Aperçu de l'utilisation
Après l'installation et l'activation, le module Assets Management est accessible depuis le menu Assets dans la barre latérale de votre Concord CRM. Ce guide vous accompagne dans les opérations quotidiennes de gestion des actifs.
Créer un actif
- Naviguez vers Assets → Assets depuis la barre latérale.
- Cliquez sur New Asset.
- Remplissez les champs obligatoires :
- Asset Name -- Un nom descriptif pour l'actif (par ex., « Dell Latitude 5540 »).
- Asset Code -- Un identifiant unique pour le suivi interne.
- Category -- Sélectionnez parmi les groupes d'actifs prédéfinis.
- Quantity -- Nombre total d'unités.
- Unit -- Unité de mesure (pièces, ensembles, etc.).
- Price -- Prix d'achat par unité.
- Purchase Date -- Date d'acquisition de l'actif.
- Configurez éventuellement les champs supplémentaires :
- Location -- Où l'actif est stocké ou utilisé.
- Warranty Period -- Dates de début et de fin de la couverture de garantie.
- Depreciation -- Définissez une période d'amortissement, une valeur résiduelle et une méthode.
- Supplier -- Informations sur le vendeur ou fournisseur.
- Image -- Téléchargez une photo pour l'identification visuelle.
- Cliquez sur Save pour créer l'actif.
Après l'enregistrement, ouvrez la vue détaillée de l'actif et utilisez le bouton Generate QR Code. Imprimez le code QR et attachez-le à l'actif physique pour une numérisation et une recherche rapides.
Allocation et attribution des actifs
L'allocation vous permet d'attribuer des actifs à des entreprises ou des utilisateurs individuels au sein du CRM.
Allouer un actif
- Ouvrez l'actif que vous souhaitez allouer.
- Naviguez vers l'onglet Allocation.
- Cliquez sur New Allocation.
- Sélectionnez l'entreprise ou l'utilisateur à qui attribuer l'actif.
- Saisissez la quantité à allouer.
- Cliquez sur Save.
Le système suit automatiquement les quantités disponibles par rapport aux quantités allouées. Lorsqu'un actif est entièrement alloué, le statut est mis à jour pour refléter une disponibilité nulle.
Des notifications automatisées sont envoyées à l'utilisateur assigné lorsqu'une allocation est créée. Les administrateurs reçoivent également des alertes lorsque des changements d'allocation se produisent.
Révoquer une allocation
Pour retourner les actifs alloués à l'inventaire disponible :
- Ouvrez l'actif et naviguez vers l'onglet Allocation.
- Localisez l'enregistrement d'allocation.
- Cliquez sur Revoke et confirmez l'action.
Gestion de la maintenance
Le module fournit des outils intégrés pour planifier et suivre la maintenance des actifs.
Planifier la maintenance
- Ouvrez l'actif nécessitant une maintenance.
- Naviguez vers l'onglet Maintenance.
- Cliquez sur Schedule Maintenance.
- Saisissez les détails de la maintenance :
- Description -- Quelle maintenance sera effectuée.
- Start Date -- Quand la maintenance commence.
- Expected Return Date -- Quand l'actif devrait être à nouveau disponible.
- Cliquez sur Save.
Lorsqu'un actif est marqué comme étant en maintenance, la quantité disponible est automatiquement réduite. Une fois la maintenance terminée et l'enregistrement clôturé, la quantité est restaurée.
Les actifs en maintenance ne peuvent pas être alloués ou attribués tant que l'enregistrement de maintenance n'est pas marqué comme terminé. Planifiez les fenêtres de maintenance en conséquence.
Suivi financier et amortissement
Suivez le cycle de vie financier des actifs grâce au système d'amortissement.
Configurer l'amortissement
Lors de la création ou de la modification d'un actif, définissez les champs suivants :
| Champ | Description |
|---|---|
| Depreciation Period | Durée sur laquelle l'actif se déprécie (en mois) |
| Salvage Value | Valeur résiduelle estimée à la fin de la durée de vie utile |
| Depreciation Method | Calcul linéaire appliqué automatiquement |
Le module calcule et affiche :
- Valeur comptable actuelle -- Prix d'origine moins l'amortissement cumulé.
- Amortissement cumulé -- Total de l'amortissement enregistré à ce jour.
- Durée de vie utile restante -- Temps restant dans le calendrier d'amortissement.
Suivi des statuts et rapports
Statuts des actifs
Les actifs passent par différents statuts au cours de leur cycle de vie :
| Statut | Description |
|---|---|
| Available | Prêt à l'emploi ou à l'allocation |
| Allocated | Assigné à une entreprise ou un utilisateur |
| Under Maintenance | Actuellement en cours de maintenance |
| Lost | Signalé comme perdu |
| Damaged | Signalé comme endommagé |
Gestion des pertes et dommages
Signalez les actifs perdus ou endommagés directement depuis la vue détaillée de l'actif. Chaque signalement est consigné dans la piste d'audit avec les horodatages et les parties responsables.
Cas d'utilisation courants
| Cas d'utilisation | Comment le module aide |
|---|---|
| Équipement informatique | Suivez les ordinateurs portables, moniteurs et périphériques ; attribuez-les aux membres de l'équipe ; planifiez les mises à jour |
| Mobilier de bureau | Gérez les bureaux, chaises et équipements ; suivez les attributions par département |
| Flotte de véhicules | Surveillez les véhicules ; planifiez la maintenance régulière ; suivez l'assurance et la garantie |
| Équipement de fabrication | Planifiez la maintenance préventive ; suivez l'utilisation et l'amortissement |
| Appareils mobiles | Attribuez les téléphones et tablettes ; suivez les retours, l'état et le statut de garantie |
Bonnes pratiques
- Nommage cohérent -- Établissez des conventions de nommage pour les noms et codes des actifs dans toute votre organisation.
- Audits réguliers -- Révisez périodiquement les enregistrements d'actifs par rapport à l'inventaire physique pour garantir l'exactitude.
- Calendriers de maintenance -- Configurez des rappels de maintenance récurrents pour prévenir les pannes d'équipement.
- Utilisation des codes QR -- Générez et imprimez des codes QR pour tous les actifs physiques afin de simplifier l'identification et les audits.
- Configurez les notifications -- Activez les alertes pour l'expiration de la garantie, les dates de maintenance prévues et les allocations en retard.