Предустановленные настройки
Раздел Настройки активов позволяет настроить базовые элементы вашей системы управления активами. Настройка этих параметров перед созданием активов обеспечивает последовательную категоризацию, точную отчётность и бесперебойный рабочий процесс с первого дня.
Доступ к настройкам
Перейдите в Активы → Настройки из бокового меню CRM.
Страница настроек организована в следующие разделы:
- Группы активов -- Категории и подкатегории для организации активов.
- Единицы измерения активов -- Единицы измерения для отслеживания количества.
- Местоположения активов -- Физические места хранения и использования.
- Уведомления -- Настройки оповещений о событиях обслуживания, гарантии и назначения.
Группы активов
Группы активов служат основной системой категоризации. Используйте их для организации активов по типу, отделу или функции.
Добавление группы
- Перейдите на вкладку Группы активов в разделе настроек.
- Нажмите Новая группа активов.
- Введите Название группы (например, «ИТ-оборудование», «Офисная мебель», «Транспортные средства»).
- При необходимости назначьте Родительскую группу для создания подкатегорий.
- Нажмите Сохранить.
Подкатегории
Создайте иерархическую организацию, вкладывая группы друг в друга. Например:
- ИТ-оборудование (родительская группа)
- Ноутбуки
- Мониторы
- Периферийные устройства
- Офисная мебель (родительская группа)
- Столы
- Стулья
- Шкафы для хранения
Хорошо структурированные группы упрощают фильтрацию активов, создание целевых отчётов и применение массовых операций к определённым категориям.
Рекомендуемые группы
| Группа | Назначение |
|---|---|
| ИТ-оборудование | Компьютеры, серверы, сетевые устройства, периферия |
| Офисная мебель | Столы, стулья, стеллажи, шкафы |
| Транспортные средства | Служебные автомобили, грузовики, фургоны |
| Инструменты и оборудование | Электроинструменты, производственное оборудование |
| Мобильные устройства | Смартфоны, планшеты, портативные сканеры |
Единицы измерения активов
Единицы определяют способ измерения и отслеживания количества активов в системе.
Добавление единицы
- Перейдите на вкладку Единицы измерения активов.
- Нажмите Новая единица измерения.
- Введите Название единицы (например, «Штуки», «Комплекты», «Метры», «Коробки»).
- Нажмите Сохранить.
Распространённые единицы
| Единица | Типичное использование |
|---|---|
| Штуки | Отдельные предметы (ноутбуки, стулья, телефоны) |
| Комплекты | Групповые предметы (стол + стул) |
| Метры | Линейные материалы (кабели, ткань) |
| Коробки | Расходные материалы и запасные части |
| Литры | Жидкости (топливо, моющие средства) |
Выбирайте единицы измерения, соответствующие тому, как вы физически считаете и управляете активами. Единообразные единицы предотвращают путаницу в отчётах и записях о распределении.
Местоположения активов
Местоположения представляют физические места, где активы хранятся, размещены или используются. Определение местоположений позволяет отслеживать перемещения и формировать отчёты по местоположению.
Добавление местоположения
- Перейдите на вкладку Местоположения активов.
- Нажмите Новое местоположение актива.
- Введите Название местоположения (например, «Склад А», «Главный офис — 2 этаж», «Удалённые сотрудники»).
- Нажмите Сохранить.
Примеры использования местоположений
- Отслеживание текущего места хранения или размещения каждого актива.
- Регистрация перемещений между местоположениями с полным журналом аудита.
- Фильтрация списков активов по местоположению для инвентаризации на конкретных объектах.
- Поддержка организаций с несколькими объектами или филиалами с отдельными записями о местоположениях.
Рекомендуемые местоположения
| Тип местоположения | Примеры |
|---|---|
| Склады | Основной склад, Распределительный центр |
| Этажи офиса | Главный офис — этаж 1, Главный офис — этаж 2, Филиал А |
| Удалённые | Удалённые сотрудники, Домашний офис |
| Внешние | Площадка клиента, Площадка поставщика |
Настройки уведомлений
Настройте автоматические оповещения, чтобы не пропустить важные события, связанные с активами.
Доступные типы уведомлений
| Тип уведомления | Описание |
|---|---|
| Истечение гарантии | Оповещения перед окончанием гарантийного срока актива |
| Плановое обслуживание | Напоминания о предстоящем плановом обслуживании |
| Изменения распределения | Уведомления при назначении или отзыве активов |
| Низкая доступность | Оповещения при снижении доступного количества ниже порога |
| Этапы амортизации | Уведомления в ключевых точках графика амортизации |
Настройка уведомлений
- Перейдите в раздел Уведомления в настройках.
- Для каждого типа уведомления настройте:
- Включить / Выключить -- Переключите уведомление.
- Предварительное уведомление -- Укажите, за сколько дней до события должно срабатывать оповещение.
- Получатели -- Выберите, какие пользователи или роли получают уведомление.
- Нажмите Сохранить для применения изменений.
Автоматические уведомления зависят от планировщика задач Concord CRM (cron-задание). Убедитесь, что cron на вашем сервере правильно настроен, чтобы оповещения доставлялись вовремя.
Лучшие практики
- Сначала настройте группы, единицы и местоположения, прежде чем создавать какие-либо активы. Это гарантирует правильную категоризацию каждого актива с самого начала.
- Используйте единообразные соглашения об именовании для всех настроек, чтобы избежать дублирования или неоднозначных записей.
- Периодически пересматривайте и обновляйте настройки по мере роста вашей организации. Добавляйте новые группы для новых типов активов и новые местоположения для новых объектов.
- Включите уведомления заблаговременно, чтобы информация об истечении гарантий, окнах обслуживания и изменениях распределения поступала до того, как они станут проблемами.
- Сохраняйте управляемость подкатегорий -- избегайте создания слишком глубоких иерархий, усложняющих навигацию и отчётность.