الإعدادات المسبقة
يتيح لك قسم إعدادات الأصول تهيئة العناصر الأساسية لنظام إدارة الأصول الخاص بك. إعداد هذه العناصر قبل إنشاء الأصول يضمن تصنيفاً متسقاً وتقارير دقيقة وسير عمل سلس منذ البداية.
الوصول إلى الإعدادات
انتقل إلى Assets → Settings من القائمة الجانبية لنظام CRM.
صفحة الإعدادات منظمة في الأقسام التالية:
- مجموعات الأصول -- الفئات والفئات الفرعية لتنظيم الأصول.
- وحدات الأصول -- وحدات القياس لتتبع الكمية.
- مواقع الأصول -- مواقع التخزين والاستخدام الفعلية.
- الإشعارات -- تفضيلات التنبيه لأحداث الصيانة والضمان والتخصيص.
مجموعات الأصول
تعمل مجموعات الأصول كنظام التصنيف الرئيسي. استخدمها لتنظيم الأصول حسب النوع أو القسم أو الوظيفة.
إضافة مجموعة
- انتقل إلى تبويب Asset Groups ضمن الإعدادات.
- انقر على New Asset Group.
- أدخل اسم المجموعة (مثال: "معدات تقنية المعلومات"، "أثاث مكتبي"، "مركبات").
- اختيارياً، عيّن مجموعة أصل لإنشاء فئات فرعية.
- انقر على Save.
الفئات الفرعية
أنشئ تنظيماً هرمياً عن طريق تداخل المجموعات. على سبيل المثال:
- معدات تقنية المعلومات (مجموعة أصل)
- أجهزة كمبيوتر محمولة
- شاشات
- ملحقات
- أثاث مكتبي (مجموعة أصل)
- مكاتب
- كراسي
- وحدات تخزين
المجموعات المنظمة جيداً تسهّل تصفية الأصول وإنشاء تقارير موجّهة وتطبيق العمليات المجمّعة على فئات محددة.
المجموعات الموصى بها
| المجموعة | حالة الاستخدام |
|---|---|
| معدات تقنية المعلومات | أجهزة الكمبيوتر، الخوادم، أجهزة الشبكة، الملحقات |
| أثاث مكتبي | مكاتب، كراسي، أرفف، خزائن |
| مركبات | سيارات الشركة، شاحنات، عربات توصيل |
| أدوات ومعدات | أدوات كهربائية، معدات تصنيع |
| أجهزة محمولة | هواتف ذكية، أجهزة لوحية، ماسحات ضوئية محمولة |
وحدات الأصول
تحدد الوحدات كيفية قياس وتتبع كميات الأصول في جميع أنحاء النظام.
إضافة وحدة
- انتقل إلى تبويب Asset Units.
- انقر على New Asset Unit.
- أدخل اسم الوحدة (مثال: "قطع"، "أطقم"، "أمتار"، "صناديق").
- انقر على Save.
الوحدات الشائعة
| الوحدة | حالة الاستخدام النموذجية |
|---|---|
| قطع | عناصر فردية (أجهزة كمبيوتر محمولة، كراسي، هواتف) |
| أطقم | عناصر مجمّعة (مكتب + كرسي) |
| أمتار | مواد خطية (كابلات، أقمشة) |
| صناديق | مواد استهلاكية وقطع غيار |
| لترات | سوائل (وقود، مواد تنظيف) |
اختر وحدات تتوافق مع طريقة عدّك وإدارتك الفعلية للأصول. الوحدات المتسقة تمنع الارتباك في التقارير وسجلات التخصيص.
مواقع الأصول
تمثل المواقع الأماكن الفعلية التي يتم فيها تخزين الأصول أو نشرها أو استخدامها. تحديد المواقع يُمكّن من تتبع عمليات النقل وإعداد التقارير حسب الموقع.
إضافة موقع
- انتقل إلى تبويب Asset Locations.
- انقر على New Asset Location.
- أدخل اسم الموقع (مثال: "المستودع أ"، "المكتب الرئيسي - الطابق 2"، "الموظفون عن بُعد").
- انقر على Save.
حالات استخدام المواقع
- تتبع مكان تخزين أو نشر كل أصل حالياً.
- تسجيل عمليات النقل بين المواقع مع سجلات تدقيق كاملة.
- تصفية قوائم الأصول حسب الموقع لمراجعات المخزون الخاصة بالموقع.
- دعم المؤسسات متعددة المواقع أو الفروع بسجلات مواقع مميزة.
المواقع الموصى بها
| نوع الموقع | أمثلة |
|---|---|
| مستودعات | المستودع الرئيسي، مركز التوزيع |
| طوابق المكاتب | المقر الطابق 1، المقر الطابق 2، فرع المكتب أ |
| عن بُعد | الموظفون عن بُعد، المكتب المنزلي |
| خارجي | موقع العميل، منشأة المورّد |
تفضيلات الإشعارات
قم بتهيئة التنبيهات التلقائية لضمان عدم تفويت أحداث الأصول الهامة.
أنواع الإشعارات المتاحة
| نوع الإشعار | الوصف |
|---|---|
| انتهاء الضمان | تنبيهات قبل انتهاء فترة ضمان الأصل |
| موعد الصيانة | تذكيرات بالصيانة المجدولة القادمة |
| تغييرات التخصيص | إشعارات عند تخصيص الأصول أو إلغاء تخصيصها |
| انخفاض التوفر | تنبيهات عند انخفاض الكمية المتاحة تحت الحد الأدنى |
| مراحل الاستهلاك | إشعارات عند نقاط رئيسية في جدول الاستهلاك |
تهيئة الإشعارات
- انتقل إلى قسم Notifications ضمن الإعدادات.
- لكل نوع إشعار، قم بتهيئة:
- تفعيل / تعطيل -- تبديل الإشعار بين التشغيل والإيقاف.
- إشعار مسبق -- حدد عدد الأيام قبل الحدث التي يجب أن يتم فيها تشغيل التنبيه.
- المستلمون -- اختر المستخدمين أو الأدوار التي تتلقى الإشعار.
- انقر على Save لتطبيق التغييرات.
تعتمد الإشعارات التلقائية على مُشغّل المهام المجدولة (cron job) في Concord CRM. تأكد من تهيئة cron على خادمك بشكل صحيح حتى يتم تسليم التنبيهات في الوقت المحدد.
أفضل الممارسات
- أعدّ المجموعات والوحدات والمواقع أولاً قبل إنشاء أي أصول. هذا يضمن تصنيف كل أصل بشكل صحيح منذ البداية.
- استخدم اصطلاحات تسمية متسقة عبر جميع الإعدادات لتجنب الإدخالات المكررة أو الغامضة.
- راجع وحدّث بشكل دوري مع نمو مؤسستك. أضف مجموعات جديدة لأنواع الأصول المكتسبة حديثاً ومواقع جديدة للمنشآت الجديدة.
- فعّل الإشعارات مبكراً حتى يتم الإبلاغ عن انتهاء الضمانات ونوافذ الصيانة وتغييرات التخصيص قبل أن تصبح مشاكل.
- حافظ على الفئات الفرعية قابلة للإدارة -- تجنب إنشاء تسلسلات هرمية عميقة جداً تعقّد التنقل وإعداد التقارير.