使用ガイド
このガイドでは、購買管理モジュールを使用した完全な調達ワークフローについて説明します。購買依頼の作成から発注書の生成、サプライヤー契約の管理まで、各ステップを詳しくカバーします。
製品・サービスカタログ
カタログは調達プロセスの基盤です。購買依頼、見積もり、発注書で参照されるすべてのアイテムは、この一元化されたカタログから取得されます。
製品またはサービスの追加
- 製品・サービスセクションに移動します。
- 製品を追加またはサービスを追加をクリックします。
- 詳細を入力します：
- 名前 -- 製品またはサービスの名前。
- SKU / コード -- アイテムの一意の識別子。
- 単価 -- ユニットあたりの標準価格。
- カテゴリ -- 整理とフィルタリングのためにカテゴリに割り当て。
- 保存をクリックします。
一貫した命名規則と正確なSKUコードを持つ整理されたカタログを維持することで、後で購買依頼の作成や見積もりの比較がはるかに容易になります。
購買依頼
購買依頼は、商品やサービスの社内リクエストです。見積もりや発注書が作成される前に承認プロセスを経ます。
購買依頼の作成
- 購買依頼セクションに移動します。
- 購買依頼を作成をクリックします。
- 製品カタログからリクエストするアイテムを追加し、数量と緊急度を指定します。
- 該当する場合、購買依頼を部門またはプロジェクトにリンクします。
- 購入の備考や正当な理由を追加します。
- 承認のために購買依頼を提出します。
承認ワークフロー
提出されると、購買依頼は承認ワークフローに入ります：
- 保留中 -- 指定された承認者による審査待ち。
- 承認済み -- 購買依頼が承認され、見積もりまたはPOステージに進むことが可能。
- 却下 -- 購買依頼が承認されなかった。依頼者に理由とともに通知されます。
承認ワークフローは、管理者が部門、支出しきい値、またはアイテムカテゴリに基づいて購買依頼をルーティングするように構成できます。組織固有の承認ルールについてはCRM管理者に確認してください。
サプライヤー見積もり
購買依頼が承認された後、価格と条件を比較するためにサプライヤーに見積もりを依頼できます。
見積もり依頼（RFQ）の送信
- 承認された購買依頼から見積もりを依頼をクリックします。
- RFQを送信する1つまたは複数のサプライヤーを選択します。
- システムがアイテムの詳細、数量、特別な要件を含むRFQを生成して送信します。
受領した見積もりの管理
サプライヤーが回答すると、見積もりは以下の情報とともにシステムに保存されます：
- 見積もり価格 -- アイテムごとおよび合計の価格。
- 配送条件 -- 予想される配送タイムラインと条件。
- 有効期間 -- 見積もりが有効な期間。
見積もりの比較
見積もり比較ビューを使用して、サプライヤーの見積もりを並べて評価します：
- 価格、配送タイムライン、支払い条件を一目で比較。
- 優先事項に基づいて最適なオプションをハイライト（最低コスト、最速配送、最良条件）。
- 発注書に進めるための最適な見積もりを選択。
進行する前に必ず見積もりの有効期間を確認してください。期限切れの見積もりは異なる価格や条件になる可能性があります。
発注書
サプライヤーと見積もりを選択したら、正式な発注書を生成できます。
発注書の生成
- 選択した見積もりから発注書を作成をクリックします。
- 自動入力された詳細を確認します：サプライヤー、アイテム、数量、単価、配送条件。
- 必要に応じて最終調整を行います。
- 送信をクリックしてPOを生成します。
POステータスの追跡
すべての発注書には、調達サイクルの進捗を追跡するステータスがあります：
| ステータス | 説明 |
|---|---|
| 保留中 | POが作成されたがまだサプライヤーに送信されていない。 |
| 送信済み | POがサプライヤーに送信された。 |
| 受理済み | サプライヤーがPOを確認し受理した。 |
| 配送済み | 商品またはサービスが受領された。 |
| キャンセル済み | POがキャンセルされた。 |
サプライヤー契約
継続的な関係については、モジュール内で直接サプライヤー契約を管理できます。
契約の作成
- 契約セクションに移動します。
- 契約を作成をクリックし、サプライヤーにリンクします。
- 契約の詳細を入力します：条件、開始日と終了日、更新日、金額。
- 関連ドキュメント（PDF、Wordなど）を添付します。
- 契約を保存します。
更新リマインダー
モジュールは契約の期限が切れる前に自動リマインダーを送信し、再交渉または更新の時間を確保します。
契約の期限日の少なくとも30日前に更新リマインダーを設定し、再交渉のための十分な時間を確保しましょう。
使用例
- 部門横断の購買依頼承認 -- 適切な承認チェーンを通じて購買リクエストをルーティング。
- サプライヤー見積もり比較 -- 最良の価格と条件を得るために複数のサプライヤーを評価。
- PO生成と追跡 -- すべての発注書の明確な監査証跡を維持。
- サプライヤーパフォーマンス追跡 -- 将来の調達決定に役立てるためにサプライヤー履歴をレビュー。
- 契約更新管理 -- 自動リマインダーで契約更新を見逃さない。
- 調達監査ログ -- コンプライアンスのためにすべての調達活動の完全な記録を維持。
調達ワークフローのヘルプについては、Themesicサポートチケットエリアをご利用ください。