E-Mail-Konfiguration
Warum E-Mail Wichtig Ist
LeadHub sendet E-Mails für viele wichtige Dinge:
- Team-Einladungen — wenn Sie ein neues Teammitglied einladen, erhalten sie eine E-Mail mit ihrem Anmeldelink
- Passwort-Zurücksetzen — Benutzer klicken auf "Passwort vergessen" und erhalten per E-Mail einen Zurücksetz-Link
- Benachrichtigungen — neue Lead-Warnungen, Lead-Zuweisungshinweise und andere Ereignisse
- Automatisierungsaktionen — wenn eine Automatisierung so eingestellt ist, dass sie eine E-Mail an einen Lead oder Ihr Team sendet
- Geplante Berichte — wöchentliche und monatliche Berichts-Anhänge
- Export-Downloads — wenn ein großer CSV-Export bereit ist, erhält der Benutzer einen E-Mail-Link
Wenn E-Mail nicht konfiguriert ist, funktioniert nichts davon. Die korrekte Einrichtung von E-Mail ist einer der wichtigsten Schritte nach der Installation.
Einstellungen → E-Mail-Seite
Gehen Sie zu Einstellungen → E-Mail in der Seitenleiste.
Hier verbinden Sie LeadHub mit einem E-Mail-Versanddienst. Sie benötigen SMTP-Zugangsdaten von Ihrem E-Mail-Anbieter.
SMTP-Konfiguration
SMTP steht für "Simple Mail Transfer Protocol" — es ist die Standardmethode zum Senden von E-Mails über einen Mailserver. Stellen Sie sich vor, Sie schließen LeadHub an ein Postamt an.
Füllen Sie diese Felder aus:
| Feld | Was hier einzutragen ist |
|---|---|
| Host | Die SMTP-Server-Adresse Ihres E-Mail-Anbieters |
| Port | Normalerweise 587 (TLS) oder 465 (SSL) |
| Verschlüsselung | TLS oder SSL — entspricht dem verwendeten Port |
| Benutzername | Ihr E-Mail-Konto-Benutzername oder Ihre E-Mail-Adresse |
| Passwort | Das Passwort Ihres E-Mail-Kontos oder ein App-spezifisches Passwort |
| Absendername | Der Name, der im Posteingang des Empfängers erscheint (z. B. "Acme CRM") |
| Absender-E-Mail | Die E-Mail-Adresse, von der E-Mails gesendet werden (z. B. [email protected]) |
Gängige SMTP-Anbieter
Gmail (Google Workspace oder persönliches Gmail)
Wichtig: Gmail erfordert ein App-Passwort, nicht Ihr reguläres Gmail-Passwort. Gehen Sie zu Ihrem Google-Konto → Sicherheit → Bestätigung in zwei Schritten → App-Passwörter, um eines zu generieren.
| Einstellung | Wert |
|---|---|
| Host | smtp.gmail.com |
| Port | 587 |
| Verschlüsselung | TLS |
| Benutzername | Ihre vollständige Gmail-Adresse (z. B. [email protected]) |
| Passwort | Ihr 16-stelliges App-Passwort (nicht Ihr reguläres Passwort) |
Outlook / Office 365
| Einstellung | Wert |
|---|---|
| Host | smtp.office365.com |
| Port | 587 |
| Verschlüsselung | TLS |
| Benutzername | Ihre vollständige Outlook- oder Microsoft 365-E-Mail-Adresse |
| Passwort | Ihr Konto-Passwort |
Mailgun
| Einstellung | Wert |
|---|---|
| Host | smtp.mailgun.org |
| Port | 587 |
| Verschlüsselung | TLS |
| Benutzername | Ihr Mailgun-SMTP-Benutzername (im Mailgun-Dashboard → Sending → Domains) |
| Passwort | Ihr Mailgun-SMTP-Passwort |
SendGrid
SendGrid verwendet
apikeyals wörtlichen Benutzernamen und Ihren tatsächlichen API-Schlüssel als Passwort.
| Einstellung | Wert |
|---|---|
| Host | smtp.sendgrid.net |
| Port | 587 |
| Verschlüsselung | TLS |
| Benutzername | apikey (wörtlich das Wort "apikey") |
| Passwort | Ihr SendGrid-API-Schlüssel |
Amazon SES (Simple Email Service)
Ersetzen Sie
us-east-1durch die AWS-Region, in der Ihr SES eingerichtet ist.
| Einstellung | Wert |
|---|---|
| Host | email-smtp.us-east-1.amazonaws.com |
| Port | 587 |
| Verschlüsselung | TLS |
| Benutzername | Ihr SES-SMTP-Benutzername (aus AWS Console → SES → SMTP Settings) |
| Passwort | Ihr SES-SMTP-Passwort |
Integrierter cPanel-Mail (Shared Hosting)
Wenn Ihr Server cPanel verwendet und Sie von einer E-Mail-Adresse auf demselben Server senden möchten:
| Einstellung | Wert |
|---|---|
| Host | mail.ihredomain.com |
| Port | 465 |
| Verschlüsselung | SSL |
| Benutzername | Die vollständige E-Mail-Adresse (z. B. [email protected]) |
| Passwort | Das Passwort dieses E-Mail-Kontos |
Ersetzen Sie
ihredomain.comdurch Ihre tatsächliche Domain.
