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Nutzungsanleitung

Diese Seite behandelt die täglichen Abläufe des WHMCS-Integrationsmoduls — Synchronisierungen ausführen, importierte Daten überprüfen und Bots, Vorlagen sowie Massenkontakte nutzen, um Ihren Arbeitsablauf zu optimieren.

Manuelle Synchronisierung ausführen​

Während automatisierte Cron-basierte Synchronisierungen routinemäßige Importe übernehmen, können Sie jederzeit eine Synchronisierung bei Bedarf auslösen.

  1. Navigieren Sie zu WHMCS Integration in der Seitenleiste von Perfex CRM.
  2. Klicken Sie auf die Schaltfläche Sync Now im Modul-Dashboard.
  3. Wählen Sie die zu synchronisierenden Datentypen: Clients, Invoices oder All.
  4. Klicken Sie auf Start Sync und warten Sie, bis der Vorgang abgeschlossen ist.

Die Fortschrittsanzeige der Synchronisierung zeigt den aktuellen Status an, einschließlich der Anzahl der verarbeiteten, erstellten, aktualisierten und übersprungenen Datensätze.

tipp

Nach Ihrer ersten Synchronisierung sind nachfolgende Synchronisierungen inkrementell — es werden nur neue oder geänderte Datensätze seit der letzten Synchronisierung importiert. Dies hält die Synchronisierungszeiten auch bei großen WHMCS-Datenbanken kurz.

Synchronisierte Kunden verwalten​

Von WHMCS importierte Kunden erscheinen im Standard-Bereich Customers von Perfex CRM. Jedes synchronisierte Kundenprofil enthält:

  • Vollständige Kontaktdaten (Name, E-Mail, Telefon, Adresse)
  • Unternehmensinformationen
  • WHMCS-Kunden-ID-Referenz zur Rückverfolgbarkeit
  • Alle benutzerdefinierten Felder, die im Feld-Mapping konfiguriert wurden

WHMCS-Kunden identifizieren​

Synchronisierte Kunden sind mit einem WHMCS-Abzeichen in ihrem Profil gekennzeichnet, wodurch sie leicht von direkt in Perfex CRM erstellten Kunden unterschieden werden können.

Synchronisierte Kunden bearbeiten​

Sie können synchronisierte Kundendatensätze in Perfex CRM wie jeden anderen Kunden bearbeiten. Beachten Sie jedoch:

warnung

Änderungen an synchronisierten Kundendatensätzen in Perfex CRM werden nicht zurück zu WHMCS synchronisiert. Wenn die Synchronisierung auf den Modus Update eingestellt ist, können lokale Änderungen beim nächsten Synchronisierungszyklus überschrieben werden. Um lokale Änderungen beizubehalten, wechseln Sie den Duplikatbehandlungsmodus für diesen Datensatz auf Skip.

Synchronisierte Rechnungen verwalten​

Von WHMCS importierte Rechnungen sind im Standard-Bereich Sales > Invoices von Perfex CRM zugänglich. Jede synchronisierte Rechnung enthält:

  • Rechnungsnummer und WHMCS-Referenz-ID
  • Vollständige Positionsaufschlüsselung (Beschreibung, Menge, Preis, Steuer)
  • Zahlungsstatus (Paid, Unpaid, Partially Paid, Cancelled)
  • Fälligkeitsdatum und Zahlungsdatum (falls zutreffend)
  • Verknüpfung zum zugehörigen Kunden

Synchronisierte Rechnungen sind standardmäßig schreibgeschützt, um die Datenintegrität mit WHMCS zu gewährleisten. Aktualisierungen des Zahlungsstatus werden bei jedem Synchronisierungszyklus widergespiegelt.

Bots​

Die Bot-Funktion ermöglicht es Ihnen, automatisierte Aktionen einzurichten, die basierend auf Synchronisierungsereignissen ausgelöst werden. Bots können helfen, manuelle Arbeit zu reduzieren und zeitnahe Nachverfolgungen sicherzustellen.

