Vordefinierte Einstellungen
Der Bereich Asset-Einstellungen ermöglicht es Ihnen, die grundlegenden Elemente Ihres Asset-Management-Systems zu konfigurieren. Wenn Sie diese vor der Erstellung von Assets einrichten, gewährleisten Sie eine konsistente Kategorisierung, genaue Berichte und einen reibungslosen Workflow von Anfang an.
Zugriff auf die Einstellungen
Navigieren Sie zu Assets → Einstellungen im CRM-Seitenmenü.
Die Einstellungsseite ist in folgende Bereiche unterteilt:
- Asset-Gruppen -- Kategorien und Unterkategorien zur Organisation von Assets.
- Asset-Einheiten -- Maßeinheiten zur Mengenverfolgung.
- Asset-Standorte -- Physische Lager- und Nutzungsstandorte.
- Benachrichtigungen -- Warnungseinstellungen für Wartungs-, Garantie- und Zuweisungsereignisse.
Asset-Gruppen
Asset-Gruppen dienen als primäres Kategorisierungssystem. Verwenden Sie sie, um Assets nach Typ, Abteilung oder Funktion zu organisieren.
Eine Gruppe hinzufügen
- Navigieren Sie zum Tab Asset-Gruppen innerhalb der Einstellungen.
- Klicken Sie auf Neue Asset-Gruppe.
- Geben Sie den Gruppennamen ein (z. B. „IT-Ausstattung", „Büromöbel", „Fahrzeuge").
- Weisen Sie optional eine Übergeordnete Gruppe zu, um Unterkategorien zu erstellen.
- Klicken Sie auf Speichern.
Unterkategorien
Erstellen Sie eine hierarchische Organisation durch Verschachtelung von Gruppen. Zum Beispiel:
- IT-Ausstattung (übergeordnete Gruppe)
- Laptops
- Monitore
- Peripheriegeräte
- Büromöbel (übergeordnete Gruppe)
- Schreibtische
- Stühle
- Aufbewahrungseinheiten
Gut strukturierte Gruppen erleichtern das Filtern von Assets, die Erstellung gezielter Berichte und die Anwendung von Massenoperationen auf bestimmte Kategorien.
Empfohlene Gruppen
| Gruppe | Verwendungszweck |
|---|---|
| IT-Ausstattung | Computer, Server, Netzwerkgeräte, Peripherie |
| Büromöbel | Schreibtische, Stühle, Regale, Schränke |
| Fahrzeuge | Firmenwagen, LKWs, Lieferwagen |
| Werkzeuge & Maschinen | Elektrowerkzeuge, Fertigungsausrüstung |
| Mobilgeräte | Smartphones, Tablets, tragbare Scanner |
Asset-Einheiten
Einheiten definieren, wie Asset-Mengen im gesamten System gemessen und verfolgt werden.
Eine Einheit hinzufügen
- Navigieren Sie zum Tab Asset-Einheiten.
- Klicken Sie auf Neue Asset-Einheit.
- Geben Sie den Einheitennamen ein (z. B. „Stück", „Sets", „Meter", „Kartons").
- Klicken Sie auf Speichern.
Gängige Einheiten
| Einheit | Typischer Verwendungszweck |
|---|---|
| Stück | Einzelne Artikel (Laptops, Stühle, Telefone) |
| Sets | Gruppierte Artikel (Schreibtisch + Stuhl-Kombination) |
| Meter | Lineares Material (Kabel, Stoffe) |
| Kartons | Verbrauchsmaterialien und Ersatzteile |
| Liter | Flüssigkeiten (Kraftstoff, Reinigungsmittel) |
Wählen Sie Einheiten, die der Art entsprechen, wie Sie Ihre Assets physisch zählen und verwalten. Konsistente Einheiten vermeiden Verwirrung in Berichten und Zuweisungsprotokollen.
Asset-Standorte
Standorte repräsentieren die physischen Orte, an denen Assets gelagert, eingesetzt oder genutzt werden. Die Definition von Standorten ermöglicht die Verfolgung von Transfers und standortbasierte Berichte.
