Configurações Predefinidas
A seção Configurações de Ativos permite configurar os elementos fundamentais do seu sistema de gestão de ativos. Configurá-los antes de criar ativos garante categorização consistente, relatórios precisos e um fluxo de trabalho tranquilo desde o primeiro dia.
Acessando as Configurações
Navegue até Assets → Settings no menu lateral do CRM.
A página de configurações está organizada nas seguintes seções:
- Grupos de Ativos -- Categorias e subcategorias para organizar ativos.
- Unidades de Ativos -- Unidades de medida para rastreamento de quantidade.
- Localizações de Ativos -- Locais físicos de armazenamento e uso.
- Notificações -- Preferências de alerta para eventos de manutenção, garantia e atribuição.
Grupos de Ativos
Os grupos de ativos servem como o sistema principal de categorização. Use-os para organizar ativos por tipo, departamento ou função.
Adicionando um Grupo
- Navegue até a aba Asset Groups dentro das Configurações.
- Clique em New Asset Group.
- Insira o Nome do Grupo (ex.: "Equipamentos de TI", "Móveis de Escritório", "Veículos").
- Opcionalmente, atribua um Grupo Pai para criar subcategorias.
- Clique em Save.
Subcategorias
Crie uma organização hierárquica aninhando grupos. Por exemplo:
- Equipamentos de TI (grupo pai)
- Notebooks
- Monitores
- Periféricos
- Móveis de Escritório (grupo pai)
- Mesas
- Cadeiras
- Armários
Grupos bem estruturados facilitam a filtragem de ativos, a geração de relatórios direcionados e a aplicação de operações em massa em categorias específicas.
Grupos Recomendados
| Grupo | Caso de Uso |
|---|---|
| Equipamentos de TI | Computadores, servidores, dispositivos de rede, periféricos |
| Móveis de Escritório | Mesas, cadeiras, estantes, armários |
| Veículos | Carros da empresa, caminhões, vans de entrega |
| Ferramentas e Maquinário | Ferramentas elétricas, equipamentos de manufatura |
| Dispositivos Móveis | Smartphones, tablets, scanners portáteis |
Unidades de Ativos
As unidades definem como as quantidades dos ativos são medidas e rastreadas em todo o sistema.
Adicionando uma Unidade
- Navegue até a aba Asset Units.
- Clique em New Asset Unit.
- Insira o Nome da Unidade (ex.: "Peças", "Conjuntos", "Metros", "Caixas").
- Clique em Save.
Unidades Comuns
| Unidade | Caso de Uso Típico |
|---|---|
| Peças | Itens individuais (notebooks, cadeiras, telefones) |
| Conjuntos | Itens agrupados (mesa + cadeira combo) |
| Metros | Materiais lineares (cabos, tecidos) |
| Caixas | Consumíveis e peças de reposição |
| Litros | Líquidos (combustível, produtos de limpeza) |
Escolha unidades que correspondam à forma como você fisicamente conta e gerencia seus ativos. Unidades consistentes evitam confusão em relatórios e registros de alocação.
Localizações de Ativos
As localizações representam os locais físicos onde os ativos são armazenados, implantados ou utilizados. Definir localizações permite o rastreamento de transferências e relatórios baseados em localização.
Adicionando uma Localização
- Navegue até a aba Asset Locations.
- Clique em New Asset Location.
- Insira o Nome da Localização (ex.: "Almoxarifado A", "Sede - 2º Andar", "Funcionários Remotos").
- Clique em Save.
Casos de Uso para Localizações
- Rastrear onde cada ativo está atualmente armazenado ou implantado.
- Registrar transferências entre localizações com trilhas de auditoria completas.
- Filtrar listas de ativos por localização para revisões de inventário específicas do local.
- Suportar organizações com múltiplos locais ou filiais com registros de localização distintos.
Localizações Recomendadas
| Tipo de Localização | Exemplos |
|---|---|
| Almoxarifados | Almoxarifado Principal, Centro de Distribuição |
| Andares do Escritório | Sede 1º Andar, Sede 2º Andar, Filial A |
| Remoto | Funcionários Remotos, Home Office |
| Externo | Local do Cliente, Instalação do Fornecedor |
Preferências de Notificação
Configure alertas automatizados para garantir que eventos críticos dos ativos nunca sejam perdidos.
Tipos de Notificação Disponíveis
| Tipo de Notificação | Descrição |
|---|---|
| Expiração de Garantia | Alertas antes do término do período de garantia de um ativo |
| Manutenção Programada | Lembretes para manutenções agendadas futuras |
| Alterações de Alocação | Notificações quando ativos são atribuídos ou revogados |
| Baixa Disponibilidade | Alertas quando a quantidade disponível cai abaixo do limite |
| Marcos de Depreciação | Notificações em pontos-chave do cronograma de depreciação |
Configurando Notificações
- Navegue até a seção Notifications dentro das Configurações.
- Para cada tipo de notificação, configure:
- Ativar / Desativar -- Ative ou desative a notificação.
- Aviso Antecipado -- Defina quantos dias antes do evento o alerta deve ser disparado.
- Destinatários -- Escolha quais usuários ou funções receberão a notificação.
- Clique em Save para aplicar as alterações.
As notificações automatizadas dependem do agendador de tarefas (cron job) do Concord CRM. Certifique-se de que o cron do seu servidor esteja configurado corretamente para que os alertas sejam entregues no horário correto.
Boas Práticas
- Configure grupos, unidades e localizações primeiro antes de criar qualquer ativo. Isso garante que cada ativo seja devidamente categorizado desde o início.
- Use convenções de nomenclatura consistentes em todas as configurações para evitar entradas duplicadas ou ambíguas.
- Revise e atualize periodicamente conforme sua organização cresce. Adicione novos grupos para tipos de ativos recém-adquiridos e novas localizações para novas instalações.
- Ative as notificações cedo para que expirações de garantia, janelas de manutenção e alterações de alocação sejam informadas antes de se tornarem problemas.
- Mantenha as subcategorias gerenciáveis -- evite criar hierarquias excessivamente profundas que compliquem a navegação e os relatórios.