restablecer sus contraseñas a través de un proceso seguro de autoservicio.
Los administradores del CRM pueden revocar el acceso al portal de un proveedor en cualquier momento navegando al perfil del proveedor y deshabilitando sus credenciales del portal.
Mejores Prácticas
- Mantén los perfiles de proveedores completos -- Anima a los proveedores a completar todos los campos del perfil para un procesamiento de pedidos fluido.
- Monitorea la actividad del portal -- Revisa los inicios de sesión de proveedores y envíos de cotizaciones regularmente para asegurar respuestas oportunas.
- Establece plazos claros -- Al enviar solicitudes de cotización, incluye plazos de respuesta para que los proveedores sepan cuándo se esperan sus cotizaciones.
- Usa notificaciones -- Habilita notificaciones por email para alertar tanto a tu equipo como a los proveedores cuando ocurran acciones clave (nueva solicitud de cotización, cotización enviada, OC emitida).
Para ayuda configurando el Portal de Proveedores, visita el Área de Tickets de Soporte de Themesic.