Absenderadresse und Absendername
Der Absendername ist das, was Empfänger als Absendernamen in ihrem E-Mail-Client sehen. Setzen Sie diesen auf Ihren Firmen- oder Produktnamen.
Die Absender-E-Mail muss eine echte, zustellbare Adresse sein. Die meisten SMTP-Anbieter verlangen, dass sie mit der Domain übereinstimmt, die Sie bei ihnen autorisiert haben. Wenn dies nicht übereinstimmt, werden E-Mails entweder nicht gesendet oder landen direkt im Spam.
Test-E-Mail Senden
Nachdem Sie alle Felder ausgefüllt und gespeichert haben, klicken Sie auf Test-E-Mail senden. Geben Sie eine beliebige E-Mail-Adresse ein, auf die Sie Zugriff haben, und klicken Sie auf Senden. Überprüfen Sie diesen Posteingang (und den Spam-Ordner) innerhalb von ein bis zwei Minuten.
Wenn die Test-E-Mail ankommt, funktioniert Ihre E-Mail-Konfiguration korrekt.
Wenn sie nicht ankommt, lesen Sie den Abschnitt zur Fehlerbehebung unten.
SMTP pro Mandant
Jeder Arbeitsbereich (Mandant) kann seine eigene SMTP-Konfiguration haben, vollständig unabhängig von den globalen Einstellungen.
Das bedeutet, dass Kunde A von [email protected] über seinen eigenen E-Mail-Anbieter senden kann, während Kunde B von [email protected] über seinen sendet.
So konfigurieren Sie SMTP pro Mandant:
- Melden Sie sich als dieser Mandant an (oder wechseln Sie zu seinem Arbeitsbereich).
- Gehen Sie zu Einstellungen → E-Mail.
- Geben Sie seine SMTP-Zugangsdaten ein und speichern Sie.
Die Einstellungen pro Mandant überschreiben das globale SMTP nur für diesen Arbeitsbereich. Arbeitsbereiche ohne eigene SMTP-Einstellungen verwenden die globale Konfiguration als Fallback.
E-Mail-Fehlerbehebung
E-Mails werden überhaupt nicht gesendet
- Gehen Sie zu Einstellungen → E-Mail und überprüfen Sie jedes Feld auf Tippfehler.
- Klicken Sie auf Test-E-Mail senden und prüfen Sie, ob es funktioniert.
- Prüfen Sie, ob der Cron-Job läuft — wenn E-Mails über die Warteschlange gesendet werden, benötigen sie den Cron-Job. Siehe den Cron-Job-Abschnitt in den FAQ.
E-Mails landen im Spam
Dies wird fast immer durch eines dieser Probleme verursacht:
- Die Absender-E-Mail-Adresse stimmt nicht mit der Domain überein, die Ihr SMTP-Anbieter autorisiert hat. Verwenden Sie eine E-Mail-Adresse bei einer Domain, die Ihnen gehört.
- Es fehlen SPF- und DKIM-DNS-Einträge. Kontaktieren Sie Ihren E-Mail-Anbieter — er teilt Ihnen mit, welche DNS-Einträge Sie hinzufügen müssen.
- Sie verwenden ein kostenloses Gmail- oder Outlook-Konto zum Versenden von Massen-Benachrichtigungen. Verwenden Sie stattdessen einen dedizierten Dienst wie Mailgun, SendGrid oder Amazon SES.
Test-E-Mail schlägt mit Verbindungsfehler fehl
- Port 587 ist der häufigste Port, der von Shared-Hosting-Anbietern blockiert wird. Versuchen Sie Port 465 mit SSL oder bitten Sie Ihren Hosting-Anbieter, Port 587 zu entsperren.
- Überprüfen Sie, ob Ihr Benutzername und Passwort korrekt sind. Für Gmail denken Sie daran, ein App-Passwort zu verwenden.
Fehler "Authentifizierung fehlgeschlagen"
- Für Gmail: Stellen Sie sicher, dass Sie ein App-Passwort in den Einstellungen Ihres Google-Kontos generiert haben. Ihr reguläres Gmail-Passwort funktioniert nicht.
- Für andere: Überprüfen Sie, ob Sie das Passwort korrekt kopiert haben. Passwörter sind Groß-/Kleinschreibung-sensitiv.
E-Mails kommen an, sehen aber falsch aus
Gehen Sie zu Einstellungen → Branding und überprüfen Sie den E-Mail-Absendernamen und die Fußzeilen-Text-Einstellungen. Diese steuern, wie E-Mails aussehen.