Kullanım Kılavuzu
Bu kılavuz, Satın Alma Yönetimi modülünü kullanarak eksiksiz tedarik iş akışını adım adım açıklar. Satın alma talepleri oluşturmadan satın alma siparişleri oluşturma ve tedarikçi sözleşmelerini yönetmeye kadar her adım detaylı olarak ele alınmaktadır.
Ürün ve Hizmet Kataloğu
Katalog, tedarik sürecinin temelini oluşturur. Talepler, teklifler ve satın alma siparişlerinde referans verilen tüm kalemler bu merkezi katalogdan çekilir.
Ürün veya Hizmet Ekleme
- Ürünler ve Hizmetler bölümüne gidin.
- Ürün Ekle veya Hizmet Ekle düğmesine tıklayın.
- Detayları doldurun:
- Ad -- Ürün veya hizmet adı.
- SKU / Kod -- Kalem için benzersiz bir tanımlayıcı.
- Birim Fiyat -- Birim başına standart fiyat.
- Kategori -- Organizasyon ve filtreleme için bir kategoriye atayın.
- Kaydet düğmesine tıklayın.
Tutarlı adlandırma kuralları ve doğru SKU kodlarıyla iyi organize edilmiş bir katalog tutmak, daha sonra talep oluşturmayı ve teklif karşılaştırmayı çok daha kolaylaştırır.
Satın Alma Talepleri
Satın alma talepleri, mal veya hizmetler için dahili isteklerdir. Bir teklif veya satın alma siparişi oluşturulmadan önce bir onay sürecinden geçerler.
Talep Oluşturma
- Talepler bölümüne gidin.
- Talep Oluştur düğmesine tıklayın.
- Ürün kataloğundan istenen kalemleri, miktarları ve aciliyet seviyesini belirterek ekleyin.
- Uygunsa talebi bir departman veya projeye bağlayın.
- Satın alma için notlar veya gerekçe ekleyin.
- Talebi onaya gönderin.
Onay İş Akışı
Gönderildikten sonra talep, onay iş akışına girer:
- Beklemede -- Belirlenen onaylayıcı tarafından inceleme bekleniyor.
- Onaylandı -- Talep onaylandı ve teklif veya PO aşamasına geçebilir.
- Reddedildi -- Talep onaylanmadı. Talep sahibi red nedeniyle birlikte bilgilendirilecektir.
Onay iş akışları, yöneticiler tarafından departman, harcama eşiği veya kalem kategorisine göre talepleri yönlendirmek üzere yapılandırılabilir. Organizasyonunuzun belirli onay kuralları için CRM yöneticinize danışın.
Tedarikçi Teklifleri
Bir talep onaylandıktan sonra, fiyatlandırma ve koşulları karşılaştırmak için tedarikçilerden teklif talep edebilirsiniz.
Teklif Talebi (RFQ) Gönderme
- Onaylanmış bir talepten Teklif Talep Et düğmesine tıklayın.
- RFQ göndermek için bir veya daha fazla tedarikçi seçin.
- Sistem, kalem detayları, miktarlar ve özel gereksinimlerle birlikte RFQ'yu oluşturur ve gönderir.
Alınan Teklifleri Yönetme
Tedarikçiler yanıt verdikçe, teklifleri şu bilgilerle birlikte sistemde saklanır:
- Teklif Edilen Fiyatlar -- Kalem başına ve toplam fiyatlandırma.
- Teslimat Koşulları -- Beklenen teslimat süreleri ve koşullar.
- Geçerlilik Süresi -- Teklifin ne kadar süre geçerli kalacağı.
Teklifleri Karşılaştırma
Tedarikçi tekliflerini yan yana değerlendirmek için Teklif Karşılaştırma görünümünü kullanın:
- Fiyatlandırma, teslimat süreleri ve ödeme koşullarını bir bakışta karşılaştırın.
- Önceliklerinize göre (en düşük maliyet, en hızlı teslimat, en iyi koşullar) en iyi seçeneği vurgulayın.
- Satın alma siparişiyle devam etmek için kazanan teklifi seçin.
Devam etmeden önce tekliflerin geçerlilik süresini mutlaka kontrol edin. Süresi dolmuş tekliflerin fiyatlandırması veya koşulları farklı olabilir.
Satın Alma Siparişleri
Bir tedarikçi ve teklif seçtikten sonra, resmi bir Satın Alma Siparişi oluşturabilirsiniz.
Satın Alma Siparişi Oluşturma
- Seçilen tekliften Satın Alma Siparişi Oluştur düğmesine tıklayın.
- Otomatik doldurulan detayları gözden geçirin: tedarikçi, kalemler, miktarlar, birim maliyetler ve teslimat koşulları.
- Gerekirse son düzenlemeleri yapın.
- PO'yu oluşturmak için Gönder düğmesine tıklayın.
PO Durumunu Takip Etme
Her satın alma siparişi, tedarik döngüsü boyunca ilerlemesini takip eden bir duruma sahiptir:
| Durum | Açıklama |
|---|---|
| Beklemede | PO oluşturuldu ancak henüz tedarikçiye gönderilmedi. |
| Gönderildi | PO tedarikçiye gönderildi. |
| Kabul Edildi | Tedarikçi PO'yu onayladı ve kabul etti. |
| Teslim Edildi | Mal veya hizmetler teslim alındı. |
| İptal Edildi | PO iptal edildi. |
Tedarikçi Sözleşmeleri
Devam eden ilişkiler için tedarikçi sözleşmelerini doğrudan modül içinden yönetebilirsiniz.
Sözleşme Oluşturma
- Sözleşmeler bölümüne gidin.
- Sözleşme Oluştur düğmesine tıklayın ve bir tedarikçiye bağlayın.
- Sözleşme detaylarını girin: koşullar, başlangıç ve bitiş tarihleri, yenileme tarihi ve değer.
- İlgili belgeleri (PDF, Word, vb.) ekleyin.
- Sözleşmeyi kaydedin.
Yenileme Hatırlatıcıları
Modül, sözleşme sona ermeden önce otomatik hatırlatıcılar göndererek yeniden müzakere veya yenileme için zaman tanır.
Yeterli müzakere süresi sağlamak için yenileme hatırlatıcılarını sözleşme sona erme tarihinden en az 30 gün önce ayarlayın.
Kullanım Senaryoları
- Departmanlar arası talep onayları -- Satın alma taleplerini uygun onay zincirlerinden geçirin.
- Tedarikçi teklif karşılaştırma -- En iyi fiyatlandırma ve koşulları elde etmek için birden fazla tedarikçiyi değerlendirin.
- PO oluşturma ve takip -- Tüm satın alma siparişlerinin net bir denetim izini sürdürün.
- Tedarikçi performans takibi -- Gelecekteki tedarik kararlarını bilgilendirmek için tedarikçi geçmişini gözden geçirin.
- Sözleşme yenileme yönetimi -- Otomatik hatırlatıcılarla bir sözleşme yenilemesini asla kaçırmayın.
- Tedarik denetim günlükleri -- Uyumluluk için tüm tedarik faaliyetlerinin eksiksiz kayıtlarını tutun.
Tedarik iş akışları ile ilgili yardım için Themesic Destek Bilet Alanı'nı ziyaret edin.