Paramètres prédéfinis
La section Paramètres des actifs vous permet de configurer les éléments fondamentaux de votre système de gestion des actifs. Les configurer avant de créer des actifs garantit une catégorisation cohérente, des rapports précis et un flux de travail fluide dès le premier jour.
Accéder aux paramètres
Naviguez vers Assets → Settings depuis le menu latéral du CRM.
La page des paramètres est organisée en sections suivantes :
- Asset Groups -- Catégories et sous-catégories pour organiser les actifs.
- Asset Units -- Unités de mesure pour le suivi des quantités.
- Asset Locations -- Emplacements physiques de stockage et d'utilisation.
- Notifications -- Préférences d'alerte pour les événements de maintenance, de garantie et d'attribution.
Groupes d'actifs
Les groupes d'actifs servent de système de catégorisation principal. Utilisez-les pour organiser les actifs par type, département ou fonction.
Ajouter un groupe
- Naviguez vers l'onglet Asset Groups dans les paramètres.
- Cliquez sur New Asset Group.
- Saisissez le Nom du groupe (par ex., « Équipement informatique », « Mobilier de bureau », « Véhicules »).
- Assignez éventuellement un Groupe parent pour créer des sous-catégories.
- Cliquez sur Save.
Sous-catégories
Créez une organisation hiérarchique en imbriquant les groupes. Par exemple :
- Équipement informatique (groupe parent)
- Ordinateurs portables
- Moniteurs
- Périphériques
- Mobilier de bureau (groupe parent)
- Bureaux
- Chaises
- Unités de rangement
Des groupes bien structurés facilitent le filtrage des actifs, la génération de rapports ciblés et l'application d'opérations en masse à des catégories spécifiques.
Groupes recommandés
| Groupe | Cas d'utilisation |
|---|---|
| Équipement informatique | Ordinateurs, serveurs, équipements réseau, périphériques |
| Mobilier de bureau | Bureaux, chaises, étagères, armoires |
| Véhicules | Voitures de société, camions, camionnettes de livraison |
| Outils et machines | Outils électriques, équipements de fabrication |
| Appareils mobiles | Smartphones, tablettes, scanners portables |
Unités d'actifs
Les unités définissent comment les quantités d'actifs sont mesurées et suivies dans le système.
Ajouter une unité
- Naviguez vers l'onglet Asset Units.
- Cliquez sur New Asset Unit.
- Saisissez le Nom de l'unité (par ex., « Pièces », « Ensembles », « Mètres », « Boîtes »).
- Cliquez sur Save.
Unités courantes
| Unité | Cas d'utilisation typique |
|---|---|
| Pièces | Articles individuels (ordinateurs portables, chaises, téléphones) |
| Ensembles | Articles groupés (combo bureau + chaise) |
| Mètres | Matériaux linéaires (câbles, tissus) |
| Boîtes | Consommables et pièces de rechange |
| Litres | Liquides (carburant, produits d'entretien) |
Choisissez des unités qui correspondent à la façon dont vous comptez et gérez physiquement vos actifs. Des unités cohérentes évitent les confusions dans les rapports et les registres d'allocation.
Emplacements des actifs
Les emplacements représentent les lieux physiques où les actifs sont stockés, déployés ou utilisés. Définir des emplacements permet le suivi des transferts et les rapports basés sur l'emplacement.
Ajouter un emplacement
- Naviguez vers l'onglet Asset Locations.
- Cliquez sur New Asset Location.
- Saisissez le Nom de l'emplacement (par ex., « Entrepôt A », « Siège social - Étage 2 », « Employés à distance »).
- Cliquez sur Save.
Cas d'utilisation des emplacements
- Suivre où chaque actif est actuellement stocké ou déployé.
- Enregistrer les transferts entre emplacements avec des pistes d'audit complètes.
- Filtrer les listes d'actifs par emplacement pour des revues d'inventaire spécifiques au site.
- Prendre en charge les organisations multi-sites ou multi-agences avec des enregistrements d'emplacements distincts.
Emplacements recommandés
| Type d'emplacement | Exemples |
|---|---|
| Entrepôts | Entrepôt principal, Centre de distribution |
| Étages de bureau | Siège Étage 1, Siège Étage 2, Agence A |
| À distance | Employés à distance, Bureau à domicile |
| Externe | Site client, Installation fournisseur |
Préférences de notification
Configurez des alertes automatisées pour garantir que les événements critiques liés aux actifs ne sont jamais manqués.
Types de notifications disponibles
| Type de notification | Description |
|---|---|
| Expiration de garantie | Alertes avant la fin de la période de garantie d'un actif |
| Maintenance prévue | Rappels pour la maintenance planifiée à venir |
| Changements d'allocation | Notifications lorsque des actifs sont assignés ou révoqués |
| Faible disponibilité | Alertes lorsque la quantité disponible descend sous le seuil |
| Jalons d'amortissement | Notifications aux points clés du calendrier d'amortissement |
Configurer les notifications
- Naviguez vers la section Notifications dans les paramètres.
- Pour chaque type de notification, configurez :
- Activer / Désactiver -- Activez ou désactivez la notification.
- Préavis -- Définissez combien de jours avant l'événement l'alerte doit se déclencher.
- Destinataires -- Choisissez quels utilisateurs ou rôles reçoivent la notification.
- Cliquez sur Save pour appliquer les modifications.
Les notifications automatisées dépendent du planificateur de tâches de Concord CRM (tâche cron). Assurez-vous que le cron de votre serveur est correctement configuré pour que les alertes soient envoyées à temps.
Bonnes pratiques
- Configurez d'abord les groupes, unités et emplacements avant de créer des actifs. Cela garantit que chaque actif est correctement catégorisé dès le départ.
- Utilisez des conventions de nommage cohérentes dans tous les paramètres pour éviter les entrées en double ou ambiguës.
- Révisez et mettez à jour périodiquement à mesure que votre organisation grandit. Ajoutez de nouveaux groupes pour les types d'actifs nouvellement acquis et de nouveaux emplacements pour les nouvelles installations.
- Activez les notifications tôt pour que les expirations de garantie, les fenêtres de maintenance et les changements d'allocation soient signalés avant qu'ils ne deviennent des problèmes.
- Gardez des sous-catégories gérables -- évitez de créer des hiérarchies trop profondes qui compliquent la navigation et les rapports.