Guide d'utilisation
Ce guide vous accompagne dans le flux complet d'approvisionnement à l'aide du module Purchase Management. De la création de demandes d'achat à la génération de bons de commande et à la gestion des contrats fournisseurs, chaque étape est couverte en détail.
Catalogue de produits et services
Le catalogue est le fondement du processus d'approvisionnement. Tous les articles référencés dans les demandes, devis et bons de commande proviennent de ce catalogue centralisé.
Ajouter des produits ou services
- Naviguez vers la section Products & Services.
- Cliquez sur Add Product ou Add Service.
- Remplissez les détails :
- Name -- Le nom du produit ou service.
- SKU / Code -- Un identifiant unique pour l'article.
- Unit Price -- Le prix standard par unité.
- Category -- Assignez à une catégorie pour l'organisation et le filtrage.
- Cliquez sur Save.
Maintenir un catalogue bien organisé avec des conventions de nommage cohérentes et des codes SKU précis facilite grandement la création de demandes et la comparaison de devis par la suite.
Demandes d'achat
Les demandes d'achat sont des requêtes internes pour des biens ou services. Elles passent par un processus d'approbation avant qu'un devis ou un bon de commande ne soit créé.
Créer une demande
- Naviguez vers la section Requisitions.
- Cliquez sur Create Requisition.
- Ajoutez les articles demandés depuis le catalogue de produits, en spécifiant les quantités et le niveau d'urgence.
- Liez la demande à un département ou un projet si applicable.
- Ajoutez des notes ou une justification pour l'achat.
- Soumettez la demande pour approbation.
Flux d'approbation
Une fois soumise, la demande entre dans le flux d'approbation :
- Pending -- En attente de révision par l'approbateur désigné.
- Approved -- La demande a été approuvée et peut passer à l'étape de devis ou de BC.
- Rejected -- La demande n'a pas été approuvée. Le demandeur sera notifié avec le motif.
Les flux d'approbation peuvent être configurés par les administrateurs pour acheminer les demandes en fonction du département, du seuil de dépenses ou de la catégorie d'articles. Vérifiez auprès de votre administrateur CRM les règles d'approbation spécifiques de votre organisation.
Devis fournisseurs
Après l'approbation d'une demande, vous pouvez demander des devis aux fournisseurs pour comparer les prix et les conditions.
Envoyer des demandes de devis (RFQ)
- Depuis une demande approuvée, cliquez sur Request Quotation.
- Sélectionnez un ou plusieurs fournisseurs à qui envoyer la RFQ.
- Le système génère et envoie la RFQ avec les détails des articles, les quantités et les exigences particulières.
Gérer les devis reçus
Au fur et à mesure que les fournisseurs répondent, leurs devis sont stockés dans le système avec :
- Prix proposés -- Prix par article et total.
- Conditions de livraison -- Délais de livraison prévus et conditions.
- Période de validité -- Durée pendant laquelle le devis reste valide.
Comparer les devis
Utilisez la vue Quote Comparison pour évaluer les devis fournisseurs côte à côte :
- Comparez les prix, les délais de livraison et les conditions de paiement en un coup d'œil.
- Mettez en évidence la meilleure option selon vos priorités (coût le plus bas, livraison la plus rapide, meilleures conditions).
- Sélectionnez le devis gagnant pour procéder au bon de commande.
Vérifiez toujours la période de validité des devis avant de continuer. Les devis expirés peuvent avoir des prix ou des conditions différents.
Bons de commande
Une fois que vous avez sélectionné un fournisseur et un devis, vous pouvez générer un bon de commande formel.
Générer un bon de commande
- Depuis le devis sélectionné, cliquez sur Create Purchase Order.
- Vérifiez les détails pré-remplis : fournisseur, articles, quantités, coûts unitaires et conditions de livraison.
- Effectuez les ajustements finaux si nécessaire.
- Cliquez sur Submit pour générer le BC.
Suivre le statut du BC
Chaque bon de commande a un statut qui suit sa progression dans le cycle d'approvisionnement :
| Statut | Description |
|---|---|
| Pending | Le BC a été créé mais pas encore envoyé au fournisseur. |
| Sent | Le BC a été envoyé au fournisseur. |
| Accepted | Le fournisseur a confirmé et accepté le BC. |
| Delivered | Les biens ou services ont été reçus. |
| Cancelled | Le BC a été annulé. |
Contrats fournisseurs
Pour les relations continues, vous pouvez gérer les contrats fournisseurs directement dans le module.
Créer un contrat
- Naviguez vers la section Contracts.
- Cliquez sur Create Contract et liez-le à un fournisseur.
- Saisissez les détails du contrat : conditions, dates de début et de fin, date de renouvellement et valeur.
- Joignez les documents pertinents (PDF, Word, etc.).
- Enregistrez le contrat.
Rappels de renouvellement
Le module envoie des rappels automatisés avant l'expiration d'un contrat, vous laissant le temps de renégocier ou renouveler.
Configurez les rappels de renouvellement au moins 30 jours avant la date d'expiration du contrat pour garantir un temps suffisant pour la renégociation.
Cas d'utilisation
- Approbations de demandes inter-départements -- Acheminez les demandes d'achat via les chaînes d'approbation appropriées.
- Comparaison de devis fournisseurs -- Évaluez plusieurs fournisseurs pour obtenir les meilleurs prix et conditions.
- Génération et suivi des BC -- Maintenez une piste d'audit claire de tous les bons de commande.
- Suivi de la performance des fournisseurs -- Examinez l'historique des fournisseurs pour éclairer les décisions d'approvisionnement futures.
- Gestion du renouvellement des contrats -- Ne manquez jamais un renouvellement de contrat grâce aux rappels automatisés.
- Journaux d'audit d'approvisionnement -- Maintenez des enregistrements complets de toutes les activités d'approvisionnement pour la conformité.
Pour de l'aide sur les flux d'approvisionnement, visitez l'espace de support Themesic.