使用方法の概要
インストールとアクティベーションの後、資産管理モジュールはConcord CRMサイドバーの資産メニューからアクセスできます。このガイドでは、日常的な資産操作について説明します。
資産の作成
- サイドバーから資産 → 資産に移動します。
- 新規資産をクリックします。
- 必須フィールドを入力します：
- 資産名 -- 資産の説明的な名前（例：「Dell Latitude 5540」）。
- 資産コード -- 内部追跡用の一意の識別子。
- カテゴリ -- 事前定義された資産グループから選択。
- 数量 -- 合計ユニット数。
- 単位 -- 計量単位（個、セットなど ）。
- 価格 -- ユニットあたりの購入価格。
- 購入日 -- 資産を取得した日付。
- 必要に応じて追加フィールドを構成します：
- ロケーション -- 資産が保管または使用される場所。
- 保証期間 -- 保証適用の開始日と終了日。
- 減価償却 -- 減価償却期間、残存価額、方法を設定。
- サプライヤー -- ベンダーまたはサプライヤー情報。
- 画像 -- 視覚的な識別のために写真をアップロード。
- 保存をクリックして資産を作成します。
ヒント
保存後、資産詳細ビューを開き、QRコード生成ボタンを使用します。QRコードを印刷して物理的な資産に貼付することで、素早いスキャンと検索が可能になります。
資産の割り当てとアサイン
割り当てにより、CRM内の企業または個別ユーザーに資産をアサインできます。
資産の割り当て
- 割り当てたい資産を開きます。
- 割り当てタブに移動します。
- 新規割り当てをクリックします。
- 資産をアサインする企業またはユーザーを選択します。
- 割り当てる数量を入力します。
- 保存をクリックします。
システムは利用可能数量と割り当て済み数量を自動的に追跡します。資産が完全に割り当てられると、ステータスが更新されてゼロの在庫を反映します。
備考
割り当てが作成されると、アサインされたユーザーに自動通知が送信されます。管理者も割り当て変更が発生した際にアラートを受け取ります。
割り当ての取り消し
割り当てられた資産を利用可能な在庫に戻すには：
- 資産を開き、割り当てタブに移動します。
- 割り当てレコードを見つけます。
- 取り消しをクリックしてアクションを確認します。
メンテナンス管理
モジュールには、資産メンテナンスをスケジュールおよび追跡するための組み込みツールが用意されています。
メンテナンスのスケジューリング
- メンテナンスが必要な資産を開きます。
- メンテナンスタブに移動します。
- メンテナンスをスケジュールをクリックします。
- メンテナンスの詳細を入力します：
- 説明 -- 実施するメンテナンスの内容。
- 開始日 -- メンテナンスの開始日。
- 返却予定日 -- 資産が再び利用可能になる予定日。
- 保存をクリックします。
資産がメンテナンス中としてマークされると、利用可能数量が自動的に減少します。メンテナンスが完了してレコードがクローズされると、数量が復元されます。
警告
メンテナンス中の資産は、メンテナンスレコードが完了としてマークされるまで割り当てやアサインができません。メンテナンスウィンドウを適切に計画してください。
財務追跡と減価償却
減価償却システムを通じて資産の財務ライフサイクルを追跡します。
減価償却の構成
資産の作成または編集時に、以下のフィールドを設定します：
| フィールド | 説明 |
|---|---|
| 減価償却期間 | 資産が減価償却される期間（月単位） |
| 残存価額 | 耐用年数終了時の推定残存価値 |
| 減価償却方法 | 自動的に適用される定額法計算 |
モジュールは以下を計算・表示します：
- 現在の帳簿価額 -- 取得価格から累計減価償却額を差し引いた金額。
- 累計減価償却額 -- 現在までに記録された減価償却の合計。
- 残存耐用年数 -- 減価償却スケジュールの残り時間。
ステータス追跡とレポート
資産ステータス
資産はライフサイクル中にさまざまなステータスを遷移します：
| ステータス | 説明 |
|---|---|
| 利用可能 | 使用または割り当てが可能な状態 |
| 割り当て済み | 企業またはユーザーにアサインされた状態 |
| メンテナンス中 | 現在サービス中 |
| 紛失 | 紛失として報告された状態 |
| 損傷 | 損傷として報告された状態 |
紛失・損傷管理
資産の詳細ビューから直接、紛失または損傷した資産を報告できます。各報告は、タイムスタンプと責任者とともに監査証跡に記録されます。
一般的な使用例
| 使用例 | モジュールの活用方法 |
|---|---|
| IT機器 | ノートパソコン、モニター、周辺機器の追跡。チームメンバーへの割り当て。アップデートのスケジュール |
| オフィス家具 | デスク、椅子、備品の管理。部門別の割り当て追跡 |
| 車両フリート | 車両の監視。定期メンテナンスのスケジュール。保険と保証の追跡 |
| 製造設備 | 予防メンテナンスのスケジュール。稼働率と減価償却の追跡 |
| モバイルデバイス | 電話やタブレットの割り当て。返却、状態、保証ステータスの追跡 |
ベストプラクティス
- 一貫した命名 -- 組織全体で資産名とコードの命名規則を確立 しましょう。
- 定期的な監査 -- 資産レコードと物理的な在庫を定期的に照合し、正確性を確認しましょう。
- メンテナンススケジュール -- 機器の故障を防ぐために、定期的なメンテナンスリマインダーを設定しましょう。
- QRコードの活用 -- すべての物理的資産にQRコードを生成・印刷し、識別と監査を効率化しましょう。
- 通知の構成 -- 保証期限切れ、メンテナンス期日、遅延した割り当てのアラートを有効にしましょう。