Guia de Uso
Este guia orienta você pelo fluxo completo de compras usando o módulo de Gestão de Compras. Desde a criação de requisições de compra até a geração de pedidos de compra e gestão de contratos com fornecedores, cada etapa é abordada em detalhes.
Catálogo de Produtos e Serviços
O catálogo é a base do processo de compras. Todos os itens referenciados em requisições, cotações e pedidos de compra são extraídos deste catálogo centralizado.
Adicionando Produtos ou Serviços
- Navegue até a seção Products & Services.
- Clique em Add Product ou Add Service.
- Preencha os detalhes:
- Name -- O nome do produto ou serviço.
- SKU / Code -- Um identificador único para o item.
- Unit Price -- O preço padrão por unidade.
- Category -- Atribua a uma categoria para organização e filtragem.
- Clique em Save.
Manter um catálogo bem organizado com convenções de nomenclatura consistentes e códigos SKU precisos facilita muito a criação de requisições e comparação de cotações posteriormente.
Requisições de Compra
As requisições de compra são solicitações internas de bens ou serviços. Elas passam por um processo de aprovação antes que uma cotação ou pedido de compra seja criado.
Criando uma Requisição
- Navegue até a seção Requisitions.
- Clique em Create Requisition.
- Adicione os itens solicitados do catálogo de produtos, especificando quantidades e nível de urgência.
- Vincule a requisição a um departamento ou projeto, se aplicável.
- Adicione quaisquer observações ou justificativas para a compra.
- Envie a requisição para aprovação.
Fluxo de Aprovação
Uma vez enviada, a requisição entra no fluxo de aprovação:
- Pending -- Aguardando revisão pelo aprovador designado.
- Approved -- A requisiç ão foi aprovada e pode prosseguir para a etapa de cotação ou PO.
- Rejected -- A requisição não foi aprovada. O solicitante será notificado com o motivo.
Os fluxos de aprovação podem ser configurados pelos administradores para encaminhar requisições com base no departamento, limite de gastos ou categoria do item. Consulte o administrador do CRM para as regras específicas de aprovação da sua organização.
Cotações de Fornecedores
Após uma requisição ser aprovada, você pode solicitar cotações de fornecedores para comparar preços e condições.
Enviando Solicitações de Cotação (RFQs)
- A partir de uma requisição aprovada, clique em Request Quotation.
- Selecione um ou mais fornecedores para enviar a RFQ.
- O sistema gera e envia a RFQ com detalhes dos itens, quantidades e quaisquer requisitos especiais.
Gerenciando Cotações Recebidas
Conforme os fornecedores respondem, suas cotações são armazenadas no sistema com:
- Preços Cotados -- Preço por item e total.
- Condições de Entrega -- Prazos e condições de entrega esperados.
- Período de Validade -- Por quanto tempo a cotação permanece válida.
Comparando Cotações
Use a visualização de Quote Comparison para avaliar cotações de fornecedores lado a lado:
- Compare preços, prazos de entrega e condições de pagamento em uma única visualização.
- Destaque a melhor opção com base nas suas prioridades (menor custo, entrega mais rápida, melhores condições).
- Selecione a cotação vencedora para prosseguir com um pedido de compra.
Sempre verifique o período de validade das cotações antes de prosseguir. Cotações expiradas podem ter preços ou condições diferentes.
Pedidos de Compra
Após selecionar um fornecedor e uma cotação, você pode gerar um Pedido de Compra formal.
Gerando um Pedido de Compra
- A partir da cotação selecionada, clique em Create Purchase Order.
- Revise os detalhes preenchidos automaticamente: fornecedor, itens, quantidades, custos unitários e condições de entrega.
- Faça quaisquer ajustes finais, se necessário.
- Clique em Submit para gerar o PO.
Rastreando o Status do PO
Cada pedido de compra tem um status que acompanha seu progresso no ciclo de compras:
| Status | Descrição |
|---|---|
| Pending | PO foi criado mas ainda não foi enviado ao fornecedor. |
| Sent | PO foi enviado ao fornecedor. |
| Accepted | Fornecedor confirmou e aceitou o PO. |
| Delivered | Bens ou serviços foram recebidos. |
| Cancelled | PO foi cancelado. |
Contratos com Fornecedores
Para relacionamentos contínuos, você pode gerenciar contratos com fornecedores diretamente dentro do módulo.
Criando um Contrato
- Navegue até a seção Contracts.
- Clique em Create Contract e vincule a um fornecedor.
- Insira os detalhes do contrato: termos, datas de início e término, data de renovação e valor.
- Anexe documentos relevantes (PDF, Word, etc.).
- Salve o contrato.
Lembretes de Renovação
O módulo envia lembretes automatizados antes que um contrato expire, dando tempo para renegociar ou renovar.
Configure lembretes de renovação com pelo menos 30 dias de antecedência da data de expiração do contrato para garantir tempo adequado para renegociação.
Casos de Uso
- Aprovações de requisição entre departamentos -- Encaminhe solicitações de compra através das cadeias de aprovação apropriadas.
- Comparação de cotações de fornecedores -- Avalie múltiplos fornecedores para obter os melhores preços e condições.
- Geração e rastreamento de PO -- Mantenha uma trilha de auditoria clara de todos os pedidos de compra.
- Rastreamento de desempenho de fornecedores -- Revise o histórico de fornecedores para informar futuras decisões de compra.
- Gestão de renovação de contratos -- Nunca perca uma renovação de contrato com lembretes automatizados.
- Logs de auditoria de compras -- Mantenha registros completos de todas as atividades de compras para conformidade.
Para ajuda com fluxos de trabalho de compras, visite a Área de Tickets de Suporte da Themesic.