Descripción General de Uso
Después de la instalación y activación, el módulo de Gestión de Activos es accesible desde el menú Assets en la barra lateral de tu Concord CRM. Esta guía te lleva a través de las operaciones diarias con activos.
Crear un Activo
- Navega a Assets → Assets desde la barra lateral.
- Haz clic en New Asset.
- Completa los campos requeridos:
- Asset Name -- Un nombre descriptivo para el activo (por ejemplo, "Dell Latitude 5540").
- Asset Code -- Un identificador único para seguimiento interno.
- Category -- Selecciona de los grupos de activos predefinidos.
- Quantity -- Número total de unidades.
- Unit -- Unidad de medida (piezas, conjuntos, etc.).
- Price -- Precio de compra por unidad.
- Purchase Date -- Cuándo se adquirió el activo.
- Opcionalmente configura campos adicionales:
- Location -- Dónde se almacena o utiliza el activo.
- Warranty Period -- Fechas de inicio y fin de la cobertura de garantía.
- Depreciation -- Establece un período de depreciación, valor residual y método.
- Supplier -- Información del proveedor.
- Image -- Sube una foto para identificación visual.
- Haz clic en Save para crear el activo.
Después de guardar, abre la vista de detalle del activo y usa el botón Generate QR Code. Imprime el código QR y adjúntalo al activo físico para escaneo y consulta rápida.
Asignación de Activos
La asignación te permite asignar activos a empresas o usuarios individuales dentro del CRM.
Asignar un Activo
- Abre el activo que deseas asignar.
- Navega a la pestaña Allocation.
- Haz clic en New Allocation.
- Selecciona la empresa o usuario al que asignar el activo.
- Ingresa la cantidad a asignar.
- Haz clic en Save.
El sistema rastrea automáticamente las cantidades disponibles versus asignadas. Cuando un activo está completamente asignado, el estado se actualiza para reflejar disponibilidad cero.
Se envían notificaciones automatizadas al usuario asignado cuando se crea una asignación. Los administradores también reciben alertas cuando ocurren cambios de asignación.
Revocar una Asignación
Para devolver activos asignados al inventario disponible:
- Abre el activo y navega a la pestaña Allocation.
- Localiza el registro de asignación.
- Haz clic en Revoke y confirma la acción.
Gestión de Mantenimiento
El módulo proporciona herramientas integradas para programar y rastrear el mantenimiento de activos.
Programar Mantenimiento
- Abre el activo que requiere mantenimiento.
- Navega a la pestaña Maintenance.
- Haz clic en Schedule Maintenance.
- Ingresa los detalles del mantenimiento:
- Description -- Qué mantenimiento se realizará.
- Start Date -- Cuándo comienza el mantenimiento.
- Expected Return Date -- Cuándo debería estar disponible nuevamente el activo.
- Haz clic en Save.
Cuando un activo está marcado como en mantenimiento, la cantidad disponible se reduce automáticamente. Una vez que el mantenimiento se completa y el registro se cierra, la cantidad se restaura.
Los activos en mantenimiento no pueden asignarse hasta que el registro de mantenimiento se marque como completado. Planifica las ventanas de mantenimiento en consecuencia.
Seguimiento Financiero y Depreciación
Rastrea el ciclo de vida financiero de los activos a través del sistema de depreciación.
Configurar Depreciación
Al crear o editar un activo, establece los siguientes campos:
| Campo | Descripción |
|---|---|
| Período de Depreciación | Duración durante la cual el activo se deprecia (en meses) |
| Valor Residual | Valor residual estimado al final de la vida útil |
| Método de Depreciación | Cálculo en línea recta aplicado automáticamente |
El módulo calcula y muestra:
- Valor Contable Actual -- Precio original menos depreciación acumulada.
- Depreciación Acumulada -- Depreciación total registrada hasta la fecha.
- Vida Útil Restante -- Tiempo restante en el cronograma de depreciación.
Seguimiento de Estado e Informes
Estados de Activos
Los activos pasan por varios estados durante su ciclo de vida:
| Estado | Descripción |
|---|---|
| Disponible | Listo para uso o asignación |
| Asignado | Asignado a una empresa o usuario |
| En Mantenimiento | Actualmente en servicio |
| Perdido | Reportado como perdido |
| Dañado | Reportado como dañado |
Gestión de Pérdidas y Daños
Reporta activos perdidos o dañados directamente desde la vista de detalle del activo. Cada reporte se registra en la pista de auditoría con marcas de tiempo y partes responsables.
Casos de Uso Comunes
| Caso de Uso | Cómo Ayuda el Módulo |
|---|---|
| Equipo IT | Rastrea laptops, monitores y periféricos; asigna a miembros del equipo; programa actualizaciones |
| Mobiliario de Oficina | Gestiona escritorios, sillas y accesorios; rastrea asignaciones por departamento |
| Flota de Vehículos | Monitorea vehículos; programa mantenimiento regular; rastrea seguros y garantías |
| Equipo de Manufactura | Programa mantenimiento preventivo; rastrea utilización y depreciación |
| Dispositivos Móviles | Asigna teléfonos y tablets; rastrea devoluciones, condición y estado de garantía |
Mejores Prácticas
- Nomenclatura consistente -- Establece convenciones de nombres para nombres y códigos de activos en toda tu organización.
- Auditorías regulares -- Revisa periódicamente los registros de activos contra el inventario físico para asegurar precisión.
- Programas de mantenimiento -- Configura recordatorios de mantenimiento recurrente para prevenir fallas de equipo.
- Uso de códigos QR -- Genera e imprime códigos QR para todos los activos físicos para agilizar la identificación y auditorías.
- Configura notificaciones -- Habilita alertas para vencimiento de garantía, fechas de mantenimiento y asignaciones vencidas.