دليل الاستخدام
يرشدك هذا الدليل خلال سير عمل الشراء الكامل باستخدام وحدة إدارة المشتريات. من إنشاء طلبات الشراء إلى إصدار أوامر ال شراء وإدارة عقود الموردين، يتم تغطية كل خطوة بالتفصيل.
كتالوج المنتجات والخدمات
الكتالوج هو أساس عملية الشراء. جميع العناصر المشار إليها في طلبات الشراء وعروض الأسعار وأوامر الشراء مأخوذة من هذا الكتالوج المركزي.
إضافة منتجات أو خدمات
- انتقل إلى قسم Products & Services.
- انقر على Add Product أو Add Service.
- املأ التفاصيل:
- الاسم -- اسم المنتج أو الخدمة.
- SKU / الرمز -- معرّف فريد للعنصر.
- سعر الوحدة -- السعر القياسي لكل وحدة.
- الفئة -- عيّنه لفئة للتنظيم والتصفية.
- انقر على Save.
الحفاظ على كتالوج منظم جيداً مع اصطلاحات تسمية متسقة ورموز SKU دقيقة يسهّل كثيراً إنشاء طلبات الشراء ومقارنة عروض الأسعار لاحقاً.
طلبات الشراء
طلبات الشراء هي طلبات داخلية للبضائع أو الخدمات. تمر بعملية موافقة قبل إنشاء عرض أسعار أو أمر شراء.
إنشاء طلب شراء
- انتقل إلى قسم Requisitions.
- انقر على Create Requisition.
- أضف العناصر المطلوبة من كتالوج المنتجات مع تحديد الكميات ومستوى الأولوية.
- اربط الطلب بقسم أو مشروع إذا كان ذلك مناسباً.
- أضف أي ملاحظات أو مبررات للشراء.
- قدّم الطلب للموافقة.
سير عمل الموافقة
بمجرد التقديم، يدخل الطلب في سير عمل الموافقة:
- معلق -- في انتظار المراجعة من قبل المُوافِق المحدد.
- موافق عليه -- تمت الموافقة على الطلب ويمكن المتابعة إلى مرحلة عرض الأسعار أو أمر الشراء.
- مرفوض -- لم تتم الموافقة على الطلب. سيتم إخطار مقدّم الطلب مع السبب.
يمكن تهيئة سير عمل الموافقة بواسطة المسؤولين لتوجيه الطلبات بناءً على القسم أو حد الإنفاق أو فئة العنصر. تحقق مع مسؤول CRM لمعرفة قواعد الموافقة الخاصة بمؤسستك.
عروض أسعار الموردين
بعد الموافقة على الطلب، يمكنك طلب عروض أسعار من الموردين لمقارنة الأسعار والشروط.
إرسال طلبات عروض الأسعار (RFQs)
- من طلب شراء موافق عليه، انقر على Request Quotation.
- حدد مورداً واحداً أو أكثر لإرسال طلب عرض الأسعار إليهم.
- يُنشئ النظام ويرسل طلب عرض الأسعار مع تفاصيل العناصر والكميات وأي متطلبات خاصة.
إدارة عروض الأسعار المستلمة
عندما يستجيب الموردون، يتم تخزين عروض أسعارهم في النظام مع:
- الأسعار المقتبسة -- التسعير لكل عنصر والإجمالي.
- شروط التسليم -- الجداول الزمنية المتوقعة للتسليم والشروط.
- فترة الصلاحية -- المدة التي يظل فيها العرض صالحاً.
مقارنة عروض الأسعار
استخدم عرض مقارنة العروض لتقييم عروض الموردين جنباً إلى جنب:
- قارن الأسعار والجداول الزمنية للتسليم وشروط الدفع بنظرة واحدة.
- أبرز الخيار الأفضل بناءً على أولوياتك (أقل تكلفة، أسرع تسليم، أفضل شروط).
- حدد عرض الأسعار الفائز للمتابعة بأمر شراء.
تحقق دائماً من فترة صلاحية عروض الأسعار قبل المتابعة. العروض المنتهية قد يكون لها أسعار أو شروط مختلفة.
أوامر الشراء
بمجرد اختيار المورد وعرض الأسعار، يمكنك إصدار أمر شراء رسمي.
إصدار أمر شراء
- من عرض الأسعار المحدد، انقر على Create Purchase Order.
- راجع التفاصيل المُعبأة تلقائياً: المورد والعناصر والكميات وتكاليف الوحدة وشروط التسليم.
- أجرِ أي تعديلات نهائية إذا لزم الأمر.
- انقر على Submit لإصدار أمر الشراء.
تتبع حالة أمر الشراء
كل أمر شراء له حالة تتتبع تقدمه خلال دورة الشراء:
| الحالة | الوصف |
|---|---|
| معلق | تم إنشاء أمر الشراء لكن لم يُرسل للمورد بعد. |
| مُرسل | تم إرسال أمر الش راء إلى المورد. |
| مقبول | أكد المورد وقبل أمر الشراء. |
| تم التسليم | تم استلام البضائع أو الخدمات. |
| ملغى | تم إلغاء أمر الشراء. |
عقود الموردين
للعلاقات المستمرة، يمكنك إدارة عقود الموردين مباشرة داخل الوحدة.
إنشاء عقد
- انتقل إلى قسم Contracts.
- انقر على Create Contract واربطه بمورد.
- أدخل تفاصيل العقد: الشروط وتواريخ البدء والانتهاء وتاريخ التجديد والقيمة.
- أرفق المستندات ذات الصلة (PDF، Word، إلخ).
- احفظ العقد.
تذكيرات التجديد
ترسل الوحدة تذكيرات تلقائية قبل انتها ء العقد، مما يمنحك الوقت لإعادة التفاوض أو التجديد.
حدد تذكيرات التجديد قبل 30 يوماً على الأقل من تاريخ انتهاء العقد لضمان وقت كافٍ لإعادة التفاوض.
حالات الاستخدام
- موافقات طلبات الشراء عبر الأقسام -- توجيه طلبات الشراء عبر سلاسل الموافقة المناسبة.
- مقارنة عروض أسعار الموردين -- تقييم عدة موردين للحصول على أفضل الأسعار والشروط.
- إصدار وتتبع أوامر الشراء -- الحفاظ على سجل تدقيق واضح لجميع أوامر الشراء.
- تتبع أداء الموردين -- مراجعة سجل الموردين لاتخ اذ قرارات شراء مستقبلية مستنيرة.
- إدارة تجديد العقود -- عدم تفويت أي تجديد عقد مع التذكيرات التلقائية.
- سجلات تدقيق المشتريات -- الحفاظ على سجلات كاملة لجميع أنشطة الشراء للامتثال.
للمساعدة في سير عمل المشتريات، قم بزيارة منطقة تذاكر دعم Themesic.