Guía de Uso
Esta guía te lleva a través del flujo completo de adquisiciones usando el módulo de Gestión de Compras. Desde la creación de requisiciones de compra hasta la generación de órdenes de compra y la gestión de contratos con proveedores, cada paso se cubre en detalle.
Catálogo de Productos y Servicios
El catálogo es la base del proceso de adquisiciones. Todos los artículos referenciados en requisiciones, cotizaciones y órdenes de compra provienen de este catálogo centralizado.
Agregar Productos o Servicios
- Navega a la sección de Products & Services.
- Haz clic en Add Product o Add Service.
- Completa los detalles:
- Name -- El nombre del producto o servicio.
- SKU / Code -- Un identificador único para el artículo.
- Unit Price -- El precio estándar por unidad.
- Category -- Asigna a una categoría para organización y filtrado.
- Haz clic en Save.
Mantener un catálogo bien organizado con convenciones de nomenclatura consistentes y códigos SKU precisos hace mucho más fácil crear requisiciones y comparar cotizaciones posteriormente.
Requisiciones de Compra
Las requisiciones de compra son solicitudes internas de bienes o servicios. Pasan por un proceso de aprobación antes de que se cree una cotización u orden de compra.
Crear una Requisición
- Navega a la sección de Requisitions.
- Haz clic en Create Requisition.
- Agrega los artículos solicitados del catálogo de productos, especificando cantidades y nivel de urgencia.
- Vincula la requisición a un departamento o proyecto si corresponde.
- Agrega notas o justificación para la compra.
- Envía la requisición para aprobación.
Flujo de Aprobación
Una vez enviada, la requisición entra en el flujo de aprobación:
- Pending -- Esperando revisión por el aprobador designado.
- Approved -- La requisición ha sido aprobada y puede proceder a la etapa de cotización u OC.
- Rejected -- La requisición no fue aprobada. El solicitante será notificado con la razón.
Los flujos de aprobación pueden ser configurados por los administradores para enrutar requisiciones basándose en departamento, umbral de gasto o categoría del artículo. Consulta con tu administrador del CRM las reglas de aprobación específicas de tu organización.
Cotizaciones de Proveedores
Después de que una requisición es aprobada, puedes solicitar cotizaciones a proveedores para comparar precios y términos.
Enviar Solicitudes de Cotización (RFQ)
- Desde una requisición aprobada, haz clic en Request Quotation.
- Selecciona uno o más proveedores para enviar la solicitud de cotización.
- El sistema genera y envía la solicitud con los detalles de artículos, cantidades y requisitos especiales.
Gestionar Cotizaciones Recibidas
A medida que los proveedores responden, sus cotizaciones se almacenan en el sistema con:
- Precios Cotizados -- Precios por artículo y totales.
- Términos de Entrega -- Plazos y condiciones de entrega esperados.
- Período de Validez -- Cuánto tiempo la cotización permanece válida.
Comparar Cotizaciones
Usa la vista de Quote Comparison para evaluar cotizaciones de proveedores lado a lado:
- Compara precios, plazos de entrega y términos de pago de un vistazo.
- Destaca la mejor opción según tus prioridades (menor costo, entrega más rápida, mejores términos).
- Selecciona la cotización ganadora para proceder con una orden de compra.
Siempre verifica el período de validez de las cotizaciones antes de proceder. Las cotizaciones expiradas pueden tener precios o términos diferentes.
Órdenes de Compra
Una vez que has seleccionado un proveedor y cotización, puedes generar una Orden de Compra formal.
Generar una Orden de Compra
- Desde la cotización seleccionada, haz clic en Create Purchase Order.
- Revisa los detalles autocompletados: proveedor, artículos, cantidades, costos unitarios y términos de entrega.
- Realiza ajustes finales si es necesario.
- Haz clic en Submit para generar la OC.
Seguimiento del Estado de la OC
Cada orden de compra tiene un estado que rastrea su progreso a través del ciclo de adquisiciones:
| Estado | Descripción |
|---|---|
| Pending | La OC ha sido creada pero aún no se ha enviado al proveedor. |
| Sent | La OC ha sido enviada al proveedor. |
| Accepted | El proveedor ha confirmado y aceptado la OC. |
| Delivered | Los bienes o servicios han sido recibidos. |
| Cancelled | La OC ha sido cancelada. |
Contratos con Proveedores
Para relaciones continuas, puedes gestionar contratos con proveedores directamente dentro del módulo.
Crear un Contrato
- Navega a la sección de Contracts.
- Haz clic en Create Contract y vincúlalo a un proveedor.
- Ingresa los detalles del contrato: términos, fechas de inicio y fin, fecha de renovación y valor.
- Adjunta documentos relevantes (PDF, Word, etc.).
- Guarda el contrato.
Recordatorios de Renovación
El módulo envía recordatorios automatizados antes de que expire un contrato, dándote tiempo para renegociar o renovar.
Establece recordatorios de renovación al menos 30 días antes de la fecha de expiración del contrato para asegurar tiempo adecuado para la renegociación.
Casos de Uso
- Aprobaciones de requisiciones interdepartamentales -- Enruta solicitudes de compra a través de las cadenas de aprobación apropiadas.
- Comparación de cotizaciones de proveedores -- Evalúa múltiples proveedores para obtener los mejores precios y términos.
- Generación y seguimiento de OC -- Mantén una pista de auditoría clara de todas las órdenes de compra.
- Seguimiento del rendimiento de proveedores -- Revisa el historial del proveedor para informar futuras decisiones de adquisición.
- Gestión de renovación de contratos -- Nunca pierdas una renovación de contrato con recordatorios automatizados.
- Registros de auditoría de adquisiciones -- Mantén registros completos de todas las actividades de adquisición para cumplimiento.
Para ayuda con flujos de trabajo de adquisiciones, visita el Área de Tickets de Soporte de Themesic.