Einen Standort hinzufügen
- Navigieren Sie zum Tab Asset-Standorte.
- Klicken Sie auf Neuer Asset-Standort.
- Geben Sie den Standortnamen ein (z. B. „Lager A", „Hauptsitz - Etage 2", „Remote-Mitarbeiter").
- Klicken Sie auf Speichern.
Anwendungsfälle für Standorte
- Verfolgen Sie, wo jedes Asset aktuell gelagert oder eingesetzt ist.
- Erfassen Sie Transfers zwischen Standorten mit vollständigem Prüfprotokoll.
- Filtern Sie Asset-Listen nach Standort für standortspezifische Bestandsprüfungen.
- Unterstützen Sie Organisationen mit mehreren Standorten oder Niederlassungen mit separaten Standorteinträgen.
Empfohlene Standorte
| Standorttyp | Beispiele |
|---|---|
| Lagerhäuser | Hauptlager, Verteilzentrum |
| Büroetagen | Hauptsitz Etage 1, Hauptsitz Etage 2, Filiale A |
| Remote | Remote-Mitarbeiter, Homeoffice |
| Extern | Kundenstandort, Lieferanteneinrichtung |
Benachrichtigungseinstellungen
Konfigurieren Sie automatisierte Warnungen, um sicherzustellen, dass kritische Asset-Ereignisse nie verpasst werden.
Verfügbare Benachrichtigungstypen
| Benachrichtigungstyp | Beschreibung |
|---|---|
| Garantieablauf | Warnungen vor Ablauf der Garantiezeit eines Assets |
| Fällige Wartung | Erinnerungen für bevorstehende geplante Wartungen |
| Zuweisungsänderungen | Benachrichtigungen bei Zuweisung oder Entzug von Assets |
| Niedrige Verfügbarkeit | Warnungen bei Unterschreiten des Schwellenwerts |
| Abschreibungsmeilensteine | Benachrichtigungen an wichtigen Punkten des Abschreibungsplans |
Benachrichtigungen konfigurieren
- Navigieren Sie zum Bereich Benachrichtigungen innerhalb der Einstellungen.
- Konfigurieren Sie für jeden Benachrichtigungstyp:
- Aktivieren / Deaktivieren -- Schalten Sie die Benachrichtigung ein oder aus.
- Vorabbenachrichtigung -- Legen Sie fest, wie viele Tage vor dem Ereignis die Warnung ausgelöst werden soll.
- Empfänger -- Wählen Sie, welche Benutzer oder Rollen die Benachrichtigung erhalten.
- Klicken Sie auf Speichern, um die Änderungen zu übernehmen.
Automatisierte Benachrichtigungen basieren auf dem geplanten Aufgabenausführer (Cron-Job) von Concord CRM. Stellen Sie sicher, dass der Cron Ihres Servers korrekt konfiguriert ist, damit Warnungen rechtzeitig zugestellt werden.
Best Practices
- Richten Sie Gruppen, Einheiten und Standorte zuerst ein, bevor Sie Assets erstellen. So wird sichergestellt, dass jedes Asset von Anfang an ordnungsgemäß kategorisiert ist.
- Verwenden Sie einheitliche Namenskonventionen über alle Einstellungen hinweg, um doppelte oder mehrdeutige Einträge zu vermeiden.
- Überprüfen und aktualisieren Sie regelmäßig, wenn Ihre Organisation wächst. Fügen Sie neue Gruppen für neu erworbene Asset-Typen und neue Standorte für neue Einrichtungen hinzu.
- Aktivieren Sie Benachrichtigungen frühzeitig, damit Garantieabläufe, Wartungsfenster und Zuweisungsänderungen erkannt werden, bevor sie zu Problemen werden.
- Halten Sie Unterkategorien überschaubar -- vermeiden Sie zu tiefe Hierarchien, die die Navigation und Berichterstattung erschweren.