Nutzungsübersicht

Nach Installation und Aktivierung ist das Assets Management Modul über das Assets-Menü in der Seitenleiste Ihres Concord CRM erreichbar. Diese Anleitung führt Sie durch die alltäglichen Asset-Operationen.

Ein Asset erstellen

1. Navigieren Sie zu Assets → Assets in der Seitenleiste.
2. Klicken Sie auf Neues Asset.
3. Füllen Sie die erforderlichen Felder aus:
   • Asset-Name -- Ein beschreibender Name für das Asset (z. B. „Dell Latitude 5540").
   • Asset-Code -- Eine eindeutige Kennung für die interne Nachverfolgung.
   • Kategorie -- Wählen Sie aus den vordefinierten Asset-Gruppen.
   • Menge -- Gesamtanzahl der Einheiten.
   • Einheit -- Maßeinheit (Stück, Sets usw.).
   • Preis -- Kaufpreis pro Einheit.
   • Kaufdatum -- Wann das Asset erworben wurde.
4. Konfigurieren Sie optional zusätzliche Felder:
   • Standort -- Wo das Asset gelagert oder genutzt wird.
   • Garantiezeitraum -- Start- und Enddatum der Garantie.
   • Abschreibung -- Legen Sie Abschreibungszeitraum, Restwert und Methode fest.
   • Lieferant -- Händler- oder Lieferanteninformationen.
   • Bild -- Laden Sie ein Foto zur visuellen Identifikation hoch.
5. Klicken Sie auf Speichern, um das Asset zu erstellen.

tipp

Öffnen Sie nach dem Speichern die Asset-Detailansicht und verwenden Sie die Schaltfläche QR-Code generieren. Drucken Sie den QR-Code aus und bringen Sie ihn am physischen Asset an, um schnelles Scannen und Nachschlagen zu ermöglichen.

Asset-Zuweisung

Die Zuweisung ermöglicht es Ihnen, Assets an Unternehmen oder einzelne Benutzer innerhalb des CRM zuzuweisen.

Ein Asset zuweisen

1. Öffnen Sie das Asset, das Sie zuweisen möchten.
2. Navigieren Sie zum Tab Zuweisung.
3. Klicken Sie auf Neue Zuweisung.
4. Wählen Sie das Unternehmen oder den Benutzer, dem das Asset zugewiesen werden soll.
5. Geben Sie die zuzuweisende Menge ein.
6. Klicken Sie auf Speichern.

Das System verfolgt automatisch verfügbare im Vergleich zu zugewiesenen Mengen. Wenn ein Asset vollständig zugewiesen ist, wird der Status aktualisiert, um eine Verfügbarkeit von Null widerzuspiegeln.

info

Automatisierte Benachrichtigungen werden an den zugewiesenen Benutzer gesendet, wenn eine Zuweisung erstellt wird. Administratoren erhalten ebenfalls Warnungen, wenn Zuweisungsänderungen auftreten.

Eine Zuweisung widerrufen

Um zugewiesene Assets in den verfügbaren Bestand zurückzuführen:

1. Öffnen Sie das Asset und navigieren Sie zum Tab Zuweisung.
2. Suchen Sie den Zuweisungseintrag.
3. Klicken Sie auf Widerrufen und bestätigen Sie die Aktion.

Wartungsmanagement

Das Modul bietet integrierte Werkzeuge zur Planung und Nachverfolgung der Asset-Wartung.

Wartung planen

1. Öffnen Sie das Asset, das gewartet werden muss.
2. Navigieren Sie zum Tab Wartung.
3. Klicken Sie auf Wartung planen.
4. Geben Sie die Wartungsdetails ein:
   • Beschreibung -- Welche Wartung durchgeführt wird.
   • Startdatum -- Wann die Wartung beginnt.
   • Voraussichtliches Rückgabedatum -- Wann das Asset wieder verfügbar sein sollte.
5. Klicken Sie auf Speichern.

Wenn ein Asset als in Wartung markiert ist, wird die verfügbare Menge automatisch reduziert. Sobald die Wartung abgeschlossen und der Eintrag geschlossen ist, wird die Menge wiederhergestellt.

warnung

Assets in Wartung können nicht zugewiesen werden, bis der Wartungseintrag als abgeschlossen markiert ist. Planen Sie Wartungsfenster entsprechend.

Finanzielle Nachverfolgung und Abschreibung

Verfolgen Sie den finanziellen Lebenszyklus von Assets über das Abschreibungssystem.

Abschreibung konfigurieren

Beim Erstellen oder Bearbeiten eines Assets legen Sie die folgenden Felder fest:

Feld	Beschreibung
Abschreibungszeitraum	Dauer, über die das Asset abgeschrieben wird (in Monaten)
Restwert	Geschätzter Restwert am Ende der Nutzungsdauer
Abschreibungsmethode	Lineare Berechnung wird automatisch angewendet

Das Modul berechnet und zeigt an:

• Aktueller Buchwert -- Ursprünglicher Preis abzüglich kumulierter Abschreibung.
• Kumulierte Abschreibung -- Gesamte bis dato erfasste Abschreibung.
• Restnutzungsdauer -- Verbleibende Zeit im Abschreibungsplan.

Statusverfolgung und Berichterstattung

Asset-Status

Assets durchlaufen während ihres Lebenszyklus verschiedene Status:

Status	Beschreibung
Verfügbar	Bereit zur Nutzung oder Zuweisung
Zugewiesen	Einem Unternehmen oder Benutzer zugeordnet
In Wartung	Wird derzeit gewartet
Verloren	Als verloren gemeldet
Beschädigt	Als beschädigt gemeldet

Verlust- und Schadensmanagement

Melden Sie verlorene oder beschädigte Assets direkt aus der Asset-Detailansicht. Jede Meldung wird im Prüfprotokoll mit Zeitstempeln und verantwortlichen Personen protokolliert.

Häufige Anwendungsfälle

Anwendungsfall	Wie das Modul hilft
IT-Ausstattung	Laptops, Monitore und Peripherie verfolgen; an Teammitglieder zuweisen; Updates planen
Büromöbel	Schreibtische, Stühle und Einbauten verwalten; Zuweisungen nach Abteilung verfolgen
Fahrzeugflotte	Fahrzeuge überwachen; regelmäßige Wartung planen; Versicherung und Garantie verfolgen
Fertigungsausrüstung	Vorbeugende Wartung planen; Nutzung und Abschreibung verfolgen
Mobilgeräte	Telefone und Tablets zuweisen; Rückgaben, Zustand und Garantiestatus verfolgen

Best Practices

• Einheitliche Benennung -- Etablieren Sie Namenskonventionen für Asset-Namen und -Codes in Ihrer gesamten Organisation.
• Regelmäßige Audits -- Überprüfen Sie Asset-Einträge regelmäßig gegen den physischen Bestand, um die Genauigkeit sicherzustellen.
• Wartungspläne -- Richten Sie wiederkehrende Wartungserinnerungen ein, um Geräteausfälle zu vermeiden.
• QR-Code-Nutzung -- Generieren und drucken Sie QR-Codes für alle physischen Assets, um die Identifikation und Audits zu beschleunigen.
• Benachrichtigungen konfigurieren -- Aktivieren Sie Warnungen für Garantieablauf, fällige Wartungstermine und überfällige Zuweisungen.