Einen Bot erstellen​

  1. Navigieren Sie zu WHMCS Integration > Bots.
  2. Klicken Sie auf New Bot.
  3. Konfigurieren Sie den Bot:
    • Trigger — wählen Sie das Ereignis (z.B. "New Client Synced", "Invoice Synced", "Invoice Overdue")
    • Action — wählen Sie die Aktion (z.B. E-Mail senden, Aufgabe erstellen, Mitarbeiter zuweisen, Tag hinzufügen)
    • Conditions — fügen Sie optional Filter hinzu (z.B. nur für Kunden aus einem bestimmten Land auslösen)
  4. Klicken Sie auf Save.

Beispiele für Bot-Arbeitsabläufe​

TriggerAktionBeschreibung
New Client SyncedWillkommens-E-Mail sendenBegrüßen Sie neue Kunden automatisch, wenn ihr Profil zum ersten Mal importiert wird
Invoice OverdueAufgabe erstellenWeisen Sie dem Kundenbetreuer eine Nachverfolgungsaufgabe zu
New Client SyncedTag hinzufügenKennzeichnen Sie importierte Kunden als "WHMCS" zur Filterung

Vorlagen​

Vorlagen definieren den Inhalt, der von Bots und manuellen Kommunikationen im Zusammenhang mit WHMCS-synchronisierten Daten verwendet wird.

Vorlagen verwalten​

  1. Gehen Sie zu WHMCS Integration > Templates.
  2. Klicken Sie auf New Template, um eine Nachrichtenvorlage zu erstellen.
  3. Füllen Sie den Namen, den Betreff (für E-Mails) und den Nachrichtentext aus.
  4. Verwenden Sie Seriendruckfelder, um dynamische Daten einzufügen (z.B. {client_name}, {invoice_number}, {amount_due}).
  5. Klicken Sie auf Save.
info

Vorlagen unterstützen sowohl reinen Text als auch HTML-Formatierung. Verwenden Sie Seriendruckfelder, um Nachrichten mit Kunden- oder Rechnungsdaten aus den synchronisierten Datensätzen zu personalisieren.

Massenkontakte und Gruppen​

Die Massenkontakt-Funktion ermöglicht es Ihnen, synchronisierte WHMCS-Kunden in Gruppen für gezielte Kommunikation und effizientes Management zu organisieren.

Eine Gruppe erstellen​

  1. Navigieren Sie zu WHMCS Integration > Bulk Contacts & Groups.
  2. Klicken Sie auf New Group.
  3. Geben Sie einen Gruppennamen und eine optionale Beschreibung ein.
  4. Fügen Sie der Gruppe Kontakte hinzu:
    • Manuelle Auswahl — wählen Sie einzelne Kunden aus der Liste
    • Filterbasiert — fügen Sie alle Kunden hinzu, die bestimmten Kriterien entsprechen (z.B. Land, Rechnungsstatus, Synchronisierungsdatum)
  5. Klicken Sie auf Save.

Gruppen verwenden​

Gruppen können im gesamten Modul verwendet werden für:

  • Massenbenachrichtigungen — senden Sie E-Mails oder Nachrichten gleichzeitig an alle Kontakte einer Gruppe
  • Bot-Targeting — beschränken Sie Bot-Aktionen auf Mitglieder einer bestimmten Gruppe
  • Berichte — filtern Sie Synchronisierungsberichte und Analysen nach Gruppenzugehörigkeit
tipp

Erstellen Sie dynamische Gruppen basierend auf dem WHMCS-Produkt- oder Servicetyp, um Ihren Kundenstamm für gezielte Marketingkampagnen oder Support-Workflows zu segmentieren.

Synchronisierungs-Dashboard​

Das Modul-Dashboard bietet einen Überblick über den Zustand und die Aktivität Ihrer Synchronisierung:

  • Last Sync — Zeitstempel und Status der letzten Synchronisierung
  • Records Summary — Gesamtzahl der synchronisierten Kunden, Rechnungen und Kontakte
  • Sync History — Protokoll aller vergangenen Synchronisierungsvorgänge mit Details zu erstellten, aktualisierten und übersprungenen Datensätzen
  • Error Log — Datensätze, die nicht synchronisiert werden konnten, mit Gründen und empfohlenen Maßnahmen

Überprüfen Sie das Dashboard regelmäßig, um sicherzustellen, dass Ihre Integration reibungslos läuft, und beheben Sie Synchronisierungsfehler umgehend.