Перейти к основному содержимому

Руководство по использованию

Это руководство проведёт вас через полный рабочий процесс закупок с использованием модуля управления закупками. От создания заявок на закупку до генерации заказов и управления контрактами с поставщиками — каждый шаг подробно описан.

Каталог продуктов и услуг​

Каталог является основой закупочного процесса. Все позиции, на которые ссылаются заявки, котировки и заказы, берутся из этого централизованного каталога.

Добавление продуктов или услуг​

  1. Перейдите в раздел Продукты и услуги.
  2. Нажмите Добавить продукт или Добавить услугу.
  3. Заполните данные:
    • Название -- Название продукта или услуги.
    • SKU / Код -- Уникальный идентификатор позиции.
    • Цена за единицу -- Стандартная цена за единицу.
    • Категория -- Присвойте категорию для организации и фильтрации.
  4. Нажмите Сохранить.
подсказка

Поддержание хорошо организованного каталога с единообразными соглашениями об именовании и точными кодами SKU значительно упрощает создание заявок и сравнение котировок в дальнейшем.

Заявки на закупку​

Заявки на закупку — это внутренние запросы на товары или услуги. Они проходят процесс утверждения до создания котировки или заказа.

Создание заявки​

  1. Перейдите в раздел Заявки.
  2. Нажмите Создать заявку.
  3. Добавьте запрашиваемые позиции из каталога продуктов с указанием количества и уровня срочности.
  4. При необходимости привяжите заявку к отделу или проекту.
  5. Добавьте примечания или обоснование закупки.
  6. Отправьте заявку на утверждение.

Рабочий процесс утверждения​

После отправки заявка поступает в рабочий процесс утверждения:

  • Ожидает -- Ожидает рассмотрения назначенным утверждающим.
  • Утверждена -- Заявка утверждена и может перейти на этап котировки или заказа.
  • Отклонена -- Заявка не утверждена. Заявитель будет уведомлён с указанием причины.
к сведению

Рабочие процессы утверждения могут быть настроены администраторами для маршрутизации заявок на основе отдела, порога расходов или категории позиций. Уточните у администратора CRM конкретные правила утверждения вашей организации.

Котировки поставщиков​

После утверждения заявки вы можете запросить котировки у поставщиков для сравнения цен и условий.

Отправка запросов котировок (RFQ)​

  1. Из утверждённой заявки нажмите Запросить котировку.
  2. Выберите одного или нескольких поставщиков для отправки RFQ.
  3. Система генерирует и отправляет RFQ с деталями позиций, количествами и специальными требованиями.

Управление полученными котировками​

По мере ответа поставщиков их котировки сохраняются в системе с:

  • Предложенные цены -- Цены по позициям и итоговая сумма.
  • Условия доставки -- Ожидаемые сроки и условия доставки.
  • Срок действия -- Как долго котировка остаётся действительной.

Сравнение котировок​

Используйте представление Сравнение котировок для оценки предложений поставщиков:

  • Сравнивайте цены, сроки доставки и условия оплаты на одном экране.
  • Выделяйте лучший вариант на основе ваших приоритетов (самая низкая цена, самая быстрая доставка, лучшие условия).
  • Выберите победившую котировку для оформления заказа на покупку.
warning

Всегда проверяйте срок действия котировок перед оформлением заказа. Просроченные котировки могут иметь другие цены или условия.

Заказы на покупку​

После выбора поставщика и котировки вы можете сформировать официальный заказ на покупку.

Формирование заказа на покупку​

  1. Из выбранной котировки нажмите Создать заказ на покупку.
  2. Проверьте автоматически заполненные данные: поставщик, позиции, количества, цены за единицу и условия доставки.
  3. При необходимости внесите финальные корректировки.
  4. Нажмите Отправить для генерации заказа.

Отслеживание статуса заказа​

Каждый заказ на покупку имеет статус, отслеживающий его продвижение в цикле закупок:

СтатусОписание
ОжидаетЗаказ создан, но ещё не отправлен поставщику.
ОтправленЗаказ отправлен поставщику.
ПринятПоставщик подтвердил и принял заказ.
ДоставленТовары или услуги получены.
ОтменёнЗаказ отменён.

Контракты с поставщиками​

Для постоянных отношений вы можете управлять контрактами с поставщиками непосредственно в модуле.

Создание контракта​

  1. Перейдите в раздел Контракты.
  2. Нажмите Создать контракт и привяжите его к поставщику.
  3. Введите данные контракта: условия, даты начала и окончания, дату продления и стоимость.
  4. Приложите соответствующие документы (PDF, Word и т.д.).
  5. Сохраните контракт.

Напоминания о продлении​

Модуль отправляет автоматические напоминания перед истечением контракта, давая вам время для переговоров или продления.

подсказка

Устанавливайте напоминания о продлении не менее чем за 30 дней до истечения контракта, чтобы обеспечить достаточно времени для переговоров.

Сценарии использования​

  • Межотделовое утверждение заявок -- Маршрутизация запросов на закупку через соответствующие цепочки утверждения.
  • Сравнение котировок поставщиков -- Оценка нескольких поставщиков для получения лучших цен и условий.
  • Генерация и отслеживание заказов -- Ведение чёткого журнала аудита всех заказов на покупку.
  • Отслеживание эффективности поставщиков -- Анализ истории сотрудничества с поставщиками для обоснования будущих закупочных решений.
  • Управление продлением контрактов -- Автоматические напоминания гарантируют, что вы не пропустите продление контракта.
  • Журналы аудита закупок -- Ведение полных записей всех закупочных операций для соответствия требованиям.
Поддержка

Для помощи с рабочими процессами закупок посетите Themesic Support Ticketing Area.