事前定義設定
資産設定セクションでは、資産管理システムの基本要素を構成できます。資産を作成する前にこれらを設定しておくことで、一貫した分類、正確なレポート、初日からスムーズなワークフローが確保されます。
設定へのアクセス
CRMサイドバーメニューから資産 → 設定に移動します。
設定ページは以下のセクションに分かれています：
- 資産グループ -- 資産を整理するためのカテゴリとサブカテゴリ。
- 資産単位 -- 数量を追跡するための計量単位。
- 資産ロケーション -- 物理的な保管場所と使用場所。
- 通知 -- メンテナンス、保証、割り当てイベントのアラート設定。
資産グループ
資産グループは主要な分類システムとして機能します。タイプ、部門、または機能ごとに資産を整理するために使用します。
グループの追加
- 設定内の資産グループタブに移動します。
- 新規資産グループをクリックします。
- グループ名を入力します（例：「IT機器」、「オフィス家具」、「車両」）。
- 必要に応じて親グループを割り当てて、サブカテゴリを作成します。
- 保存をクリックします。
サブカテゴリ
グループをネストすることで階層的な整理が可能です。例：
- IT機器（親グループ）
- ノートパソコン
- モニター
- 周辺機器
- オフィス家具（親グループ）
- デスク
- 椅子
- 収納ユニット
ヒント
適切に構造化されたグループにより、資産のフィルタリング、対象を絞ったレポートの生成、特定カテゴリへの一括操作の適用が容易になります。
推奨グループ
| グループ | 用途 |
|---|---|
| IT機器 | コンピュータ、サーバー、ネットワーク機器、周辺機器 |
| オフィス家具 | デスク、椅子、棚、キャビネット |
| 車両 | 社用車、トラック、配送バン |
| 工具・機械 | 電動工具、製造設備 |
| モバイルデバイス | スマートフォン、タブレット、ポータブルスキャナー |
資産単位
単位は、システム全体で資産の数量がどのように計測・追跡されるかを定義します。
単位の追加
- 資産単位タブに移動します。
- 新規資産単位をクリックします。
- 単位名を入力します（例：「個」、「セット」、「メートル」、「箱」）。
- 保存をクリックします。
一般的な単位
| 単位 | 一般的な用途 |
|---|---|
| 個 | 個別アイテム（ノートパソコン、椅子、電話） |
| セット | グループアイテム（デスク＋椅子のコンボ） |
| メートル | 線状素材（ケーブル、布地） |
| 箱 | 消耗品とスペアパーツ |
| リットル | 液体（燃料、清掃用品） |
備考
物理的に資産を数えたり管理したりする方法に合った単位を選択してください。一貫した単位により、レポートや 割り当て記録での混乱を防ぐことができます。
資産ロケーション
ロケーションは、資産が保管、配備、または使用される物理的な場所を表します。ロケーションを定義することで、移動追跡とロケーションベースのレポートが可能になります。
ロケーションの追加
- 資産ロケーションタブに移動します。
- 新規資産ロケーションをクリックします。
- ロケーション名を入力します（例：「倉庫A」、「本社 - 2階」、「リモート従業員」）。
- 保存をクリックします。
ロケーションの用途
- 各資産が現在どこに保管または配備されているかを追跡。
- 完全な監査証跡付きでロケーション間の移動を記録。
- サイト固有の在庫レビューのためにロケーション別に資産リストをフィルタリング。
- 個別のロケーション記録で複数サイトまたは複数支店の組織をサポート。
推奨ロケーション
| ロケーションタイプ | 例 |
|---|---|
| 倉庫 | メイン倉庫、配送センター |
| オフィスフロア | 本社1階、本社2階、支店オフィスA |
| リモート | リモート従業員、ホームオフィス |
| 外部 | クライアントサイト、ベンダー施設 |
通知設定
重要な資産イベントを見逃さないよう、自動アラートを構成します。
利用可能な通知タイプ
| 通知タイプ | 説明 |
|---|---|
| 保証期限切れ | 資産の保証期間が終了する前にアラート |
| メンテナンス期限 | 予定されたメンテナンスのリマインダー |
| 割り当て変更 | 資産が割り当てまたは取り消された際の通知 |
| 低在庫 | 利用可能数量がしきい値を下回った場合のアラート |
| 減価償却マイルストーン | 減価償却スケジュールの重要なポイントでの通知 |
通知の構成
- 設定内の通知セクションに移動します。
- 各通知タイプについて以下を構成します：
- 有効 / 無効 -- 通知のオン・オフを切り替え。
- 事前通知 -- イベントの何日前にアラートをトリガーするかを設定。
- 受信者 -- 通知を受け取るユーザーまたはロールを選択。
- 保存をクリックして変更を適用します。
cronジョブが必要です
自動通知はConcord CRMのスケジュールタスクランナー（cronジョブ）に依存しています。アラートが時間通りに配信されるよう、サーバーのcronが適切に構成されていることを確認してください。
ベストプラクティス
- 資産を作成する前に、グループ、単位、ロケーションを先に設定してください。これにより、すべての資産が最初から適切に分類されます。
- すべての設定で一貫した命名規則を使用し、重複や曖昧なエントリを避けてください。
- 組織の成長に合わせて定期的に見直し・更新してください。新たに取得した資産タイプのグループや新しい施設のロケーションを追加しましょう。
- 早期に通知を有効にして、保証の期限切れ、メンテナンスウィンドウ、割り当て変更が問題になる前に表面化するようにしましょう。
- サブカテゴリを管理しやすい範囲に保ち、ナビゲーションやレポートを複雑にする過度に深い階層の作成を避けてください。