Guia de Uso
Esta página aborda as operações diárias do módulo de Integração WHMCS — executando sincronizações, revisando dados importados e aproveitando bots, templates e contatos em massa para otimizar seu fluxo de trabalho.
Executando uma Sincronização Manual
Embora as sincronizações automatizadas por cron cuidem das importações rotineiras, você pode disparar uma sincronização sob demanda a qualquer momento.
- Navegue até WHMCS Integration na barra lateral do Perfex CRM.
- Clique no botão Sync Now no painel do módulo.
- Selecione os tipos de dados para sincronizar: Clients, Invoices ou All.
- Clique em Start Sync e aguarde o processo ser concluído.
O indicador de progresso da sincronização mostra o status atual, incluindo o número de registros processados, criados, atualizados e ignorados.
Após sua sincronização inicial, as sincronizações subsequentes são incrementais — apenas registros novos ou modificados desde a última sincronização são importados. Isso mantém os tempos de sincronização curtos mesmo com bancos de dados WHMCS grandes.
Gerenciando Clientes Sincronizados
Os clientes importados do WHMCS aparecem na seção padrão de Customers do Perfex CRM. Cada perfil de cliente sincronizado inclui:
- Detalhes completos de contato (nome, e-mail, telefone, endereço)
- Informações da empresa
- Referência do ID do cliente WHMCS para rastreabilidade
- Quaisquer campos personalizados configurados no mapeamento de campos
Identificando Clientes WHMCS
Os clientes sincronizados são marcados com um selo WHMCS em seu perfil, facilitando a distinção dos clientes criados diretamente no Perfex CRM.
Editando Clientes Sincronizados
Você pode editar registros de clientes sincronizados no Perfex CRM como qualquer outro cliente. No entanto, tenha em mente:
Alterações feitas em registros de clientes sincronizados no Perfex CRM não serão sincronizadas de volta ao WHMCS. Se a sincronização estiver no modo Update, edições locais podem ser sobrescritas durante o próximo ciclo de sincronização. Para preservar alterações locais, mude o modo de tratamento de duplicatas para Skip para aquele registro.
Gerenciando Faturas Sincronizadas
As faturas importadas do WHMCS estão acessíveis na seção padrão Sales > Invoices do Perfex CRM. Cada fatura sincronizada inclui:
- Número da fatura e ID de referência WHMCS
- Detalhamento completo de itens de linha (descrição, quantidade, valor, imposto)
- Status de pagamento (Pago, Não Pago, Parcialmente Pago, Cancelado)
- Data de vencimento e data de pagamento (se aplicável)
- Link do cliente associado
As faturas sincronizadas são somente leitura por padrão para preservar a integridade dos dados com o WHMCS. Atualizações de status de pagamento são refletidas durante cada ciclo de sincronização.
Bots
O recurso de bots permite configurar ações automatizadas que são acionadas com base em eventos de sincronização. Os bots podem ajudar a reduzir trabalho manual e garantir acompanhamentos pontuais.
Criando um Bot
- Navegue até WHMCS Integration > Bots.
- Clique em New Bot.
- Configure o bot:
- Trigger — selecione o evento (ex.: "New Client Synced", "Invoice Synced", "Invoice Overdue")
- Action — escolha o que acontece (ex.: enviar e-mail, criar tarefa, atribuir a membro da equipe, adicionar tag)
- Conditions — opcionalmente adicione filtros (ex.: acionar apenas para clientes de um país específico)
- Clique em Save.
Exemplos de Fluxos de Trabalho de Bots
| Gatilho | Ação | Descrição |
|---|---|---|
| Novo Cliente Sincronizado | Enviar e-mail de boas-vindas | Cumprimentar automaticamente novos clientes quando seu perfil é importado pela primeira vez |
| Fatura Atrasada | Criar tarefa | Atribuir uma tarefa de acompanhamento ao gerente de conta |
| Novo Cliente Sincronizado | Adicionar tag | Marcar clientes importados como "WHMCS" para filtragem |
Templates
Os templates definem o conteúdo usado por bots e comunicações manuais relacionadas a dados sincronizados do WHMCS.
Gerenciando Templates
- Vá até WHMCS Integration > Templates.
- Clique em New Template para criar um template de mensagem.
- Preencha o nome, assunto (para e-mails) e corpo da mensagem.
- Use campos de mesclagem para inserir dados dinâmicos (ex.:
{client_name},{invoice_number},{amount_due}). - Clique em Save.
Os templates suportam tanto texto simples quanto formatação HTML. Use campos de mesclagem para personalizar mensagens com dados de clientes ou faturas extraídos dos registros sincronizados.
Contatos em Massa e Grupos
O recurso de contatos em massa permite organizar clientes WHMCS sincronizados em grupos para comunicação direcionada e gestão.
Criando um Grupo
- Navegue até WHMCS Integration > Bulk Contacts & Groups.
- Clique em New Group.
- Insira um nome do grupo e uma descrição opcional.
- Adicione contatos ao grupo:
- Seleção manual — escolha clientes individuais da lista
- Baseado em filtro — adicione todos os clientes que correspondam a critérios específicos (ex.: país, status da fatura, data de sincronização)
- Clique em Save.
Usando Grupos
Os grupos podem ser usados em todo o módulo para:
- Notificações em massa — envie e-mails ou mensagens para todos os contatos de um grupo de uma vez
- Direcionamento de bots — restrinja ações de bots a membros de um grupo específico
- Relatórios — filtre relatórios e análises de sincronização por associação ao grupo
Crie grupos dinâmicos baseados em tipo de produto ou serviço WHMCS para segmentar sua base de clientes para campanhas de marketing direcionadas ou fluxos de trabalho de suporte.
Painel de Sincronização
O painel do módulo fornece uma visão geral da saúde e atividade da sincronização:
- Última Sincronização — carimbo de data/hora e status da sincronização mais recente
- Resumo de Registros — total de clientes, faturas e contatos sincronizados
- Histórico de Sincronização — log de todas as operações de sincronização passadas com detalhes de registros criados, atualizados e ignorados
- Log de Erros — registros que falharam na sincronização, com motivos e ações recomendadas
Revise o painel regularmente para garantir que sua integração está funcionando sem problemas e resolva quaisquer erros de sincronização prontamente.