Configuraciones Predefinidas
La sección de Configuración de Activos te permite configurar los elementos fundamentales de tu sistema de gestión de activos. Configurarlos antes de crear activos garantiza una categorización consistente, informes precisos y un flujo de trabajo fluido desde el primer día.
Acceso a la Configuración
Navega a Assets → Settings desde el menú lateral del CRM.
La página de configuración está organizada en las siguientes secciones:
- Grupos de Activos -- Categorías y subcategorías para organizar activos.
- Unidades de Activos -- Unidades de medida para el seguimiento de cantidades.
- Ubicaciones de Activos -- Ubicaciones físicas de almacenamiento y uso.
- Notificaciones -- Preferencias de alertas para eventos de mantenimiento, garantía y asignación.
Grupos de Activos
Los grupos de activos sirven como el sistema principal de categorización. Úsalos para organizar activos por tipo, departamento o función.
Agregar un Grupo
- Navega a la pestaña Asset Groups dentro de Settings.
- Haz clic en New Asset Group.
- Ingresa el Nombre del Grupo (por ejemplo, "Equipo IT", "Mobiliario de Oficina", "Vehículos").
- Opcionalmente asigna un Grupo Principal para crear subcategorías.
- Haz clic en Save.
Subcategorías
Crea una organización jerárquica anidando grupos. Por ejemplo:
- Equipo IT (grupo principal)
- Laptops
- Monitores
- Periféricos
- Mobiliario de Oficina (grupo principal)
- Escritorios
- Sillas
- Unidades de Almacenamiento
Los grupos bien estructurados facilitan el filtrado de activos, la generación de informes específicos y la aplicación de operaciones masivas a categorías específicas.
Grupos Recomendados
| Grupo | Caso de Uso |
|---|---|
| Equipo IT | Computadoras, servidores, dispositivos de red, periféricos |
| Mobiliario de Oficina | Escritorios, sillas, estanterías, gabinetes |
| Vehículos | Autos de empresa, camiones, furgonetas de reparto |
| Herramientas y Maquinaria | Herramientas eléctricas, equipo de manufactura |
| Dispositivos Móviles | Smartphones, tablets, escáneres portátiles |
Unidades de Activos
Las unidades definen cómo se miden y rastrean las cantidades de activos en todo el sistema.
Agregar una Unidad
- Navega a la pestaña Asset Units.
- Haz clic en New Asset Unit.
- Ingresa el Nombre de la Unidad (por ejemplo, "Piezas", "Conjuntos", "Metros", "Cajas").
- Haz clic en Save.
Unidades Comunes
| Unidad | Caso de Uso Típico |
|---|---|
| Piezas | Artículos individuales (laptops, sillas, teléfonos) |
| Conjuntos | Artículos agrupados (combo escritorio + silla) |
| Metros | Materiales lineales (cables, telas) |
| Cajas | Consumibles y repuestos |
| Litros | Líquidos (combustible, productos de limpieza) |
Elige unidades que coincidan con la forma en que cuentas y gestionas físicamente tus activos. Las unidades consistentes evitan confusiones en informes y registros de asignación.
Ubicaciones de Activos
Las ubicaciones representan los lugares físicos donde se almacenan, despliegan o utilizan los activos. Definir ubicaciones permite el seguimiento de transferencias e informes basados en ubicación.
Agregar una Ubicación
- Navega a la pestaña Asset Locations.
- Haz clic en New Asset Location.
- Ingresa el Nombre de la Ubicación (por ejemplo, "Almacén A", "Oficina Principal - Piso 2", "Empleados Remotos").
- Haz clic en Save.
Casos de Uso para Ubicaciones
- Rastrear dónde se almacena o despliega actualmente cada activo.
- Registrar transferencias entre ubicaciones con pistas de auditoría completas.
- Filtrar listas de activos por ubicación para revisiones de inventario específicas del sitio.
- Soportar organizaciones con múltiples sitios o sucursales con registros de ubicación distintos.
Ubicaciones Recomendadas
| Tipo de Ubicación | Ejemplos |
|---|---|
| Almacenes | Almacén Principal, Centro de Distribución |
| Pisos de Oficina | Sede Piso 1, Sede Piso 2, Sucursal A |
| Remoto | Empleados Remotos, Oficina en Casa |
| Externo | Sitio del Cliente, Instalación del Proveedor |
Preferencias de Notificación
Configura alertas automatizadas para asegurar que los eventos críticos de activos nunca se pasen por alto.
Tipos de Notificación Disponibles
| Tipo de Notificación | Descripción |
|---|---|
| Vencimiento de Garantía | Alertas antes de que expire el período de garantía de un activo |
| Mantenimiento Programado | Recordatorios para mantenimientos programados próximos |
| Cambios de Asignación | Notificaciones cuando se asignan o revocan activos |
| Baja Disponibilidad | Alertas cuando la cantidad disponible cae por debajo del umbral |
| Hitos de Depreciación | Notificaciones en puntos clave del cronograma de depreciación |
Configuración de Notificaciones
- Navega a la sección Notifications dentro de Settings.
- Para cada tipo de notificación, configura:
- Activar / Desactivar -- Activa o desactiva la notificación.
- Aviso Anticipado -- Establece cuántos días antes del evento debe activarse la alerta.
- Destinatarios -- Elige qué usuarios o roles reciben la notificación.
- Haz clic en Save para aplicar los cambios.
Las notificaciones automatizadas dependen del ejecutor de tareas programadas (tarea cron) de Concord CRM. Asegúrate de que el cron de tu servidor esté correctamente configurado para que las alertas se entreguen a tiempo.
Mejores Prácticas
- Configura grupos, unidades y ubicaciones primero antes de crear cualquier activo. Esto asegura que cada activo esté correctamente categorizado desde el inicio.
- Usa convenciones de nomenclatura consistentes en todas las configuraciones para evitar entradas duplicadas o ambiguas.
- Revisa y actualiza periódicamente a medida que tu organización crece. Agrega nuevos grupos para tipos de activos recién adquiridos y nuevas ubicaciones para nuevas instalaciones.
- Habilita las notificaciones temprano para que los vencimientos de garantía, ventanas de mantenimiento y cambios de asignación se detecten antes de que se conviertan en problemas.
- Mantén las subcategorías manejables -- evita crear jerarquías demasiado profundas que compliquen la navegación y los informes.