Обзор использования

После установки и активации модуль управления активами доступен из меню Активы в боковой панели Concord CRM. Это руководство описывает повседневные операции с активами.

Создание актива

1. Перейдите в Активы → Активы из боковой панели.
2. Нажмите Новый актив.
3. Заполните обязательные поля:
   • Название актива -- Описательное название актива (например, «Dell Latitude 5540»).
   • Код актива -- Уникальный идентификатор для внутреннего отслеживания.
   • Категория -- Выберите из предустановленных групп активов.
   • Количество -- Общее количество единиц.
   • Единица измерения -- Единица измерения (штуки, комплекты и т.д.).
   • Цена -- Цена закупки за единицу.
   • Дата покупки -- Когда актив был приобретён.
4. При необходимости настройте дополнительные поля:
   • Местоположение -- Где актив хранится или используется.
   • Гарантийный период -- Даты начала и окончания гарантийного покрытия.
   • Амортизация -- Установите период амортизации, остаточную стоимость и метод.
   • Поставщик -- Информация о вендоре или поставщике.
   • Изображение -- Загрузите фото для визуальной идентификации.
5. Нажмите Сохранить для создания актива.

подсказка

После сохранения откройте детальный просмотр актива и используйте кнопку Сгенерировать QR-код. Распечатайте QR-код и прикрепите его к физическому активу для быстрого сканирования и поиска.

Распределение и назначение активов

Распределение позволяет назначать активы компаниям или отдельным пользователям в CRM.

Распределение актива

1. Откройте актив, который хотите распределить.
2. Перейдите на вкладку Распределение.
3. Нажмите Новое распределение.
4. Выберите компанию или пользователя для назначения актива.
5. Введите количество для распределения.
6. Нажмите Сохранить.

Система автоматически отслеживает доступное и распределённое количество. Когда актив полностью распределён, статус обновляется, отражая нулевую доступность.

к сведению

Автоматические уведомления отправляются назначенному пользователю при создании распределения. Администраторы также получают оповещения при изменениях в распределении.

Отзыв распределения

Для возврата распределённых активов в доступный инвентарь:

1. Откройте актив и перейдите на вкладку Распределение.
2. Найдите запись о распределении.
3. Нажмите Отозвать и подтвердите действие.

Управление обслуживанием

Модуль предоставляет встроенные инструменты для планирования и отслеживания обслуживания активов.

Планирование обслуживания

1. Откройте актив, требующий обслуживания.
2. Перейдите на вкладку Обслуживание.
3. Нажмите Запланировать обслуживание.
4. Введите детали обслуживания:
   • Описание -- Какое обслуживание будет выполнено.
   • Дата начала -- Когда начинается обслуживание.
   • Ожидаемая дата возврата -- Когда актив снова будет доступен.
5. Нажмите Сохранить.

Когда актив отмечен как находящийся на обслуживании, доступное количество автоматически уменьшается. После завершения обслуживания и закрытия записи количество восстанавливается.

warning

Активы на обслуживании не могут быть распределены или назначены до тех пор, пока запись об обслуживании не будет отмечена как завершённая. Планируйте окна обслуживания соответствующим образом.

Финансовое отслеживание и амортизация

Отслеживайте финансовый жизненный цикл активов через систему амортизации.

Настройка амортизации

При создании или редактировании актива установите следующие поля:

Поле	Описание
Период амортизации	Продолжительность амортизации актива (в месяцах)
Остаточная стоимость	Оценочная остаточная стоимость по окончании срока полезного использования
Метод амортизации	Линейный расчёт, применяемый автоматически

Модуль рассчитывает и отображает:

• Текущая балансовая стоимость -- Первоначальная цена минус накопленная амортизация.
• Накопленная амортизация -- Общая амортизация, учтённая на текущую дату.
• Оставшийся срок полезного использования -- Время, оставшееся в графике амортизации.

Отслеживание статусов и отчётность

Статусы активов

Активы проходят через различные статусы в течение своего жизненного цикла:

Статус	Описание
Доступен	Готов к использованию или распределению
Распределён	Назначен компании или пользователю
На обслуживании	В настоящее время обслуживается
Утерян	Заявлен как утерянный
Повреждён	Заявлен как повреждённый

Управление потерями и повреждениями

Сообщайте об утерянных или повреждённых активах непосредственно из детального просмотра актива. Каждый отчёт регистрируется в журнале аудита с метками времени и ответственными лицами.

Типичные сценарии использования

Сценарий	Как помогает модуль
ИТ-оборудование	Отслеживание ноутбуков, мониторов и периферии; назначение сотрудникам; планирование обновлений
Офисная мебель	Управление столами, стульями и оборудованием; отслеживание назначений по отделам
Автопарк	Мониторинг транспортных средств; планирование регулярного обслуживания; отслеживание страховки и гарантии
Производственное оборудование	Планирование профилактического обслуживания; отслеживание использования и амортизации
Мобильные устройства	Распределение телефонов и планшетов; отслеживание возвратов, состояния и гарантийного статуса

Лучшие практики

• Единообразное именование -- Установите соглашения об именовании для названий и кодов активов по всей организации.
• Регулярные аудиты -- Периодически сверяйте записи об активах с физическим инвентарём для обеспечения точности.
• Графики обслуживания -- Настройте повторяющиеся напоминания об обслуживании для предотвращения поломок оборудования.
• Использование QR-кодов -- Генерируйте и печатайте QR-коды для всех физических активов для упрощения идентификации и аудита.
• Настройте уведомления -- Включите оповещения об истечении гарантий, сроках обслуживания и просроченных распределениях.