使用指南
本指南将引导您完成使用采购管理模块的完整采购工作流程。从创建采购申请到生成采购订单和管理供应商合同，每个步骤都有详细说明。
产品与服务目录
目录是采购流程的基础。申购、报价和采购订单中引用的所有商品都来自这个集中式目录。
添加产品或服务
- 导航到 Products & Services 部分。
- 点击 Add Product 或 Add Service。
- 填写详情：
- 名称 -- 产品或服务名称。
- SKU / 编码 -- 商品的唯一标识符。
- 单价 -- 每单位的标准价格。
- 类别 -- 分配到一个类别以便组织和筛选。
- 点击 Save。
提示
维护一个命名规范一致、SKU 编码准确的组织良好的目录，可以使后续创建申购和比较报价更加容易。
采购申请
采购申请是对商品或服务的内部请求。它们在创建报价或采购订单之前需要经过审批流程。
创建申购
- 导航到 Requisitions 部分。
- 点击 Create Requisition。
- 从产品目录中添加所请求的商品，指定数量和紧急程度。
- 如适用，将申购链接到部门或项目。
- 添加任何备注或购买理由。
- 提交申购进行审批。
审批工作流
提交后，申购进入审批工作流：
- 待审批 -- 等待指定审批人审查。
- 已批准 -- 申购已获批，可以进入报价或采购订单阶段。
- 已驳回 -- 申购未获批准。申请人将收到包含原因的通知。
信息
管理员可以配置审批工作流，根据部门、支出阈值或商品类别路由申购。请咨询您的 CRM 管理员了解组织的具体审批规则。
供应商报价
申购获批后，您可以向供应商请求报价以比较价格和条款。
发送询价 (RFQ)
- 从已批准的申购中，点击 Request Quotation。
- 选择一个或多个供应商发送 RFQ。
- 系统生成并 发送包含商品详情、数量和任何特殊要求的 RFQ。
管理收到的报价
当供应商回复时，他们的报价会存储在系统中，包括：
- 报价价格 -- 每项和总价。
- 交货条款 -- 预期交货时间线和条件。
- 有效期 -- 报价保持有效的时间。
比较报价
使用 Quote Comparison 视图来并排评估供应商报价：
- 一目了然地比较价格、交货时间线和付款条款。
- 根据您的优先级（最低成本、最快交货、最佳条款）突出显示最佳选项。
- 选择中标报价以继续采购订单流程。
注意
在继续之前，务必验证报价的有效期。过期的报价可能有不同的价格或条款。
采购订单
选择供应商和报价后，您可以生成正式的采购订单。
生成采购订单
- 从选定的报价中，点击 Create Purchase Order。
- 审查自动填充的详情：供应商、商品、数量、单位成本和交货条款。
- 如需要进行最终调整。
- 点击 Submit 生成采购订单。
跟踪采购订单状态
每个采购订单都有一个跟踪其在采购周期中进度的状态：
| 状态 | 描述 |
|---|---|
| 待处理 | 采购订单已创建但尚未发送给供应商。 |
| 已发送 | 采购订单已发送给供应商。 |
| 已接受 | 供应商已确认并接受采购订单。 |
| 已交付 | 商品或服务已收到。 |
| 已取消 | 采购订单已取消。 |
供应商合同
对于持续性合作关系，您可以直接在模块内管理供应商合同。
创建合同
- 导航到 Contracts 部分。
- 点击 Create Contract 并链接到供应商。
- 输入合同详情：条款、开始和结束日期、续约日期和金额。
- 附加相关文件（PDF、Word 等）。
- 保存合同。
续约提醒
模块在合同到期前发送自动提醒，让您有时间重新谈判或续约。
提示
将续约提醒设置为合同到期日前至少 30 天，以确保有充足的时间进行重新谈判。
用例
- 跨部门申购审批 -- 将购买请求通过适当的审批链路由。
- 供应商报价比较 -- 评估多个供应商以获得最佳价格和条款。
- 采购订单生成和跟踪 -- 维护所有采购订单的清晰审计轨迹。
- 供应商绩效跟踪 -- 审查供应商历史以为未来的采购决策提供参考。
- 合同续约管理 -- 通过自动提醒永不错过合同续约。
- 采购审计日志 -- 维护所有采购活动的完整记录以确保合规。
支持
如需采购工作流程方面的帮助，请访问 Themesic 支持工单区。